「ご査収」の意味と例文と書き方 | 文章や手紙などの例文・文例や記入例　書き方ボックス

ビジネス文書などでは、定型文や頻繁に使われる単語などが多数見受けられます。友人や知人に送る文書とは異なり、取引先など失礼の許されない相手方に送る文書がほとんどですので、これらの定型文や単語などをいい加減な知識で使用すると、自分自身だけでなく、所属している会社の信頼性まで影響を及ぼす恐れがあります。

そのため、ビジネス文書で多用される言葉は正しい意味を把握して、適切なところで使用するように心がけたいものです。

ビジネス文書でよくみられるのは、日ごろの取引に感謝する言葉や時候の挨拶などによる切り出しなどですが、これらはいわば相手に失礼のないように毎回記載している定型文のようなもので、実際にその文書でもって相手に伝えたいのは、そのあとの内容です。

そのため、特に自分で考えて文書作成する割合が多い本文に関しては、多用しがちな用語について調べておきましょう。使い方を誤ると、相手に間違った意図が伝わってしまい、場合によっては取引自体もスムーズに進まなくなる恐れがあります。

ビジネス文書で

書類や品物などを送った時によくつかわれる言葉の一つが、「ご査収」です。通常は、「ご査収の上、よろしくご検討ください」や「ご査収の上、よろしくお取り計らいください」などといった使い方をしています。

これはビジネス文書と一緒に送られてきたものを調べて受け取るという意味です。つまり上記の文章の場合には、送られてきた品物や書類の内容を調べて受け取ったのち、内容についての希望などがあればこちらに連絡してもらったり、その書類をしかるべきところに送るなど、相手方にも手続きを依頼するということになります。

この言葉は相手方から依頼があった品物や書類などを送るときなどによくつかわれる言葉で、送るものは品物や書類だけでなく、現金や有価証券などの額面等を確認してもらうときなどにも使われています。通常は、履歴書などの書類を送るときの添え状や、様々なものを送るときに使用する送付通知状、納品書などに記載する文書の中で用いられています。

この言葉は、シンプルな表現で相手にも失礼のない範囲で確認を促す便利な単語ですが、普段の日本語としてはそれほど多用する言葉ではありません。堅いイメージのある漢語調の言葉ですので、日常会話の中ではもちろん使用しませんし、家族や親せき、友人などに手紙やメールをするときにもまず使わないでしょう。

また、ビジネス文書の中でも

相手が一般の個人の顧客などである場合には堅苦しい印象を与えかねませんので、「内容をご確認の上、よろしくご検討ください」や「中身をよく確かめて、お受け取りください」といった書き方をすることがあります。

一方、ビジネスの取引先などと会話をする場合など、丁寧な言葉遣いとして会話でも用いることがあります。上手に使い分けをするようにしましょう。

この単語は、使い方としてはそれほど難しいものではありません。品物などを同封するときには基本的に問題なく使うことができますので、相手先が企業や目上の人である場合などに使うことを確認しておけばよいでしょう。

この言葉を使った例文としては

「拝啓　時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。さて、先日お問い合わせいただきました○○につきまして、本日企画書の案を作成いたしましたのでお送りいたします。お忙しい中恐縮ですが、ご査収の上、よろしくご検討くださいますようお願い申し上げます。内容についてご不明な点、不備等がございましたら善処いたしますので、お申し付けください。　敬具」というように、通常の文章をかなりすっきりと書くことができます。

文書や品物を送ったことを通知するだけでなく、ミスのないように相手に確認を促すことができますので、ビジネス上のトラブルを防ぐことにもつながります。

このように、ビジネスにおいて多用される言葉は必ずしも形式的なものばかりではなく、実際にビジネスを円滑に進めるうえで重要な意味を持っているものもありますし、上手に使用することで相手にも伝わりやすい、すっきりとしたビジネス文書を作成することも可能になります。

この言葉は文書全体に影響を与えるようなものではありませんし、時候の挨拶のように季節や相手の状況などによって使い分ける必要もありませんので、覚えておくと非常に便利です。ただ、ご査収というのは相手が行う動作になりますので、言葉の使いまわしには注意して文書作成をするようにしましょう。

また、相手によっては堅苦しいという印象を与えたり

他人行儀に感じられる可能性もありますので、例えば個人相手や年齢層の若い人などよりも、ある程度ビジネス文書に慣れている相手に使うほうがよい場合もあります。

小さい子供や学生などが顧客にいるところなどは、より分かりやすい言葉づかいで送付状を作成したほうがよいこともありますので、その使い分けには注意しましょう。