意外と難しい会社での連絡メモの書き方

会社で事務をしていると、いろいろな方からいろいろな同僚宛に電話がかかってくるので取り次ぐことが多いと思います。その場に同僚が居れば問題はないのですが、なかなかタイミングよく在席しているとは限りません。

そんな時は電話口で担当者が席を外していることを告げて、こちらから電話をし直すことを提案することが多いと思います。そしてその旨をメモに書いて担当者のデスクに置くのですがあとから担当者に、これってどういうことかと内容を再確認されてしまうときもチラホラあります。

そのような二度手間にならないために、電話の取り次ぎメモの書き方をおさらいしたいと思います。まず最初に、担当者が不在なため折り返し電話をかけ直すことになっている場合です。

メモには担当者宛で

誰から何時に電話がかかってきたのかをまず書きます。できれば軽く用件を聞いておくと担当者も安心してかけ直すことができるのではないでしょうか。そして相手の電話番号を書き、折り返し連絡お願いいたしますと書き添えておきましょう。

その他折り返し連絡の時間など相手の希望があった場合は書いておきます。これで細かいことを再度確認されることはなくなると思います。次に担当者が戻ってきたら相手からかけ直すと言われた場合です。

この場合も誰から何時に電話がかかってきたのかを書いて

しばらくしてかけ直してくださるそうです、と書いておきましょう。しばらくってどれくらいだと気にする人もいますので、電話ではあえてこちらから十分後なら戻っていると思いますなどとさりげなく時間をアナウンスしましょう。

これでメモには十分後くらいに再度電話がかかってきますと堂々と書くことができます。最後に一番戸惑う、電話があったことだけ伝えておいてと言われた場合です。

こちらはできる限り相手の電話番号を聞いて

メモに書いておくと安心です。おそらくこちらのパターンは折り返し電話が欲しい場合と同じくくりだと思うので、担当者がすぐ連絡出来るように配慮することが大切です。

電話番号を教えてもらえなかった時は、必ず正直にメモにその旨を書いて聞き忘れた等の誤解を防ぐことも重要です。取り次ぎという短い時間でも電話での会話は後から言った言わないの問題になりやすいので、たかが取り次ぎといっても気を抜かず、双方気持ち良く連絡出来る状態を作ってあげたいところです。

入社時の研修などで電話の応対は教えてもらっても、メモの書き方はなかなか教えてもらう機会は少ないのではないでしょうか。この機会に是非、一呼吸おいておさらいをしてみてください。きっと円滑に仕事が進んで、同僚からも気の利いた人だと褒められてしまうかもしれませんよ。

メモの書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル：16分割メモの書き方

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