訂正依頼書の書き方

自分が以前に作成した文章が誤っている箇所がある場合には訂正依頼書を作成する必要があります。仕事の完成度をより高めるためにも相手に訂正を依頼することによって適切な文章になります。

1.使用できる訂正依頼書について
2.相手を見下すことない文章作成が大事
3.不快を与えない文章作成がポイント
4.修正依頼文章を書くための秘訣

使用できる訂正依頼書について

自分が以前に作成した文章が誤っている箇所がある場合には訂正依頼書を作成する必要があります。仕事の完成度をより高めるためにも相手に訂正を依頼することによって適切な文章になります。そのお願いの仕方、訂正依頼書の書き方をきちんと把握しておくことによって相手に不快感を与えることなくやる気にさせるメールを送ることができます。

まず、依頼の文章を作成するには相手に納得させることが大事です。そして、内容をきちんと把握して行動に移してもらうことで満足のいく訂正依頼書を作成することができます。修正をお願いするにあたり、間違ったポイントだけを直してとお願いするのは相手にとって失礼ですので、怒らせないようにすることが大切です。

送ってはいけない文章としては定型文のような文章で自分のオリジナリティが感じられないような文章は相手の見る気持ちがなくなります。また、文字が多いのも読む気持ちがなくなりますので簡潔に書くことがお勧めです。このような文章を作成してしまった場合には部分的な修正でなく、全体的に初めから作り直すことが一番です。

常に相手の目線に立って文章を作成することで気持ちを共有することができます。決して上から目線の文章にならないように心がけることが大事になってきます。相手をたてる文章としては相談するという言葉を入れることで相手の意見を伺うという意味になります。そうすることで相手を見下すような文章にならないため意見を引き出しやすくなります。

相手を見下すことない文章作成が大事

相手のプライドを傷つけることなく、文章修正の依頼をすることができるのはまずお礼の言葉を書類の頭に持ってくることです。文章を書いてもらいありがとうございました。という文から入ることで失礼のない文章になります。次に訂正点以外の良いと思ったポイントを書くことがポイントです。

始めは自分が良かったと思う、相手を立てる文章を作成してメリットを書き、最後のほうに修正したらいいと思うポイントを書きます。また、修正すればいいというポイントはこうしたほうがもっと良くなると思うと相談したいのですがという文面にすることによって相手を見下した文章にならずに自分の意見を言うことができます。

例えば新商品開発の文章でまずは案内文章を自分に出してもらってありがとうございますという文面から入ります。次に新商品の特徴が明確に出ており、知識のない人でも効果が見えやすくわかりやすい。売り上げに貢献できそうといった良いと思う点を挙げていきます。最後に、ご相談なのですが商品の写真を載せたらいかがでしょうか、より商品のイメージもわきやすく、顧客に伝わりやすくなると感じます。

自分の伝え方が悪く二度手間になってしまうかと思いますが、なにとぞご検討をお願いします。と最後に自分が悪かったせいで相談させてもらっていると自分のせいにすることによって相手に不快感を与えることがなくなります。自分を下げて相手を立てた文章となっているため嫌な気持ちをする人は少なくなり、訂正してくれる可能性もアップします。

不快を与えない文章作成がポイント

訂正依頼書を作成するにあたり、好まれるテクニックを取り込むことが重要です。ポイントとしては文頭にありがとうという感謝の言葉を入れることです。誰でも感謝の言葉を言われて不快感を示す人はいないため、まずは依頼してもらった文章を作成してくれてありがとうという気持ちを伝えます。次に良い点や素晴らしい点を挙げることが大事です。

相手が書いてくれた文章の良いところも言わずに、訂正点のみを記すことで上から目線と受け取られる可能性があります。また、せっかく書いた文章のに修正してほしい点しかないといい文面は一つもなかったのかと受け取られる可能性もありますので注意が必要です。そうなる前にこちらから良い点や素晴らしい点を記しておくことで相手を立てることにつながります。

その際にはご相談や問いかけの文面でいかがでしょうかという言葉を使うことによって相手に失礼のない言い方ができます。丁寧な言い回しをすることによって不快感を与えない文章になります。次に自分のアイデアや改善となるヒントを記すことによって相手に気づいてもらうように仕掛けます。

そうすることによって自分が修正点を押し付けることなく、相手が自発的に気付いて文章訂正を行ってくれます。文章を修正することによってどうなるかの理由が明確に記されていることによって相手も納得します。納得してくれると行動に移してくれる可能性も高まりますので訂正依頼書を書いてくれやすくなります。最後に相手が悪いのではなく自分が悪いように書いていることもポイントです。

修正依頼文章を書くための秘訣

修正依頼文章をスラスラと書けるようにするにはいくつかのフレーズを持っておくことによっていつでも引き出すことが可能です。例えば相手の人と協力して力を合わせて完成させたいため、提案したいことがあります。といった文章です。相手を見下すことなく製品や企画をより良くしたいという一心で書いているという思いが伝わる文章です。

相手の人と力を合わせて良いものを作っていこうという熱意が感じられるため、納得してもらいやすく訂正文を書いてくれやすくなります。年下の人ほど目上の人に対して自分の意見を言いにくい環境があります。上司の意見に従って良いと思いますよ。と自分の意見を言わない人よりも会社としては

自分の意見を素直に言ってこっちのほうが良いと思いますよと言うほうが利益に繋がったり、良いアイデアが出てくる場合もあります。その時に必要なのが上司がカチンとくることがないように上から目線にならない良い方です。優秀な人ほど上司にお願いすることも上手でマナーを心得ており、自分の意見を発言してきます。

直球勝負の場合も必要ですが、時と場合を考慮してオブラートに包んだ良い方もマスターすることで幅広い人種と対応することができるようになります。決して相手を見下すことのないようにお知恵をくだされば助かります。など普段あまり使用しないような言葉でも書面にすることで相手をたてることができます。相手様のご意見もお聞かせください。自分なりの意見をまとめたが稚拙ですのでご意見ください。といった文章を添えるだけで失礼がなくなります。

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