バザーの売上報告書の書き方

バザーの運営方法や、売上金額の流用の方法は、その学校によってまちまちであるといえます。主として、これは、学校行事のための資金を作るために開催する場合が多く、そのための企画などについても、PTAの方々が中心となって実施し、売上金額についても、その流用の方法は各学校によって全く違いが出てきます。

1.学校毎に違うバザーについて
2.バザーの企画について
3.実際のバザーについて
4.売上報告書の書き方について

学校毎に違うバザーについて

こういったPTAが学校運営に積極的な学校は、概ね、部活動にも力を入れている場合が多いという事実があります。部活動に力を入れれば、当然ですが、県大会や全国大会などへの出場機会も増加します。練習時間に比例するから当たり前なのですが、そのための遠征費、例えば送迎用バス代などについては、

バザーや運動会模擬店などの売上金額を充当しているケースが多く、そのため、バザーの企画についても、奇妙奇天烈な企画が目白押しといった感じになります。この場合、各小学校に、親父の櫂とか父親委員会などといった会があります。この父親委員会が、学校行事にどれだけ関わっているかということで、何となく見ることができます。

例えば、テント立てや撤収などだけをやっている父親委員会の場合は、販売はもちろん母親なわけで、父親委員会の出番はありません。残念ながら母親の場合は、女性であり家庭もあるため、凝るといった行為が無いようです。そのためか、販売実績も頭打ちといった感じが多いのが現状でしょう。その点、父親委員会や親父の会がテント立てから販売まで行う場合は、全く違った様相を呈します。

バザーの企画について

父親委員会など、男性が中心となり模擬店の企画などを実施する場合は、多分、凝りに凝る場合が多いでしょう。こういった小学校場合、その運動会でも模擬店などを出すケースも多く、販売商品も、ジュースやかき氷は当たり前として、綿あめなど、少々面倒くさい商品も扱うという徹底振りです。

中には、クワガタ虫やカブト虫を販売する小学校まで出る始末です。学校行事に積極的な父親委員会のケースは、実は飲み会も積極的です。この飲み会ですが、会費を異常に安く設定している場合が多く見受けられ、学校行事での出店模擬店の売上を流用しているのが一発で分かる会計になっています。

しかしながら、そこまで一生懸命ではない父親委員会の場合は、飲み会もそこそこに、模擬店の販売も母親まかせで、売上も横ばいといった感じが続いているのが現状でしょう。そのためか、模擬店での売上を学校側も余り見込んでいない場合が多く、その場合は、半分は遊びと学校側への奉仕といった感じで模擬店を開かれる場合が多いようです。

しかしながら、積極的に学校行事に関与している父親委員会の場合は、学校側への奉仕といった精神の上を行く場合が多く、学校側でも模擬店の売上を学校行事に流用することを考慮に入れて予算を立てられている場合が多いのが現状です。その模擬店の売上を、運動会の備品購入や、部活動の遠征費の足しにしたり、色々と学校側では流用しているようです。バザーの企画については、そういった学校側の思惑を考慮しつつ企画しなければなりません。

実際のバザーについて

実際のバザーは一日しかない場合が多く、その一日でどの程度の売上を上げるかが、ポイントになってきます。模擬店は往々にして外で開催する場合が多く、そのため、その日の気候を考慮しつつ、商品ラインナップを考えなければなりません。商品構成は、串焼きや焼きそばなどの昼食を狙った商品が多くなることでしょうが、

その中にも、おやつ的な商品、いわゆるかき氷や、チョコバナナなどのテキヤでやっているような商品も面白いでしょう。ただ、中には、学校のフェンスの向こうでテキヤが商売をやっている場合も多く、その場合は、調整が必要な局面も出て来るかも知れません。売り方ですが、当たり前ですが、サクラを立てたり、声を張り上げて商品宣伝するくらいはしなければならないでしょう。

こういった商品宣伝に加え、試食コーナーなどを設けてみれば、売上は爆発的に増加することでしょう。また、人員配置計画についても、ある程度は緻密に感がぬいておかなければ、当日大変なことになります。十人必要なのに五人しか来なかったとなれば、本当に当日の模擬店は地獄絵図でしょう。一人二役というのは、特に飲食店の場合は厳しいものがあります。

バザーの模擬店と言うものの、その実態は、飲食店の臨時営業と何ら変わることがありません。最も売上を上げるには、飲食店のマネをすれば良いのではないでしょうか。飲食店は、余り目立ちませんが、キツイ仕事の割には報われることが少ない業種です。そのため、手を抜くところ、力を入れる所が極端になり易いからです。

売上報告書の書き方について

さて、バザー終了後に、その売上報告書を書かなければなりません。その書き方なのですが、売上報告書の前に、予算書を書かなければなりません。予算が無ければ、その目標値を設定できずに、その場の雰囲気に流されやすいといった傾向が、どうしてもあるからです。予算を立てることによって、目標が生まれ、それを達成しようとの強い意志のもと、

しっかりと売上を上げることができると考えられるからです。予算の寡黙と対比させた売上報告書は、一発で様々なポイントを予算と対比の上、見ることができ、非常に素晴らしい報告書を書くことができるからです。報告書は、まず最初に、模擬店の概要を書くことを心がけるべきです。

天候と人の出具合、商品別の売れ方の傾向などを文章でしっかりと記入し、例年の傾向とどこが違うのかを、報告者の頭に叩き込ませる工夫が求められます。そして、次に、その模擬店の様子などを撮影したものを掲載するなどの工夫をすれば、視覚でも訴えかけることができ、ますますその効果は増すでしょう。そして最後に、予算と対比させた売上の表、いわゆる収支決算報告書を作成します。

無論、実際の売上の右隣りには、過不足分を記す欄を設けることは言うまでもありません。この収支決算報告書の次のページには、監査報告用の書式を作成し、会計監事の方から判子を貰っておけば、上々でしょう。これによって、会計については、しっかりやっているよとのメッセージになります。加えて、もしよければ、携わった委員会の委員の名簿などを掲載すれば最高でしょう。

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