出席の返信のはがきの書き方：ビジネス

結婚式や披露宴、同窓会などが行われる際には、招待状が送られてきて出席の可否を問われるものです。それを元に出席者の人数を確認し、席順を決めたり、お返しの品を考えたりしなければならないため、非常に大切なモノです。

1.出席の可否を問われたら
2.はがきの表面について
3.出席する場合の書き方
4.欠席する場合の書き方

出席の可否を問われたら

結婚式や披露宴、同窓会などが行われる際には、招待状が送られてきて出席の可否を問われるものです。それを元に出席者の人数を確認し、席順を決めたり、お返しの品を考えたりしなければならないため、非常に大切なモノです。またビジネスシーンにおいても、親睦会や祝賀会などが開かれる際にこのようなはがきでの出席を問われることがあります。

出席・欠席どちらの場合にしても出来るだけ早めに返信するのがマナーです。急ぐからといって、直接口頭で伝えたり、電話やメールで答えてしまうのは大変失礼なものです。どんなに親しい間柄であったとしても、はがきで送られてきたらはがきで返信するのが礼儀です。

基本的にこういったはがきでの招待状というものは、裏面に「出席・欠席」が記入されており、いずれかに丸を付けて返信するようになっているものです。しかし、ただ丸をつけてそのまま送り返せばいいというものではありません。返信するのにも、マナーを守ることが非常に大切になってきます。きちんと返信できるかどうかによって、人から見られる印象というものも良くなるものです。

こういった招待状を受け取るシチュエーションは普段の生活において、意外と多いものです。多い時には年に数回〜十数回も遣り取りをすることもあるでしょう。年賀状や暑中見舞いといった時節の挨拶などよりも、かえって頻度が高いこともありますので、社会人としての一般常識として、返信はがきの書き方は正しく覚えておくようにしましょう。

はがきの表面について

結婚式や披露宴などの改まった招待状の場合、封筒の中に返信はがきが同封されている場合が多いものです。同封されている文書の中に「何日までには返信して欲しい」旨が書かれている場合もありますので、必ずそれまでには届くように早めに書いて返信するようにしましょう。

表面には通常、招待した方の住所と氏名が書かれているものです。宛名部分の敬称には「行」もしくは「宛」の字が使用されているはずです。この「行」もしくは「宛」の部分を二重線で消します。黒く塗りつぶしたり、バツの字を使うのはマナー違反です。それから敬称を「様」に書き直しましょう。

ビジネスシーンでは、この宛名部分が会社や企業名の場合があります。その場合も同様に「行」「宛」の字は二重線で消し、「御中」に書き換えます。これらは出来れば万年筆、もしくは毛筆で記入するようにしましょう。どうしてもなければ黒いインクの水性ペンでも構いませんが、あまり好ましくはありません。慶事の場合はかすれないようにすることも大切なポイントです。

事務用のボールペンを使ったり、グレーやブルーのインクを使用するのもNGです。同窓会や親睦会といった場合には往復はがきで送られてくることが多いものです。その場合は返信する際に必ず折り目部分から切り取って、返信する方だけ投函するようにしましょう。反対に折り返して投函してしまう方もたまにいらっしゃいますが、そうなると送料が余計に掛かってしまいますし、日時や場所などの重要な情報がわからなくなってしまうこともあるので注意が必要です。

出席する場合の書き方

それでは、裏面の書き方を説明します。表面と同様、出来るだけ万年筆か毛筆で記入するようにしましょう。インクは黒インクを使用します。裏面には「御出席」「御欠席」と書かれていることでしょう。「御」はこちらに対する敬語ですので、返信する際には二重線で消して、「出席」の部分だけ丸で大きく囲みます。そして隣の「御欠席」の文字は縦の二重線で消しておきます。

基本的に、一文字を消す場合には斜線、二文字以上を消す場合には縦線を使用するようにしましょう。下の余白部分に、出来れば一言メッセージを添えるのも非常に好印象を与えるものです。結婚式などの慶事の場合には「ご結婚おめでとうございます。当日は喜んで出席させていただきます」といった一言を添えるようにしましょう。

また、同窓会やビジネスシーンでの場合は大抵その会合を取り仕切る幹事の方がいらっしゃるものです。その場合には「幹事役ご苦労さまです。当日はよろしくお願い致します」といった幹事の方をねぎらう一言を添えておくと喜ばれることでしょう。これらは必ずしも必要なマナーというわけではありませんが、

ちょっとした気遣いの言葉を添えておくのもお互いに気持ちのいいやり取りになるために大切な部分といえるでしょう。出欠の可否だけでなく、その隣りの部分には受取人の住所と名前が記入されているものです。こちらにも「御住所」「御芳名」といった敬語が使われていますので、「御」と「御芳」の部分を二重線で消しておきましょう。

欠席する場合の書き方

当日のスケジュールが合わなかったり、その他のやんごとない事情によって、欠席しなければならないこともあるでしょう。返信は欠席をする場合にも必ず出さなければならないものです。出席する場合と同様に、「御欠席」の「御」を二重斜線で消し「欠席」部分だけを大きく丸で囲みます。そして「御出席」は二重縦線で消しておきましょう。

住所と氏名の部分の「御」と「御芳」も消しておきます。欠席をする場合、余白部分には当日伝えられない祝いのメッセージを入れておくようにします。そして続けて欠席できないことに対するお詫びの一言を添えるようにしましょう。例えば結婚式などの場合「ご結婚おめでとうございます。誠に残念ながら欠席させていただきます。

所用によりお伺いすることが出来ません。」といった感じで大丈夫です。欠席する事情について詳しく記述する必要はありません。最後に「お二人の幸せを心よりお祈り申し上げます」などの一言を付け加えておくのもよいでしょう。ビジネスシーン等の場合は「ますますのご発展をお祈り申し上げます」や、「御一同様のますますのご活躍を祈念いたしております」といった言葉が適しています。

結婚式などの場合、当日に祝電を送るのもお勧めです。最近では様々なタイプの電報があり、おしゃれなデザインのものから、ぬいぐるみやプリザードフラワーを一緒に贈れるタイプのものなど、たくさんの種類の中から選ぶことが出来るようになってきました。素敵な祝電は、受け取った方もきっと喜んでくれることでしょう。

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