突然手紙を書く際の書き方・例文 | 文章や手紙などの例文・文例や記入例　書き方ボックス

1. 1.一般的な手紙のマナー
2. 2.突然の手紙の書き方
3. 3.手紙を出すときのマナー

一般的な手紙のマナー

電話やメールなどに通信手段がとってかわられたことで、手紙を書く機会も少なくなってきた昨今ですが、現在でも公的な挨拶や、かしこまった用件などでは、手紙を用いるケースが少なくありません。社会人のたしなみとして、手紙の書き方は当然マスターしておく必要があります。

まず、使用する便箋や封筒ですが、かしこまったものでは縦書きを利用します。最近では横書きで済ませることも増えていますが、縦書きの便箋を持っておくと、どんな状況でも利用できるために安心です。便箋は罫線が入っているもの、入っていないもの、色がついているもの、ついていないものとありますが、基本的には白地であれば罫線の有無はどちらでもかまいません。

封筒には和封筒と洋封筒がありますが、どちらを使っても構いません。和封筒は、弔事でなければ二重のものを利用しましょう。よく見かける茶封筒は、事務用のものなので、手紙に使用してはいけません。また、色がついている和封筒、洋封筒もさまざまに出ていますが、白のものがもっとも正式で、安全牌です。便箋も封筒も白地に縦書き、と覚えておきましょう。

覚えておきたい一般的な手紙の構成は、頭語、前文、主文、末文、あとづけの5つから成り立つものです。頭語とは、拝啓、前略、などの手紙の書き出しにつける言葉です。末文の最後に添える結語と対応しており、慣習化されています。

前文は、時候の挨拶などです。直接本題に入る前に、ワンクッションおきます。季節に合わせた挨拶を選びましょう。主文は、手紙の内容となります。「さて、」などで区切りをつけてから、主文に入るのが一般的です。末文ではおわりの挨拶を添えます。「ご多幸をお祈りします」など、相手への健康を祈る、といった論旨にすることが多いです。

あとづけでは、差出人の名前や、手紙を書いた日付などを入れます。宛名を一番はじめに書かなかった場合は、こちらに書くこともあります。この５つを基本構成として、公的なものや、目上の人に宛てるものの場合には遵守するのがいいでしょう。

親族の間で送りあうくだけたものや、気心知れた友人どうしのやりとりであれば、多少形を崩してもいいでしょう。むしろ、形式にのっとったもののほうが失礼にあたる関係もあるかもしれません。頭語やあとづけは状況によって省略されますし、場合によってはあとづけよりも後ろに「追伸」などと打って、手紙の内容と関係のない話をすることもあります。これらは場合に応じて選択していくものです。

突然の手紙の書き方

さきほど書いたのは一般的な構成ですが、そもそも手紙の基本的なマナーというものがあります。それは、手紙は自分と相手との関係をよく考えて、内容も、出すタイミングや渡し方も考えるべきだということです。これはどんなマナーでも言えることだと思いますが、相手に失礼がないように行動を起こす、あるいは起こさないのが大切なことです。

ですから、状況に応じて基本も変化していきます。まずいちばんに考えるべきなのは、相手がその手紙を受け取った時にどう感じるか、という点なのです。ところで、手紙は基本的に、顔を知っている相手に対して出すものです。というのも、住所を知っているわけですし、手紙を出すような要件が発生するのは、ある程度の知り合いでないと起こらないというのもあります。

また、対面するのではなく、手紙で初対面というのも、昔の感覚であれば避けたいことなのでしょう。突然の手紙の場合は、謝罪から入るのが一般的だとされています。本来なら時候の挨拶からはいるところを、非礼を詫びるところから入るように変更します。知らない人から、いきなり時候の挨拶を述べられても、向こうは困惑してしまうからです。

例文としては、「突然のお手紙を失礼いたします。」というように入るのがもっともスタンダードです。もう少し丁寧な文章にするのなら、「お目にかかったことはございませんが、突然お手紙を差し上げますご無礼をお許しください。」のように、しっかりと謝罪する文面にしてもよいかもしれません。本文の内容に合わせて考えましょう。

そして、相手はこちらのことを何も知らないのですから、次は自己紹介から入りましょう。自分はどこの誰なのか、なぜ手紙を書いたのか、などの内容にまで触れられるといいでしょう。知らない差出人からの手紙を、受け取った側は不思議に感じているはずですから、本題に入る前にそのことの説明をする必要があります。

そのような事情を説明してから、本題を切りだすというわけです。これらは、無作法にあたらないための一般的な書き方について書いています。状況によって、多少変化させていく必要があるでしょう。使う敬語や、ことばの間違いなどに気を付けながら、例文をそのまま使うのではなく、それぞれに合ったことばを考えていくのがよいでしょう。

手紙を出すときのマナー

手紙の書き方のマナーについて触れましたが、出すときに気を付けることもいくつかあります。まずは、宛先や差出人の住所などの誤字脱字です。特に宛先を間違っていると、一度返送されてしまうぶん、よけいな時間がかかってしまう問題があります。そのため、何度も確認しましょう。

差出人の住所を間違うと、相手が返事を書く際に困ってしまいますから、こちらも留意します。また、宛名を間違うのは大変失礼にあたりますから、これも注意しましょう。特に間違いやすい漢字などには気を付けましょう。さきほど返送の際に時間がかかると書きましたが、基本的に手紙を出すのは用件ができてからすぐのほうがよいとされています。

お礼状はすぐに、年賀状などの返信も元旦中に、といいます。便箋や封筒は、普段からストックしておいた方が何かあった時に慌てずに済むかもしれませんね。また、郵送の際に必要になる切手ですが、これはできるだけ少ない枚数に収まるように貼ります。

1枚で送れるのが理想です。というのも、何枚も使って金額を合わせていると、ありあわせの切手を使って書いたようにみえるので、印象が良くないのです。こちらは郵送する前に郵便局で買ったほうが無難かもしれません。

手紙の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル：自己紹介文の書き方・例文