推薦状の書き方

1.いろいろな推薦状
2.大学院進学の場合
3.大学院進学の推薦「素案」書き方のポイント
4.「素案」はできるだけ具体的に
5.「素案」の具体的成果の重要性
6.就職で会社に提出する時
7.大学側の戦略
8.推薦状の書き方のアドバイス
9.推薦状の守秘義務

いろいろな推薦状

どなたかに自分の推薦状を書いてもらう必要がある場合があります、仕事を一時離れ、その分野の研究に戻る、あるいは、仕事をしながらが大学などの研究機関に通うといった時に、職場の上司や研究機関に推薦状を書いてもらわねばならない、とうという場合があります。

また、大学の教員などが、申請者（学生）の大学院進学や就職活動の際に、会社などに提出する推薦状をお願いされる場合もあります。ここでは特に大学から大学院に進学あるいは会社に就職する際の、推薦状の書き方を見ていきましょう。

大学院進学の場合

先ず、大学院への進学の推薦状です。今まで指導を受けお世話になったゼミの先生などの恩師へ、こちらから推薦状をお願いする場合についてですが、あなたのほうから唐突に何日までに私の推薦状を書いてくださいでは、多くの学生、ゼミ生を抱え、また自身の研究もせねばならない忙しい教員にとっては、負担が大きく、また、失礼にもあたります。

そこで、推薦状を書いてもらう人、つまりあなたが自ら「素案」「下書き」のようなものを書いておき、それを指導教員の推薦状として不適切な点があるかどうか、添削、追認してもらうようにすれば、教員の負担も比較的少なくて済みます。

大学院進学の推薦「素案」書き方のポイント

その場合のポイントは、説得力や真実味のある文章を書くということです。推薦者（教員）の立場にすれば、ただの「履歴書」のような記述の文章は、単に、形式的に仕方なく推薦者である教員が、適当に書いたように相手から受け取られかねません。推薦する側の教員に対しても失礼になります。

あなたの書く推薦状の「素案」というのは、推薦者の教員があなたとの交流、関わりのなかで知り得た事実をもとに、あなたの資質、能力や人格などを評価し、推薦するに値する人物であるということを意識して貰うために、書くべき「素案」なのです。

「素案」はできるだけ具体的に

つぎは中身を、なるべく具体的に記述するということです。これは推薦人に書いてもらう推薦状ではもちろん、自己推薦状であったり、「志望理由書」などの文章でも同じです。可能な限り具体的に書くということが、その文章のリアリティや説得力を高めます。推薦状で言えば、具体的に書くことで、この推薦者である教員はこういう具体的なところを見て、あなたのことを高く評価しているのだなと、納得、理解させることができるのです。

逆に、「親しみやすい性格」である、「教室の中では明るく」いった説明、極めつけは「大変熱心な学生」などの表現は、具体性に欠け、実際にはどんな様子だったのかということや、成果が数字で書かれていないので、その光景が浮かぶような説得力がなく、また、指導教員が添削、追認しづらくなってしまいます。

「素案」の具体的成果の重要性

例えば、大学院進学の推薦状で、一番良い特徴欄に「親しみやすい性格」など性格面を強調、評価して書いてある場合があります。しかし、これでは肝心要の、院生として研究資質や、その成果を数値としてあげられるているかどうか、意欲は充分あるか、目標達成のための能力や技術があるか、などが相手には判別できません。

卒業研究のために教員ゼミ室で、プレゼンテーションのための資料の作成や準備などを毎回行うのは当然のこと。たとえ夜遅くまで頑張って、研究に取り組んでいたからといって、能力の説明にはならないのです。

さらに、厳しいことを言えば、教室の論文抄読会や例えば、専門が免疫学の研究であった場合で、疫学の勉強会に参加し、公衆衛生の基礎を勉強しましたなどということも、院生であれば、当たり前のことでする。勉強して、どういう数値的な成果をあげたのか、どんな能力や知識をどの程度身につけたのか。その結果が書かれていなければならないのです。「理解を深めました」などという抽象的な表現は、まったくの論外です。

就職で会社に提出する時

就職の時の推薦状は大学院進学の推薦の時とはいささか異なります。こちらの場合は本人が「下書き」を作るケースは少なく、また、あらかじめ企業の指定用紙が用意されている場合もあり、大学院推薦状とは趣がすこし異なります。具体性はもちろん必要ですが、こちらの場合は「公式文書」の色合いが濃くなります。

推薦者が大学本体であることが多く、学業や研究も必要ですが、部活動やサークル、行事の取り組みや人柄等々が会社側から重視されます。これは、企業における目標は、収益や生産性の向上ですから、組織になじんで社員が一丸となることが求めらているからです。

推薦した人が採用した時の会社のメリットを書くことも必要になのますから、「組織人」としての協調性などの性格的特徴を的確に書くことや、後輩からの評価も加えていく必要があります。

大学側の戦略

大学としては今後のその会社からの学生採用を維持、あるいは増やしてゆくことに重きが置かれるのです。でも学生の中には講義を休むということが多かったり、試験結果が悪かったというケースもあるでしょう。

そんな時は正課授業以外の活躍、例えば、学園祭などで率先してサークル紹介をして目立ったり、部員たちからの評価も高いと判断される場合には、推薦状を書く大学としては、この学生は、「明るさや協調性については問題無いし、努力家でもあり責任感もある、貴社に採用されれば」その能力を発揮していくことができるなどと書くことができます。

推薦状の書き方のアドバイス

なお、就職用の推薦状を書く時のポイントは、指定の書式が無い場合、推薦状には決まった形式や文体というのはありませんので、基本的には次のような書式と内容を押さえておきます。公文書としての体裁として「日付」「宛名」「署名」「表題」を正しく記載すること。

推薦者（教員）と推薦される本人（学生）との関係を示す。推薦するにたる学生の評価（学業や研究、部やサークル、行事の取り組みや人柄など）。採用した時の会社のメリット等となります。また、推薦状だけでは合格しない時があります。その後の面接試験でボロがでてしまうようなことを、書いてはいけません。

推薦状の守秘義務

ちなみに、推薦状は、推薦者である教員と推薦されるあなたの信頼関係の上に立って成り立つものです。推薦者は、その後の信頼関係をも考慮し、内容と推薦する相手との信頼度、親密度のバランスを「調整」した文章にする場合があります、従って、推薦状は封印されていて、推薦されたあなたに内容を見ることはできません。また、開封する相手側には守秘義務があり、内容を公開することは禁止されています。

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