稟議書書き方文例集

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会社という組織において、何か新しいものを購入したり、外部業者に外注を依頼する場合、個人的に勝手に発注することはできません。どのような組織においてでも、上司、上層部の許可を取り、会社として発注するということを決定していきます。

 

  1. 1.稟議書とは
  2. 2.稟議書の書き方
  3. 3.稟議書の添付資料について

 


稟議書とは

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その際に上申していくための書類を稟議書といいます。この書類を作り、各セクション長の合議を図り、最終決裁者の承認を得てから正式に発注する流れです。稟議書の書き方については、各会社ごとに様々な様式がありますが、

 

ここでは基本的な内容を基に、例文を交えて書き方をお知らせしたいと思います。もちろん、業種業態によって様々なシチュエーションがありますので、ケースバイケースで使い分けていただければと思います。

 


稟議書の書き方

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(1)件名
稟議にかける事案の件名を書きます。どういった物、もしくは事業なのか明確、且つ端的に書くようにします。
 
<例>営業部第1課使用デスクトップパソコン購入事案 等
 
(2)費用
稟議にかける事案にかかる費用を記載します。決断の重要ポイントですので、明確に記載しましょう。もちろん、積算の根拠となる見積も添付します。詳細に分かれているものに関しては、表紙部分のみ添付し、明細部分は提出指示があった場合に別途提出します。
 
<例>12,500,000円(税別) ※税別、税込の表記は必ず行ってください。
 
(3)稟議事項
稟議にかける事案の要約を書きます。細かな説明は次のセクションで書きますので、ここでは要約したものを書いていきます。
場合によっては、(1)の件名に近いものになる可能性もあります。
 
<例>営業部第1課内で使用するデスクトップパソコンの一斉更新購入
 
(4)詳細事項
(3)稟議事項の詳細を書いていきます。
ここではより具体的に、何が必要であるかを明記していきます。何か問題点が発生していて、それを解決するために必要ということであれば、どういった問題点なのかも詳細に記載していきます。
 
<例>営業部第1課内で現在使用されているデスクトップパソコン20台、ノートパソコン15台の一斉更新購入。今回は全てをデスクトップパソコンにする予定。
 
(5)稟議理由
(3)稟議事項(4)詳細事項がなぜ必要になるかの理由を書いていきます。
現在既に問題が発生している場合は、それを解決して得られるメリットも稟議理由になります。稟議書における重要ポイントの一つですので、丁寧な書き方でアピールするようにしてください。
 
<例>前回購入から5年が経過し、経年劣化による故障の頻度が高くなってきています。また、OSのサポート期限も近づいてきておりますので、一斉更新購入を希望します。既存のノートパソコン15台については、紛失時のデータ漏えいを防ぐためにもデスクトップパソコンに更新する予定にしています。
 
(6)処理事項
現在までに行っている処理を書きます。稟議を提起するにあたっての現行までの処理であったり、最終決断にいたるまでの前段階を書いていきます。ここまでは現状で処理済、あとは費用が発生する、といった経緯を記載してもいいでしょう。
 
<例>故障頻度が上がってきているため、保守契約の見直しも検討しましたが、一斉更新購入に係るリース月額から考えると、購入の方がコストパフォーマンスが高いと思われます。
 
(7)添付書類
(2)費用等で必要になった見積書や事案を説明するのに必要な図面、写真のデータを添付しますが、その書類名を記載しておきます。
 
<例>デスクトップパソコン見積書、各社比較表、メーカーカタログ、リース見積書
 
(8)起案年月日、部署、氏名
当該稟議を起案した日(稟議書作成日)と稟議起案者の部署と氏名を記載します。起案者の印鑑を押印する部分も必要です。
 
(9)合議者欄
当該稟議を合議する方の意見と承認印の欄を設けます。基本的には上司に提出するものですから、最終決済者に回るまでに各セクション長の合議が得られるようにします。合議の際の意見も書けるようにしておきましょう。
 
(10)決裁者欄
最終決済を決定する方(代表取締役等々)の欄を設けます。最終決済に至った場合に押印する欄と意見が書けるようにしておきます。
 
(11)受付日、決済日
当該稟議の受付日と決済日を書きます。
 
(12)決議欄
当該稟議事案の決議を書ける欄を設けます。最終的に1.認可 2.条件付認可 3.否決 4.保留のどれに該当するのかを書けるようにしておきます。
 
以上の流れが、基本的な稟議書の書き方になります。

 


稟議書の添付資料について

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また、添付資料の見積に関しましては、競合他社等比較対象があればそれも添付し、必要であれば比較表なども作成しましょう。稟議は、各セクション長の合議を得ながら最終決済の判断につなげていきます。より効率的に稟議を進めて行くためにも参考になる資料を極力準備し備えていきましょう。

 

また、稟議理由に関しては、各セクション長の判断がつきやすいように、それぞれのセクションで抱えている問題を明確にしていくのも一つの手段です。各セクション長がその稟議の必要性をどのように判断し、意見を沿えてくれるかも大きなポイントになってきます。

 

痒いところに手が届く、そんな稟議書を目指しましょう。最終的に判断する決裁者においては、各セクション長が必要という形で合議している事案であれば、余程のことがない限り、問題なく承認するのが通常です。しかしながら、そこにはコストが絡んできますので、一概にそうとばかりは限りません。

 

キャッシュフローの関係で保留になったりするケースも考えられます。ですので、通常の現金支払ベースだけではなく、手形決済や割賦、もしくはリースなども視野に入れて購入しやすい環境を整えておきましょう。

 

リースの場合は、リース会社によって与信も変わり料率も変わりますので、事前にリース期間とリース料率の見積を取り、添付資料としておきます。要は、自分が購入したい、または発注したい事案がある場合に、いかに簡潔に効率良く各セクション長、

 

決裁者の合議を取っていくかの必要書類になりますので、わかりやすく合理的なものにしてください。自分がセクション長、決裁者になった場合に合議しやすいものを作成することを目指していけばいいでしょう。

 

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