一般社団法人の議案書の書き方

承認を得ることを目的とするものではなく、提案する事自体が一番の目的です。
実際にその提案が受け入れられるかどうかは、検証や会議などの過程を必要とします。
良く似たビジネス文書に企画書、稟議書があります。

1.議案書の用途
2.議案書の書き方
3.そのほかの注意点など
4.社外宛に提出する場合に用いられる書式

議案書の用途

Ａ．イベントの提案
パーティー、催し、コンサート、講演、展示会などのイベントの企画。

Ｂ．行事の提案
式典、祝賀会、偲ぶ会、謝恩会、成人式などの企画。

Ｃ．広告の提案
あるものを広く告知するために、具体的にどんな媒体で、どんな広告をするのかという具体的な内容や日程を明記したもの。

Ｄ．戦略の提案
販売戦略、経営戦略、営業戦略、エリア拡大・進出戦略などの提案

Ｅ．新製品の提案
議案書が用いられるシーンは業務関係にとどまらず、その内容も様々です。
上記以外にも作成されることがあると思います。
例）業務提携の企画書など。

・新製品の名称、外観、仕様、マーケティング戦略などを書いた企画書。
消費材だけでなく、生産材、ゲームや映画、書籍、プログラム・ソフトウェアの企画書などもある。

Ｅ．新プロジェクトの企画書
・新プロジェクトの目的、名称、概要、計画などを書いた企画書。

Ｆ．上記以外の、企画書が作成される事例
・企画書が用いられるシーンは業務関係にとどまらず、その内容も様々です。上記以外にも作成されることがあると思います。
例）業務提携の企画書など。

議案書の書き方

1．宛名、宛先
社内宛の議案書の場合は、宛名は書かない場合が多いです。

2．管理番号（又は通し番号，整理番号，受理番号）
議案書は番号をつけて管理する為、ナンバリングは必須です。
番号の付与は、議案書の作成者では無く、受理する部門の担当者が行なうことが多いです。

3．作成年月日、提案年月日
議案書の作成日を記載。提案日とも呼びます。

4．作成者・提案者・記入者の所属部署名および氏名
議案書の作成者・提案者・記入者の所属部署名を記載します。

5．タイトル
文書の中央上部に「議案書（又は提案書）」というタイトルを記載します。
用件に合わせて提案の対象やテーマをタイトルに入れることもあります。

例:「改善提案書」「導入提案書」など、単に議案書、提案書というタイトルではなく「○○提案書」「○○に関する提案書」という詳細を記載して使用されることもあります。
6．議案書の内容の項目
議案書は、なるべく分かりやすく簡潔な書き方を心がけます。

（1）提案の名称
提案したい内容のサブタイトルを記載します。
（ただし、議案書そのものにこの名称をつけた場合には省略します。）

（2）提案理由
議案書のテーマや目的によっては、現状分析の明記も必要です。
内容の説明が必要な場合には、補足説明用にグラフやイラストなどを入れ、分かりやすさを心がけましょう。

（3）概要
核となる提案内容を明記します。
（2）と同じく、補足説明用にグラフやイラストなどを入れる等、なるべく簡潔な書き方を心がけることが必要です。合わせて「必要な費用」「必要な資材」「必要な人的資源」なども記載します。

（4）期待される効果
提案内容が実現することによって見込まれる効果を明記します。

（5）分類
議案書を定期的に提出させている職場では、「経費削減、効率アップ、環境保護」等、分野ごとに分類されており、該当する項目を記載したり、チェックを入れる等します。

（6）スケジュール
提案内容により、必要となる日数なども記載します。

そのほかの注意点など

議案書を管轄する部署において、その案件を受理した段階で受理印を押印し、必要な相手に回覧します。（必要に応じて番号を付与します。）議案書を管轄する部署で、「採用」「不採用」といった判断や、「○○部にて検討」「詳細を再調査」「要テスト」等、意見や備考等のコメントを記載する欄です。

議案書自体が一枚の表紙タイプになっている場合には、提案内容はなるべく簡潔にまとめるように心がけましょう。もし補足説明が必要な場合には、本紙では概要を述べ、詳細や資料は「別紙」という形で添付します。見積書や写真、カタログ、イラスト、図面なども添付すると尚分かりやすいでしょう。

管理する部署では、議案書を保管します。議案書、提案書という書類の形で保管するケースが一般的ですが、電子化してデータ保存する場合もあります。受理をもって保存される案件、また実行完了の報告を待って保存される案件があります。

※議案書には、一枚だけの書式のもの、企画書のような、複数枚にわたるものがあります。社内での提案制度などに使われるのは簡単な書式で「一枚もの」が多いようです。

社外宛に提出する場合に用いられる書式

基本の構成は社内宛のものと同じですが、よりビジネスマナーに気をつけましょう。例えば、宛名についてですが、社外宛に提出する場合には宛名の記載ナシの書式を使用することもあります。不特定の相手に渡す可能性が高い議案書、もしくは複数の会社が関与するプロジェクトの場合に多くみられます。

宛名ありの場合には、特定の相手にあてて提出するもので、宛先は会社宛となります。「○○株式会社　御中」「株式会社○○　御中」などと書くのがビジネスマナーです。

2.本文
社内宛のものと同様、なるべくわかりやすく簡潔な表現を心掛けます。各項目ごとに用紙を１枚用いることにより、より簡潔でわかりやすい表現を強調することがあります。ただし、全体の枚数は10枚以内程度におさめるように心掛けます。

ページ数をナンバリングし、デザインに統一性を持たせます。片面印刷でも両面を使用しても構いません。目的や期待される成果、効果を書きます。社外にプレゼンする場合には、メリットだけでなく、あなたの会社がどのようにこの企画に貢献することができるのかをわかりやすく提示します。

達成のためのスケジュール、所要日数なども明記しましょう。また、ケースバイケースですが、社外に出す企画書には、Copyright表示をすることもあります。（Copyright＝コピーライト。著作権表示です。無断で使用することは著作権の侵害となります。）

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