プロジェクト報告書書き方

企業やシンクタンクなどが今後進めていくべきプロジェクトの内容や計画、進捗状況などを書面にして表すための報告書類がプロジェクト報告書です。

1.客観的かつ俯瞰的に書きましょう
2.一つ一つ順番に書いていきます
3.経過報告ではなく結果報告を書く場合
4.簡潔に分かりやすく書いてください

客観的かつ俯瞰的に書きましょう

企業やシンクタンクなどが今後進めていくべきプロジェクトの内容や計画、進捗状況などを書面にして表すための報告書類がプロジェクト報告書です。ひとつのプロジェクトを進める上で定められたリーダーが定期的に書くべき場合が多く、1枚のみならず4枚5枚とプロジェクトが進むに連れて提出する量が増えるといった可能性がある書類だと認識しておいてください。

またプロジェクトリーダーの役割を担っていない方であっても、上司やプロジェクトの総括責任者に自身が携わっている業務や研究の途中経過を知らせるために書く必要が生じる場合も少なくないため、大規模なプロジェクトに関わっているスタッフや職員の方が否応無しにプロジェクト報告書の提出を命じられるといったケースも、意外なほどに多いと捉えておいて構わないでしょう。

口頭ではなくプロジェクト報告書という形で進捗状況を報告するということは、正確な情報が求められるということにもつながります。自身の理想や希望ではなく、現在携わっているプロジェクトの現状や今後の見通しなど、客観的かつ俯瞰的に記入していくといった点が、プロジェクト報告書の書き方の基礎となる部分だと言えるため記憶しておいてください。

プロジェクトの内容や職場環境によっては、プロジェクト報告書専門のチェックシート方式の書類やテンプレートが用意されていたり、どの部分を重点的に報告すべきかといったマニュアルが存在している場合もあるため、そのような場合には事前に専門の書類や例文などを確認しておくといいでしょう

一つ一つ順番に書いていきます

基本的なプロジェクト報告書の書き方としては、報告書を提出する年月日、プロジェクトに関する進捗状況報告書というタイトル、提出するリーダーや上司といった責任者の氏名、その報告書を書いた提出者の氏名、納期などの期間の明示、進捗状況の内容という形での本文、現状現場で下されている評価、今後の見通しや課題点、このように一つ一つ順番に書いていくことが大切です。

プロジェクト報告書は横書きで書面にすることが多いのですが、一つ一つの項目をナンバリングしてナンバーごとに分かりやすく行間を空けるといった手法を取ると、読みやすくなるため好ましいと言えます。報告書の提出年月日やタイトル、リーダーや上司の氏名とご自身の名前は使いまわしても構いませんが、

進捗状況や現状での評価、今後の見通しなどは逐一状況が変化していくと言えることから、リアルタイムで感じていることや得ている実況を書き込んでいくようにしてください。結果報告ではなく経過報告であれば、予定と実績を対比して示し、進捗度合いの評価するといった形が望ましいと言えます。その上で今後の課題点などを明確に表示できれば、

書類に目を通した上司や責任者などがとるべき対応や方針の判断に役立つと言えることから、経過報告であっても重要性は高いという認識を持っておくべきだとも言えます。プロジェクトが予定より遅れている、予期せぬ事態が発生しており予算が足りそうにないといったネガティブな報告も、隠したところで良いことは無いため今後の見通しや課題点の欄にしっかり記入しておきましょう。

経過報告ではなく結果報告を書く場合

プロジェクト報告書はプロジェクトの進捗状況を書いていく、いわゆる経過報告書として提出する場合が多い書類だと言えますが、完全にプロジェクトが終了して得られた結果を文章にして報告する、いわゆる結果報告書としても作成しなければならない可能性が高い書類としても知られています。

経過報告書でも結果報告書でも、書類の書き方そのものは変わりません。しかし現状現場で下されている評価や、今後の見通しや課題点といった項目ではなく最終的にプロジェクトを行った結果や総評などを書き込んでいくという形になるため、プロジェクトの全体像と明瞭な結果が分かるような文章を書く必要があると言えます。

またプロジェクトに関する付属資料があるようなら、記入と共に提出する必要が生じる可能性があります。これはプロジェクトを実施している企業やシンクタンクごとに規定が違いますが、付属資料の提出を求められる可能性があるという認識の元である程度プロジェクトで使用した書類や資料は残しておくといいでしょう。

プロジェクト報告書を結果報告形式で書き上げる場合に注意したい点としては、プロジェクト全体の結果を総合的に判断し、失敗点も必ず記入するといった点だと言えます。一つのプロジェクトが終わってもまたすぐに次のプロジェクトが開始されるといった企業や研究機関は少なくなく、失敗談だとしても次のプロジェクトの留意点として活用できるためです。成功した部分と失敗した部分を、要約文として別紙にまとめるのもいいでしょう。

簡潔に分かりやすく書いてください

そしてどのようなプロジェクト報告書であっても、なるべく簡潔に分かりやすく文章を揃えていくということが書き方として大事な点であると言えます。書きやすく読みやすいプロジェクト報告書が完成するようであれば、必ずしもマニュアルやテンプレートといった形式にとらわれる必要もありません。

経過報告であればこれは出来ていてこれは半分ぐらいしか出来ていない、そしてこれにはまだ手を出していないといった簡潔さ重視での文章を書いても構いませんし、結果報告であればこのような形でプロジェクトを進めこのような結果になりましたといった簡素なまでも文章でも問題にはならないのです。

プロジェクトの内容を説明する書類を付属しておけば、報告書自体の文章量が少なくとも書き直しを要求される危険性は少ないと捉えておいてください。なぜ簡潔に分かりやすく書くべきなのかというと、あまりにもゴチャゴチャした長い文章の場合、読む側が注視すべき箇所が理解できなくなってしまうといったデメリットがあるためです。

途中の細かいところを知りたいのか、途中はどうであっても最終的な完成の可否を知りたいのか、出来栄えの見込みを知りたいのかなど、プロジェクト報告書に目を通す上司やリーダーといった相手の知りたいことに焦点を当てて書くことが好ましく、読んでいて疲れない文章にまとめることが望ましいとも言えるのです。プロジェクト報告書は構成よりも内容が重視されるといった点を頭に入れておいてください。

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