依頼状の書き方

ビジネスの場では、社外の人に対して依頼状を出す機会があります。依頼状というのは何かをお願いする文書です。何を依頼する文書なのかわかりやすいように書かなくてはいけません。

1.社外に出す依頼状の場合
2.社外宛て依頼状の文例
3.個人で送る依頼状の書き方
4.個人で送る依頼状の文例

社外に出す依頼状の場合

ビジネスの場では、社外の人に対して依頼状を出す機会があります。依頼状というのは何かをお願いする文書です。何を依頼する文書なのかわかりやすいように書かなくてはいけません。また、お願い事をする文書なので、謙虚な姿勢を表す文章になるよう注意を払いましょう。依頼状の形式は、一般的なビジネス文書と同じです。

まず一番上の行には日付を入れて、右寄せにしておきます。その下の段は左寄せにして宛名を書きます。株式会社〇〇〇〇のように会社名を書き、それから改行して下の段に担当者の部署と名前を書いておきます。次はまた右寄せにして差出人を書きます。会社名を書いて、下に部署と担当者名を書きます。電話番号まで書いておくと、なおよいでしょう。

その下は１行空けてからタイトルを書きます。依頼状でしたら「〇〇〇〇のお願い」などがよいでしょう。また1行明けてからいよいよ依頼文となります。まずは「拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。」といったビジネス文書に使われる挨拶から始めます。

挨拶の後は、本文となります。こちらには、依頼に至る経緯を簡潔に説明してから依頼の内容を伝える文章にします。経緯の説明が長すぎると、何が言いたい文章かわかりにくくなりますので、説明は手短になるようにしましょう。文章を書き終えたら、改行して右寄せで「敬具」と書いておきます。これが、社外宛ての依頼状の基本的な形式になります。

社外宛て依頼状の文例

社外に宛てて出す依頼状は、さまざまな種類がありますので、いくつか文例をご紹介します。まずは見積書の発行依頼です。見積書を依頼する場合は、何の見積書が欲しいのか明確になるよう、本文の下に「記」と書いて、箇条書きにしておくとわかりやすいでしょう。「拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。早速ではございますが、下記のとおり、見積書をご送付くださいますよう、お願い申し上げます」のように書き、1行を空けて「記」と書き、また1行空けます。その下にリスト化して、商品名や数量などを記入しておくとわかりやすいでしょう。

また、その他には講師依頼を出すという場合もあるでしょう。この場合は、タイトルが「セミナー講師ご依頼について」などになります。講師依頼に関しては、日時と場所や謝礼といった条件を伝えるだけでなく、どのようなテーマなのかということをまずお知らせしておきましょう。依頼された方は、その日時が空いているというだけで気軽に引き受けられない可能性も高いです。

どのようなテーマのセミナーをおこなってほしいのか明確にしておきましょう。またセミナーの趣旨についても記載しておいた方がよいでしょう。講演を依頼するに至った背景なども一緒に記入しておくと、依頼を受けた先生も引き受けるか判断する材料になるでしょう。このように依頼状は、依頼された側がわかりやすいように書いておく必要があります。

個人で送る依頼状の書き方

依頼状を送るのは、ビジネスの場ばかりではありません。個人的に誰かにお願いごとがあって、依頼状を送る機会があるかもしれません。個人で送るものは、知人に送る場合もあれば、会社などに送る場合もあります。もし依頼状を送る相手が知人であっても、何事かをお願いする手紙ですので、マナーをわきまえた手紙を書くようにしましょう。

依頼状の基本ではありますが、何をお願いしたいのかということが明確になるように書いておきましょう。前置きが長すぎて趣旨がわかりにくかったり、何をお願いしたいのかハッキリしないような文章だと、お願いを承諾してもらうのが難しくなるかもしれません。また依頼状はあくまでもお願いするお手紙なので、承諾しなくてはいけないというような内容にしてはいけません。

さらにまだ承諾をいただいていないのに、承諾してもらうことを前提とした手紙になっていると、先方に大変負担をかけてしまいますので、注意しましょう。依頼状を送った場合、承諾してもらえれば良いですが、必ずしも承諾してもらえるとは限らず、断られるケースもあります。

しかし、時間をとって依頼状を読んでいただき、お返事をいただいたのですから、断られた場合でもお礼の手紙を送るようにしましょう。また、たびたび会う機会がある相手の場合は、直接会った時にお時間をいただいてお願いをした方がよいでしょう。これまでの関係から承諾してくれて当たり前という態度にならないよう、謙虚な態度でお願いするようにした方がよいでしょう。

個人で送る依頼状の文例

個人的に誰かに何かをお願いをする依頼状を送る機会もあるでしょう。その場合は、丁寧な文章を心がけましょう。基本的には頼みごとをするものなので、相手にご迷惑をかけてしまう内容である場合もあります。たとえば息子や娘の縁談の依頼をお願いする手紙を送る場合の例文です。

「拝啓　初夏の風も爽やかな今日この頃、〇〇様にはご健勝のこととお慶び申し上げます。さて、突然で恐縮ですが、このたびは長男（長女）〇〇の縁談のことで、ぜひお力添えを賜りたく筆を執りました。」といったように、まずは季節の挨拶から始め、その後に用件を伝えましょう。

用件はわかりやすく伝えなくてはいけませんが、あくまでも丁寧な言葉を選ぶように気をつけて書くようにします。長男（長女）の出身大学や勤め先、年齢などプロフィールも綴っておきましょう。「つきましては、ご交際の広い〇〇様に、どなたかよい方をお世話していただければと思い、お願い申し上げる次第でございます。」というような言葉の後には、

「相手の方は、明るく健康な方であれば幸いに存じます。」優しく誠実な方であれば幸いに存じます。」といったように、相手の方への希望を書いておきましょう。ただし、相手への条件ばかりを気にするような文章にならないよう、注意しましょう。

それから「誠に勝手なことをお願いして恐縮ではございますが、なにとぞご高配のほど、お願い申し上げます。」というように締めくくりましょう。個人的な依頼状には、この他にも借金のお願いや、身元保証人の依頼などさまざまなものがありますが、いずれにせよ丁寧な表現をするように心がけましょう。

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