見積書の支払条件の書き方

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  1. 1.見積書作成時のポイント
  2. 2.見積書の正しい書き方
  3. 3.見積もりのまとめ

 


見積書作成時のポイント

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見積書の支払条件の書き方は、正確に書いていなければ請求時にトラブルとなることもあるので最初にしっかりと抑えておかなければいけません。見積もりは、製品内容・価格(単価)・納品及び工期に関する内容・支払い条件などを明記し、契約後のトラブルを避けるためにしっかりとした内容で書かなければいけません。

 

ビジネスには消費者心理と販売側の心理の違いがあります。消費者としては、見積内容により、総支払額を確認し、その金額で商品や作業内容に納得がいくのかを検討し、契約を交わすのでしょう。

 

ここで、相手に不明瞭な点があると感じさせれば見積もりのみで終わることも十分に考えられます。見積書に求められる条件は正確さです。見積書の正確さが欠ければ、必ずトラブルを招くので、内容に注意して正確に書くことが大切でしょう。

 


見積書の正しい書き方

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見積書は、これを出す業種、提出先によって書き方が異なるでしょう。企業から企業へ、企業から個人へ、企業から企業の担当者へです。一番最初に書く項目で、宛先において書き方を間違えてしまえば、失礼となるので必ず正確な宛先として書くことです。

 

企業に宛てた見積もり内容であれば、「〇〇株式会社 御中」と書き、個人の場合は、「〇〇様」のみで良いですが、ある企業の担当者であれば、「〇〇株式会社 営業部 営業部長〇〇様」というように、企業名と部署、担当者名と役職など正確に書きましょう。

 

本支店がある場合、必ず本支店名を明記することが大切です。ここで、相手の情報に対して間違いや誤字脱字がある場合、失礼に当たりますので、間違いのないようにしましょう。次に発行日を西暦又は元号から年月日を正確に記載し、続けて発行者の住所・企業名・連絡先(TEL・FAX等)を書き、担当者の明記と印鑑を押印しましょう。

 

公正かつ正確さを欠かないために、責任者の確認印と社印を必ず押印しておくことです。相手方から連絡がし易いように、Eメールアドレスや携帯電話のナンバー、HPアドレスなど記載しておくと良いでしょう。

 

見積書のタイトルは、宛先と差し出し先を明記後に、間隔を開けて、「お見積書」や「御見積書」と相手に対して敬意を持って書くことです。タイトルの下に大きく、見積金額を下線を引き、3ケタごとに「,」を入れ、最後に円を明記した状態で相手から見て確認しやすいようにしましょう。

 

その後、間隔を開けて、見積もりに参加出来たことへの感謝を伝え、下記の見積もり内容で検討してもらえるような主旨を文章として書くことです。例を挙げると次のようになります。

 

「この度、弊社にお見積もりの機会を与えていただきまして、誠にありがとうございます。下記の通りお見積もり申し上げますので、何卒ご検討のほど宜しくお願い申し上げます。」

 

と言うような文言が良いでしょう。納期の年月日を明記し、見積もり有効期限を書くことです。これにより、見積もり内容に対しての連絡が取りやすくなるでしょう。ここから見積もり内容を書くのですが、太枠で線を書き、品目(項目・品群)・数量及び単位・金額などをしっかりと書きます。

 

これは、納品書や請求書と同様となります。見積もり内容の下に間隔を開けて(※注)として設け、追加内容や内容変更があった場合必要な金額は別途見積もり内容に加算されるという旨を書くことです。最後に、備考欄を設け、支払条件を書くことが必要となるケースもあるでしょう。

 

とくに、企業間の契約であれば、支払条件によって取引にも違いが出ます。建設関連の大型発注の場合、支払い条件として約束手形や小切手が用いられることがあります。手形や小切手、現金、振込み、集金など、納期後の請求締日、支払い日などを明記しましょう。
 

大型発注で工期が掛かる場合、支払い割合を明記するのも必要です。ここまでをしっかりと書き、「不明瞭な点に関しては、連絡いただけますようよろしくお願い申し上げます。」などの文言を書くと良いでしょう。

 


見積もりのまとめ

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以上の形式で書けば見積もりは正確なものとなりますが、見積もりを依頼された場合に相手の希望の要件をしっかりと把握し、見積りを受けることが大切です。相手の提示する条件が到底受け入れるものでなければ、見積もりを受けないということも大切です。

 

見積もりを断ることは決して悪いことではありません。しかし、見積もりを受けてから、見積もり内容と相違があったり、支払条件等において相違が出ればトラブルを招くでしょう。ビジネスで仕事を発注する側と受ける側は、甲乙とされますが、発注する側が甲者、受ける側が乙者となり、強弱の関係が出ます。

 

これはどのようなビジネスにおいても同様であり、仕事をいただく相手へは敬意を表するのが当たり前です。契約が成立し、商品やサービスを提供し、完了時には、納品書や請求書の発行を行ない、回収となります。

 

回収が適切に行われれば、すべての作業が完了し、相手への感謝と今後の取引をお願いする旨を書面などで伝えておくことです。しかし、万が一、支払が契約通り行われない場合、請求する側とされる側の甲乙関係が逆転するでしょう。

 

このようなトラブルは、すべて、見積もりを受ける前の取引内容や発注金額の確認と、見積もり内容の適正さで回避することが可能でしょう。仕事が受けたいという安易な考え方のみで、発注を受けてしまい、見積もり内容や支払条件において、後々トラブルを招くケースが多いでしょう。

 

そのためにも、発注を受ける際の見積もり依頼の接触は、2人以上の担当者で対応し、メモを取るなどが必要でしょう。内容をしっかりと聞取った後、「上司に確認し、会社と十分に検討させていただいた上で、後日当方から連絡を差し上げます。」と相手に伝えると良いです。

 

相手企業も見積もりは必ず数社取っているはずですので、この時点ですぐに決めなくても断られるようなことはありません。社内でしっかりと検討し、仕入れやコスト、利益率をわり出し、相手との交渉に備えることが良いでしょう。

 

大企業相手で、中小零細企業が見積もりを立てる場合、ビジネスでの上下関係が強くなることがあるので、自社に適さない仕事内容であれば、断るという勇気も必要でしょう。

 

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