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企業や個人を問わず、オンラインショップを運営する場合、あるいは有料、無料を問わずホームページ上でサービスを提供するにあたって、ユーザー登録を義務づける場合、プライバシーポリシーをしっかり書くことが重要になります。

1. 1.プライバシーポリシーの明記の重要性
2. 2.集めている情報は漏れなく書こう
3. 3.データ処理方法とオプトイン
4. 4.誰でもわかりやすい書き方を意識

プライバシーポリシーの明記の重要性

企業や個人を問わず、オンラインショップを運営する場合、あるいは有料、無料を問わずホームページ上でサービスを提供するにあたって、ユーザー登録を義務づける場合、プライバシーポリシーをしっかり書くことが重要になります。では、プライバシーポリシーとはなにかというと、サービスを通じてどんな情報を集めるのか、集める理由はなんなのか、集めたデータはどのように処理をするのかといったことを明記したものになります。

具体的な書き方ですが、まず、どのような情報を集めるのかということについては、住所、名前、電話番号、メールアドレスといった、ユーザーが登録したという自覚があるものの他に、サーバーのアクセスログなど、ユーザーが意識しなくてもホームページの運営者が入手できる情報もしっかりと書くようにしましょう。というのは、ユーザーによっては、ホームページにアクセス解析のプログラムが設置されていることに不安を抱くことがあるからです。

なぜかというと、よく理由として挙げられるのは、自分がホームページをいつ、どのように閲覧しているのかがホームページの運営者に筒抜けになってしまうのが困るというものです。なので、アクセス解析プログラムを利用しているのであれば、どのような情報が解析プログラムによって得られ、どのような意図で解析プログラムを設置しているのか、また、アクセス解析によって個人を特定することは難しいと書けば、ある程度、不安を払拭することが出来るでしょう。

集めている情報は漏れなく書こう

次に集めたデータの処理方法についてですが、実際に集めている情報と使用目的の組み合わせをすべて書き出していくようにしましょう。たとえば、オンラインショップであれば、住所、氏名といった情報を収集する目的は商品の発送に必要なものだからということになります。メールアドレスは、ログイン時にユーザーＩＤとして使えるようにするため、
 

つまり利便性を高めるためという理由と、商品の発送時などの連絡に必要という理由、問い合わせがあった時の返信時に必要という理由などがあるので、当てはまるものを書きましょう。注意したいのは、メールアドレスを登録して商品を購入したユーザーに対し、メールマガジンを送る場合です。サービスの利用者に対してメールマガジンを送付する際は、

必ず、送付していいかどうかをユーザーに聞いて選択してもらうようにしましょう。たとえば、商品の購入時に、購入ボタンの近くに「メールマガジンを登録する」という項目を設けて、チェックを入れたユーザーにのみ送付をし、チェックを入れなかったユーザーには送らないという風にするのです。

選択をさせずに、プライバシーポリシーに登録されたメールアドレスはメールマガジンの送付に使うと書いておけば大丈夫だろうと考えて、強制的に送付をするのはやめましょう。その場合、送られたユーザーの中に、そのメールアドレスをスパムだとウェブメールサービスに報告するユーザーが出てくる可能性が高く、今後、ホームページから送付するすべてのメールがスパムと認定されてしまうことがあり得ます。

データ処理方法とオプトイン

プライバシーポリシーでもっとも重要なのは、収集したデータの処理方法です。たとえば、もし提携している会社などにデータを渡すという場合は、必ずそのことを明記するようにしましょう。ホームページに登録されたデータを別会社に渡し、別会社がデータを元に勧誘を行うということは法律で禁止されているわけではありません。

電話会社にインターネット回線の契約を申し込んで、開通した後、プロバイダの勧誘の電話がかかってくることがありますが、あれは電話会社から契約者のデータがプロバイダの代理店などに渡されているからです。集めたデータはそういう利用の仕方をする場合があるということは、必ず、電話会社のプライバシーポリシーに明記されています。

そういうことを嫌がるユーザーが多いので、隠しておこうという対応はしていません。
なので、もし合法的にデータを別の会社に渡しているのであれば、そのことを必ず書くようにしましょう。隠してそれが発覚した場合の方が問題になります。また、利用者が登録したデータを別の会社に渡されないことを希望出来るというシステムがあります。

これをオプトアウトと言います。電話会社とプロバイダの関係であれば、もし回線契約をした利用者が、自分のデータを勧誘に使ってほしくないと希望すれば、その時点でプロバイダの代理店にデータが渡っていたとしても削除してもらうことが出来ます。オプトアウトのシステムを導入する場合は、その方法をプライバシーポリシーに書いておくといいでしょう。

誰でもわかりやすい書き方を意識

最後にプライバシーポリシーの書き方で気を配っておいた方がいいこととして、難しい言葉を使わない、あるいは使う場合は説明を付記するということです。ホームページの利用者は、必ずしもインターネット用語やサーバー用語に通じているわけではありません。たとえば、アクセスログを収集している、cookieを利用しているといったことを書いて、

それがプライバシーポリシーを読んだ人、全員に伝わるわけではないのです。なので、アクセスログとはどういうことなのか、cookieとはなんなのかといったことを説明しておくと、誰にでもわかりやすいプライバシーポリシーを書くことが出来るでしょう。また、ホームページ上のどのページからもプライバシーポリシーにアクセス出来るようにしておくというのも大事なことです。

ユーザー登録をしようという人しか見ないだろうと考えて、登録ページにのみリンクを張るということはよくありません。というのは、登録時には自分が登録した情報がどのように使われるのかといったことにまったく興味がなかったが、登録後にいろいろと勉強して興味を持つようになったという人もいますし、

あるいは、インターネットサービスでの個人情報漏洩がニュースになったとき、自分が登録しているサービスではどのような管理を行っているのだろうと疑問を持つ人も出てくるからです。では、どこにプライバシーポリシーへのリンクを張っておけばいいのかというと、どのページにアクセスしても表示される共通フッターにしておくとわかりやすく、アクセスもしやすいでしょう。