稟議書の書き方

1.稟議書を作る前に
2.稟議書の書き方
3.稟議書を作るときに注意したいこと

稟議書を作る前に

いきなり稟議書を持って行ってしまうと驚かれることもあるので、上司などの決裁権限者にさりげなく計画を話しておくことが大切です。上司など決定権を持っている人は同時に多くの案件を抱えていることが多いので、さりげなく言っておくとスムーズです。意向だけでも伝えておくことが大切で、その反応に従って起案するとスムーズに物事が動きます。

ある程度伝えておけば、大反対されることも少なくなるのです。また利用する側のニーズについても、簡単にメモしておくことも大切です。起案したい稟議案件に対して、どのような人たちがどのような状況で何が必要なのかメモしておきます。サービス利用者の意見もメモして、書類に記載されていないことを質問されたときにも焦らないように準備することが大切です。

業者との大切な打ち合わせでは、必ずメモを取るようにします。口約束になってしまう部分はメモをして、曖昧な約束を減らすようにします。細かい部分まで書面でもらうことは難しい場合は、メールなどで文章をもらっておくだけでも違うのです。このメールも書類上で上司への説明に活用することもでき、信用度を上げることが出来ます。

稟議書を起案するときにスムーズに通したいときには、各部署への根回しもしておきます。根回しとは交渉や会議などをスムーズに運ぶために、あらかじめ手を打っておくことです。上手く決済してもらうためにも、事前に話をしておきます。起案したことを否定されてしまってもまた案を出すことが出来たり、無駄な書類に時間を掛ける必要がなくなるのです。単純に金額が大きい場合は事前に話しをしておくと、業績の着地点が経営層でも読みやすくなるのです。

稟議書の書き方

書き方で一番大切なのは、結論をまず始めに書くということです。決められたフォーマットがあればそれに従って書いていきますが、フォーマットが決まっていない場合は結論を先に書くようにします。エッセイや小説とは違ってビジネスの重要な判断材料になるので、素早く理解してもらうためにも結論から書き始めるようにします。

目的や過程を読んでから結論にたどり着くのは時間が掛かり相手の負担を増やすだけなので、結論をきちんと書くことがポイントです。また結論から書いていけばその後の文章もスムーズに思い浮かび、効果的な書類を作ることが出来ます。テーマさえ決まっていれば何をどうしたいのかをすぐに書くことができ、理由づけをする文章も書くことが出来るのです。

書く内容は、一般的な５W１Hに沿って書きます。さらに正確に内容を伝えるためにも、さらに１Hを付けたします。「What」では、具体的に何をするのかを説明していきます。工事を行うのか買うのか、サービスに加入するなどかです。結論として、何を目的としているのかを書きます。ここを見れば稟議書の内容が分かるように、簡潔にまとめておくことも大切です。

「Whay」の部分では、メリットやデメリットを説明しておきます。なぜ目的を実行する必要があるのか、それに伴ってどのようなメリットがあるのかを加えます。必要によっては参考資料などを付けたして、論点に穴がないように注意します。「When」では購入時期や実行時期などについて、さらになぜその日時を選んだのかの理由も加えます。

導入する内容によっては、段取りやスケジュールなども加えるようにします。「Where」はどこで実施するのか、どこで工事を行うのかを記載します。何に対しての購入やサービスなのか、また工事なのかを分かりやすいように説明します。対象や目的が曖昧だと指摘されてしまうこともあるので、しっかり説明出来るようにしておきます。

「Who」の部分では誰のサービスを受けるのか、誰が工事をするのかなどを書きます。相手先の情報については、ある程度抑えておきます。さらになぜその業者を選んだのか、具体的な理由についても書いておくことが大切です。「How」ではどうやって実行するのか、どのように導入するのかを記載します。スムーズに実現させるためにも段取りをきちんと説明して、理解を得るように努力します。

予算管理がされている会社については、予算があるのかを理解しておく必要があります。臨時出来な費用や追加費用が必要な場合は予算外とされないように、その説明も加えておくようにします。最後の「How much」ではいくら費用が必要なのか、価格の妥当性について説明します。決裁権限者が最も気にする部分で、必ず目を通すので理由についてもしっかり考えます。高額のものになってしまえば複数の業者によるコンペを実施するなど、金額を競争させる必要があります。

稟議書を作るときに注意したいこと

まず書き方や体裁が分からないときには、例文にならって作成するようにします。上司をしっかり説得させるためにも、きちんとした理由付けがされているのか見直すことも大切です。上司の立場や考えになって、違う目線で読み直すことも大切です。自分では判断出来ないときには第三者にアドバイスをしてもらって、稟議書作りに役立てます。

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