新年会の次第の書き方

1.新年会の意義
2.新年会の司会の役割
3.式次第の書き方

新年会の意義

新年会は、新しい年の始まりを祝い、そのコミュニティでの親交を深めるために催される重要なイベントごとになります。ただし、ひとくちに新年会といっても、どこのコミュニティで催されるのかによって、その形態はさまざまにあります。

友人同士の新年会は、ただ集まって飲食をしながら、近況報告をしあうだけのだらだらとしたものでもよいのでしょうが、会社の新年会はただ楽しいばかりでもありません。決められた時間の中で、上司や部下などさまざまな上下関係が入り乱れ、会合を行うことになります。

これら全員をまとめあげるのは一仕事です。では、新年会の幹事を頼まれたときはどうすればいいのでしょうか。会が始まる前に、どのような準備をしておけば、当日失敗をせずに済むでしょうか。ここでは、新年会における司会の重要性と、式次第を書くことの重要性について触れていきます。

新年会の司会の役割

司会は、新年会の進行を務める大事な役割です。開始の音頭や、閉会の音頭をとったりするほか、各プログラムの開始を促したりする役目があります。また、場合によってはエンターテイナーとなり、会場を盛り上げたりする必要も出てくることでしょう。

なかでももっとも重要なのは、時間をあやつることです。たくさんの人が集う会社の新年会は、宴会場などの場所をお借りしておこなうのが一般的です。通常予約の際に時間も決まっているはずです。ですが、進行役が不在の場合、だらだらと進行して、時間内に決められたプログラムが進行できない可能性があります。

ですから、司会の役割のもっとも重要なことは、タイムキーパーを務めることだといえます。必要な部分で声掛けや進行を促し、会がスムーズに進むように潤滑油のはたらきをします。また、人間関係のあいだを取り持つ役割も果たさなくてはなりません。新年会でもっとも持ち上げなければならないのは上司です。

できるだけ上司の機嫌を損ねないよう、上手に持ち上げながら機嫌を取る必要があります。会の雰囲気にもよりますが、上司に対しては敬語の使い方などに留意するようにしましょう。また、名前や肩書を言い間違えたりすると、一気に雰囲気が悪くなってしまうことがありますから、開始前によく確認しておくように努めます。

また、マイクの前に立つとあがってしまい、上手に話せない人もいることでしょう。そのような人がいた場合には、できるだけさりげないフォローを入れてあげるようにしましょう。上司や、場に立つ人よりも司会自身が目立たないよう、かといって声が通らなさすぎて進行が滞らないよう、上手な立ち回りをしながら仕事をしていく器用さが求められます。

式次第の書き方

司会にはタイムキーパーの役割があると述べました。新年会を滞りなく進行させ、満足の行く内容にするためには、こまかな部分まで式次第を書いておく必要があります。新年会のおおまかな流れは、だいたい決まっています。まず、開会のあいさつを述べます。これは上司が音頭をとる場合が多く、司会はあいさつをする人の名前を呼びます。

飲食店での会合の場合は、ここでいっしょに乾杯の音頭をとる場合もあるでしょう。次に、飲食店での会合の場合には食事、歓談へと移ります。基本的に、新年会に来る人たちはこれを楽しみにしていることが多いです。ここのあたりの導入は比較的スムーズにいきます。そして、食事をしながら、表彰や、余興などの催しがおこなわれます。

皆が食事に夢中になりすぎないように、適度に注意をひく必要があります。その都度空気を読みながら、上手に盛り上げていきましょう。最後に一本締めなど、締めのあいさつをして、閉会になります。このように書くと、項目は全部合わせても４つから５つくらいですから、見た感じでは少なく感じます。

ですが、実際には余興や表彰といった場面で、細かく時間が分割されます。特に余興など、個人個人に時間をとってもらう部分は、時間がおしやすい部分でもありますから、予定よりも時間がかかっている場合には、司会のほうから早めに切り上げるように指示を出すようにします。人数が多い場合など、数分単位で時間を割り振り、それぞれに持ち時間を伝えておく必要があります。

式次第には、時計と照らし合わせてすぐに進行状況が分かるよう、表のようなかたちでスケジュールを作成しておくと便利でしょう。この式次第は、司会が使うためのメモ書きになりますから、必要と思えば会のプログラムだけではなく、準備の部分のタイムテーブルも、まとめていっしょに書いてしまってよいかもしれません。

項目の中身は、時間、内容、担当者、担当者の肩書き、具体案、などといったところでしょうか。必要に応じて項目を増やしたり、減らしたりします。「時間」の部分には、その項目が始まる予定時刻を記載します。時計をぱっと見て、これに記載されている時刻よりも遅れているとき、以降の進行に影響があるとすぐわかるようにするためです。

「内容」の部分には行われるプログラムを記載します。「余興」「挨拶」など、端的なことばでいいでしょう。次に、「担当者」と、その「肩書き」を書いておきます。司会の際名前をよぶことになりますから、いまいちど名前の読み方と、肩書きの欄がずれていないかを確認しておきます。その項目が始まる前に、準備の声掛けなどをしておくといいかもしれません。

「具体案」の部分には、必要であれば、内容のより詳細な部分を記載します。それをふまえて、実行する際の特別な注意点がないか、確認の意味も込めてチェックしておきましょう。たとえば、余興の開始前に準備の人手が必要であるとか、あるいは片付けの時間がかかるだとか、そういった部分もきちんと確認しておき、タイムテーブルに反映しておく必要があります。

これらを記入した式次第をもとに、当日は司会進行を行っていくことになります。あまり大きな紙に書いたプログラムを、堂々と見ていても格好悪いですから、カンニングペーパーのように、小さな紙に出力したものを隠し持っておくのがいいでしょう。当日はちらちらと盗み見ながら、進行をしていくことになります。

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