上司に対する反省文の書き方・例文

会社員として仕事上でミスを犯したり、その他の様々なことで反省文を書かなければいけないことがあります。反省文を書くことになったけど書き方が分からないという人のために書き方について説明していきます。

1.反省文の概要
2.反省文の書き方
3.反省文を提出した後

反省文の概要

反省文は普通重大なミスや事故を起こした場合に提出するというのが一般的です。それ以下のものは大抵上司からの口頭による注意で済みます。しかし、会社員として働くのはとても長期間に渡りますからもしかしたら重大なミスや事故を起こしてしまうなんてことがあるかもしれません。

そんな時に今まで反省文を書いたことがないという人の場合だとその書き方が分からないのではないでしょうか。そんな人はまず初めに反省文の書き方について知っておいて上司に対して失礼のないように書けるようにしておく必要があります。では、どのような反省文の書き方が上司に対して失礼のない書き方なのでしょうか。

初めは書き方なんて全然分からないでしょうから、インターネットなどで反省文の例文を探してきてそれを参考にして書いていくことをお勧めします。では、その例文はどのようにして探せばいいのかといったことですが、その辺りはインターネットがこれだけ発達した現代では「反省文　例文」なんかで検索をすると山ほど検索結果が出てくるはずです。

上記のように例文を参考にするべきだということを述べましたが、例文はあくまでも参考にするだけであり、その例文の所々を書き換えて提出するのは絶対にしてはいけないことです。会社や上司などはそういったことをする人を信用してくれないでしょう。なぜなら、自分が犯したミスや事故についてまったく反省してなくてこれから改めることも考えていないと捉えられてしまうことがあるからです。

反省文の書き方

まず初めに自分が犯した失敗・不始末を客観的に明記しましょう。自分から見てどうなのかではなく周りから見てどう見えるのかといったことを書いていくのです。そして次にその失敗や不始末の原因を説明して最後に再発防止の対策や心構えを書きます。

いくら反省したとはいえ次もまた同じことを犯してしまってはいけませんから、この部分を最も重要視するのがいいのではないでしょうか。この部分をしっかりと考えて書ければ上司も今後この人が同じ失敗をすることはないだろうと考えてくれるはずです。

もちろん、会社や上司に対する謝罪の言葉も含めながら書いていかなければなりません。自らの犯したミスや事故によって会社や上司に対して迷惑をかけているのでこれは当然のことです。謝罪の言葉は書き始めの一文の最後と、反省文の最後に書くことが好ましいです。

上記のように反省文に盛り込む内容としては「事実・原因」といったどのような失敗をして、なぜ起きてしまったのか。『反省・謝罪」といったそれに対して、どのような考えを持っているか。「対策」といった今後どのように気を付けていくのかといったことについて書いていきます。

ここで、注意点ですが、言い訳だけは絶対にしないことです。また、事実に基づいて書くことにも注意しましょう。上記のことは反省文に盛り込む内容のことでしたが、以下では表現方法について述べていこうと思います。

反省文での表現方法では「～したいと思います。」、「～しないように気を付けます」といった曖昧な表現をするのではなく、「～します。」、「～しません」と明言するように書くようにしたほうが自らの反省の気持ちや今後の改善の意思が上司に対して効果的に伝わることになります。

また、敬語表現をしっかりと用いることも大切です。例えば「ご指摘になられました」ではなく「ご指摘になりました」のように敬語を重複して使うことはしないようにしましょう。

謙譲語を上司のことに使うこともしてはいけません。例えば「何なりと申してください」ではなく「何なりとおっしゃってください」のように謙譲語ではなく尊敬語を使うようにしましょう。この言葉は謙譲語なのか尊敬語なのかどちらなのか迷ったら調べましょう。

調べることで不適切な表現の反省文を書いてしまって、上司に不快な思いをさせてしまうなんてことがあっては反省文を書いても本末転倒です。そして、最後に表現方法で注意しなければいけない点が反省の言葉を事務的なものにしないという点です。

例えば「申し訳ございません。」や「以後、気を付けます。」などが事務的な反省の言葉の例として挙げられます。これらの表現は単なる事務的で表面的なものとしてしか上司に伝わらない場合があります。そこで、これから反省文を信頼回復につながる機会としていくためにも自分で反省の言葉を予め用意しておくことをお勧めします。

例えば「申し訳ございません。」に少しだけ言葉を付け加えて「お詫びの申し上げようもありません。」とするなどといったことです。ただし、この際には反省や謝罪の言葉が反復されないようにすることに注意しなければなりません。

上記のように反省文を書くときにはその内容や表現方法に自分のできる最大限の注意を払って書くようにしましょう。これらのことを守るだけでも、上司への自分の印象が大きく変わったり、これからの信頼回復が早くなったりします。

反省文を提出した後

反省文を提出してからは必ず、反省文に自分が書いたことは守るようにしましょう。自分で決めたことはしっかりと守ることで上司からの自分への信頼が回復するのです。もしここで反省文に記述したことを守れないと、この人は反省文では形だけの反省をする人なんだと印象付けてしまいます。

そうすると上司に見放されたり、良いことなどまったくありません。社会人になると学生時代に比べて責任というものがあります。自分の発言した言葉にはしっかりと責任を持つ、自分がこれからすると述べたことは必ず守るといったように責任のある行動をとることで上司や周りからの信頼を得ることが出来るのです。

ミスや事故を犯しまったら犯したことはもう仕方ありません。その後の対応が大切なのです。その対応として反省文というものがあるので、ここに自分の誠意を見せることによってミスや事故で失ってしまった上司の信頼を出来る限り回復できるように努めていきましょう。

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