会議の議事録の書き方

1.議事録の役割と必要性
2.議事録を作成する前の準備について
3.議事録の書き方について
4.書き方のポイント

議事録の役割と必要性

会議を行うときには、議事録を取っておくのが一般的です。会議の発言や議題などを書き留めて、記録に残しておきます。議事録は会議で決まったことやその詳細などを記録する役割があり、文章で上司に報告をすることが出来ます。参加者だけでなく欠席者との情報共有にもなり、会議の詳細を伝えることが出来ます。

効率良く仕事を進めることができ、欠席者も議事録に目を通すことで必要な情報を得ることが出来ます。欠席者にも会議の詳細が分かるように、内容が伝わりやすいものを作る必要があります。また作成することで、記憶違いや勘違いを防ぐことも可能です。

「言った」「言わない」などのトラブルが起きたときにも問題解決に使うことができ、コミュニケーションツールにもなるのです。さらに会議で決まったことや会議の中で話し合ったものの中で、未決定になったままの課題を出席者や関係者に伝える役割があります。内容や期限、対応者を明確にすることができ、その情報を共有することが出来るのです。

議事録を作成する前の準備について

会議が始まってから議事録を作成したり、終わったタイミングで作り始めるとやらなければいけないことが多く、焦ってしまう可能性があります。勘違いや書き間違いを最小限に減らすためにも、事前に準備をしておく必要があります。過去の議事録を見て、どのようなフォーマットで作成するのかを調べます。

その会社には決まりがあったり、用紙が決まっているのかを必ず確認します。作成してから違うフォーマットだったとなると二度手間になるので、事前に用意しておくようにします。用紙やフォーマットが準備出来たら、今分かっている必要事項だけを記入します。会議が行われる日時や場所、議題などを事前に記入します。

出席者は当日になって初めて正確に分かるので、空欄にしておきます。また会議中にしっかり人の話が聞けるように、メモを取りながら参加するようにします。人の記憶は曖昧なので、ポイントを押さえて議事録に書かなければいけないことをしっかり書き留めておくと安心です。

会議が始まったら、すかさずメモを取り始めます。なるべく最初から最後まで、詳細に書き留めるようにします。メモをする時間が無かったり、手元が追い付かないときにはレコーダーなどで録音します。決定した事項や金額、日時や次回の課題などの重要な情報は必ず記録します。

途中で出てきた金額や日時が曖昧なままでも、自分で判断することは難しいのでこちらもメモをするように心がけます。誰が発言したのか後で分からなくなる前に、発言内容と発言者も記録することが大切です。必要がないと思う内容でも後で必要になることがあるので、出来るだけ多くメモするようにします。

議事録の書き方について

そしてメモを元に、議事録を作成します。表題と日時、場所と出席者、決定事項や会議の内容、次回の日程などを書きます。表題には会議の名称を記載して、一目でどんな会議だったのか分かるようにします。日時には開始日時と終わった日時を書いて、のちの証拠となるように何時何分と分かるように正確に記載します。

年月日は西暦で記載して、時間は24時間表記にします。場所は対外的な会議であれば、自分たちに対する扱いが相手に伝わるので場所も正確に記録します。レベルを伝えることも出来るので、詳細に書くようにします。出席者は社名と部署、役職などを合わせて書きます。対外的な場合は相手がお客様になるので、相手方の偉い順に書くようにします。

参加者が大人数の場合や、社内だけの会議なら敬称を省略しても大丈夫です。敬称を省略する場合は、「敬称略」と必ず記載するようにします。同じ部署の人たちは並べて書くようにしますが、順番がきちんとあればそれも考慮します。決定事項の欄には、会議内容の決定事項や要旨をまとめておきます。具体的な金額や日時、方法や事実を明確にします。

内容の部分ではさらに詳細な内容を説明するようにして、「見出し」「小見出し」「説明文」に分けて書くようにすると分かりやすくなります。次回の会議日程については、日時の項目と同じように西暦と24時間表記を使って記録します。

さらに曜日と会議の場所まで、きちんと書くようにします。参加者も分かれば、参加者の氏名も書いておきます。一文の目安は40文字から50文字で、箇条書きや図などを使って誰にでも分かるように作成します。

書き方のポイント

日本では、郵便物を送る際には裏面などに自分の氏名、住所を記載するのが一般的ですが、海外では、氏名は記載せずに住所だけを気にする人が多い国が、欧米を中心に数多くあります。住所は、何らかの事情で返送される場合に必要なので記載しますが、必要のない事は書かずにプライバシーを重視するからでしょう。

また、郵便局のサービスレベルも、日本ほどには正確で信頼出来るわけではない国が多いので、そういった事情から返信先住所のみを書く慣習が成り立っていて、郵便局側としても、書かれた住所に届けさえすれば免責される場合がほとんどです。

ですので、日本から海外宛てに外国郵便を送る場合には、自分の住所だけ記載し、氏名の記載はしなくても構いません。逆に海外から日本への外国郵便を送る場合には、万一返信された場合には日本の郵便局が配送する為、氏名も記載しておくほうが良いでしょう。後者の場合、JAPANの文字以外は日本語で足ります。

議事録の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル：持ち回り決議の議事録の書き方
タイトル：議事録の書き方について
タイトル：議事録の書き方
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