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会社の会議や商談で議事録をお願いされたとき、何をどう記していいか迷ったことはありませんか？議事録というのは後から会議・商談で何が話し合われたか一目で確認できることはもちろん、話し合われた大事な要件を、出席者に再確認させる狙いもあります。より簡潔で見やすく書くにはどうしたらいいのか、その書き方を、例文をふまえた形で紹介します。
会議・商談ではメモを取りましょう
議事録を書くためには、もちろん、会議や商談の内容を忘れずにいる必要があります。真剣に聞くことですべての内容を覚えられる方はそれでいいですが、ほとんどの方は聞いているうちに内容が抜けてしまうと思います。内容に抜けがあっては議事録とは言えません。かっこよくかこうと思わなくても構いませんので、とりあえず話し合われたことを自分が忘れないためのメモを取りましょう。
メモの取り方のポイントとしては、一言一句逃さずメモをとることです。真剣な話はもちろん、雑談やオヤジギャグも含め、すべてを漏らさないよう、心がけましょう。また、後々誰が何を発言したのかわからなくなることが多いため、誰が言ったのかを記しておくことも大切な点です。いちいち名前を書くと時間がかかるのでイニシャルや記号など、自分だけにわかるようなものを会議前に決めておきましょう。
さらに、一見聞き逃しがちな「金額」や「日付」は後々とても重要となってきます。重要度を自己判断せず、しっかりメモに残しておきましょう。メモを取り終わったら、その内容を文章にしていきましょう。抜けている主語や述語を補ったり、関連性のあるメモをつなげたりして話し言葉でメモをしたものも意味の通じる文章に変えていきましょう。ここまでの作業でだいぶん気力を使うと思いますが、これでやっと議事録の素材が出来上がりました。
要点をまとめましょう
議事録をまとめる上でとても難しいのが、会議や商談の中で何度も同じことを繰り返し言っていたり、話が戻っていたりする箇所があることです。簡潔にまとめるためにも話し合われた要点を絞っていく必要があります。まずは先ほどまとめたメモの中で同じような内容のものを一つにまとめていきましょう。先ほど会話が意味の通るものになるよう整理していますので、そこまで難しくはないと思います。
次にそのまとまりを分類として書きだしてみましょう。今回は例として社内の会議で「営業実績の確認」「来期の目標」「予算の再編成」が分類としてあがったとしましょう。次はこの分類をどの順番で記していくか考えます。一番間違いがないのが時系列で並べることです。会議はだいたい重要な要点から進められることが多いため、例として挙げた分類が、「営業実績の確認」「来期の目標」「予算の再編成」の順で進んだとしたらその順番でまとめていくのがいいでしょう。
しかしもう一つのやりかたとして、議事録を読む一番偉い方が読みたい順番で書く、というものがあります。例えば、専務に議事録を出す場合、専務が何の議題に一番興味があるのかを考えます。専務が「予算の再編成」「営業実績の確認」「来期の目標」の順に興味がありそうであれば、その順でまとめるのが一番賢い方法です。専務にとって自分にとって一番大切な内容が何なのかわかっている、ということが伝わりやすいため、役職が上にある方にはこの方法をおススメします。
いよいよ全体のまとめに入りましょう
要点を書きだしたら、いよいよその要点について詳しくまとめていきましょう。先ほど例に挙げた「来期の目標」についてまとめてみましょう。例えば会議内で、（専務）「今期の首都圏の営業実績は？」（営業部長）「首都圏だけで2月現在で150件です。前期より50件アップしました。」（専務）「じゃあ最低限1か月15件、1年で180ね。」という会話があったとします。
その会話について補填も加えて書き直してみましょう。「今期の首都圏の実績は150件（2月現在）【営業部長】よって来期の首都圏の目標は1か月15件、１年で180件とする【専務】」このように自分の補填もためらわず加えましょう。そうすることによって自分が会議の議題を充分理解しているアピールにもなりますし、読み手も理解がしやすくなります。
また、【】内の記載はその発言を誰がしたか記したものですが、そこも重要なポイントです。そして最初にメモをするときにポイントとして挙げた、細かい数字も聞き逃さずメモをする、ということがここで生かされていきます。会議で、口頭で決まった細かい目標も、ここで確認することによって決まったことを意識するにもいい材料となります。
いかがだったでしょうか。議事録をまとめる上で忘れてはいけないのが会議で決まったことを記す、ということです。その決まる過程や話し合いを書いていては要点がまとまらず、とても長いものになってしまいます。また、誰が決定したのか、決まった数量や日付はいつなのかも重要な点です。その点を意識しながら上司をびっくりさせるような簡潔で読みやすい議事録を作成してみてください。
ビジネスにおける書類の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル：議事録の書き方について
タイトル：稟議書の書き方
タイトル：備忘録の書き方
タイトル：持ち回り決議の議事録の書き方
タイトル：業績考課目標の書き方
タイトル：会議の議事録の書き方