伺い書の書き方

伺い書とは、公の機関つまり官庁などで、上級機関や上層部に対しこれで良いのかお伺いを立てたり、指示をもらったりするための文書です。仕事を行う上で大切な書類の一つであり、民間企業においても業務のプロセスの中で提出をすることがあります。

1.伺い書とは何か
2.会社に雛形や入力のルールがある場合
3.自分で自由に伺い書を作成する場合
4.伺い書を通すため日頃のお付き合いも大切

伺い書とは何か

伺い書とは、公の機関つまり官庁などで、上級機関や上層部に対しこれで良いのかお伺いを立てたり、指示をもらったりするための文書です。仕事を行う上で大切な書類の一つであり、民間企業においても業務のプロセスの中で提出をすることがあります。一人の決定者に提出する場合は決裁書と呼ばれる事もあります。

また、色々な関係部署の上層部に回して、同意を得るような文書は稟議書と言われています。稟議書はとても日本的なシステムで、個人プレーより全体主義を好む国民性に根ざした物と言えます。色々な部門、上司の視点から決済できると言う利点があります。欠点としては、個人の責任が曖昧になるケースが指摘されています。

日本企業にはそれぞれの企業に個性的な文化があります。サラリーマンとしては、それを理解し、業務を遂行していかなければなりません。稟議を必要とする伺い書であっても、決裁者に提出するものであっても自分の仕事を成し遂げるために、出来ればＯＫを戴きたいと考える方が多いでしょう。ビジネス文書は熱意を伝えるだけでは非常識な文書になりかねません。

着眼点や案は良くとも、書き方がマナー違反であったり無礼があったりしては台無しです。また、会社のルールー、規則をしっかり確認していないがために提出する書類に間違いがあったり、不備があったりすると、仕事の姿勢を疑われる恐れがあります。仕事を行う上で、伺い書を提出すような場面に遭遇したら、しっかりと不備の無いように準備をするようにしましょう。

会社に雛形や入力のルールがある場合

最近は業務効率化や、ペーパーレス化を推進している企業が多いです。伺い書や稟議書に関しても雛形があるケースや、オンライン上で入力を行い、決裁書のみをペーパーで出力するケースもあります。企業にそのような規則がある場合は、ルールにそって行う必要があります。

特に備品を買うための伺い書や、サービス業でアルバイトを雇うための伺い書など頻繁にある物に関しては定型化されているケースが多いでしょう。雛形があるのに独自に作成するのは、決裁者も文書が変わり見にくいですし、特別な指示がある時以外は避けるようにしましょう。雛形がある場合ですと、記載する項目が決まっているケースもあるでしょう。

そのような場合は雛形に添って過不足なく記入する必要があります。雛形に添ってしっかり記入したら、添付書類やバウチャーの提出の規則を見逃さないようにしましょう。備品購入の際などには、今までに購入実績のないものですとパンフレットなどの提出を求められることもあります。特に決まりはなく、提出後に上司に求められて提出する際は後で出しても良いでしょう。

しかし、ルールとしてマニュアルにバウチャー提出などが明記してある場合は、始めから伺い書と一緒に提出するようにします。添付を失念してしまったり、見逃してしまっているといい加減な印象を上司に与えかねませんから注意しましょう。バウチャーは実物を必ず提出するルールの場合はそのまま添付しますが、コピー可の場合は決裁者が見易く取り扱いしやすいように、大きさを工夫すると良いでしょう。

自分で自由に伺い書を作成する場合

自分で一から作成して、伺い書を記入するケースもあります。大企業以外では、そもそも雛形やシステムが無いケースもありますし、大企業でも案件によっては自由形式での提出を求められる事があります。伺い書の案件によって必ず記入するべき項目は変わってきます。一般的に言えるのは、成し遂げるべき目的、つまりはゴールを明確に記入する事と、

それをなし遂げるために必要な予算、期間、人員を明確にする事が大切です。また、イベントや講習会の伺い書に関しては、日時や場所、必要時間、出席者や参加者の人数や見込みも記載する必要があります。取引先へのプレゼンテーションを行うために出張に出たいと伺い書を提出する場合の例にあげてみます。題名は長々と書かずに、「何某社へのプレゼンテーション出張の件」など短くまとめます。

その後は概要、目的、期間、予算と項目を決めて記入していきます。概要、目的ともに文で続けて記入するのではなく、決裁者が見やすいように番号を振って箇条書きにするのが一般的です。そして予算は正確に求めるようにしましょう。公共交通機関を利用して相手企業に向かう際は、電車賃や新幹線代など間違いの無いように調べる必要があります。その他にも資料の用意や、

販促品で予算が必要な場合は、消費税分もしっかり計算していい加減にならないようにしましょう。費用も箇条書きに記入するのが一般的です。合計を先に記載して、内訳を記入しても良いでしょう。例えば、合計９万円、内訳交通費３万円、宿泊費１万円、販促品５万円などです。

伺い書を通すため日頃のお付き合いも大切

伺い書は、ビジネス文書ですからビジネスのルールに従って記入するのは大前提です。ビジネスは結果が大切です。目的や達成されるだろう結果が予算、期間などと見合っていることが求められます。伺い書ではそれをしっかり決裁者に伝えることが求められます。それらを満たしていても、発案者が何人もいるような事案や新規の試みなどでは決議されない可能性もあります。

日頃からの決裁者との人間関係が左右するケースもあります。決裁者にしてみても、責任感があり、信頼出来る部下であれば、伺い書を決裁して仕事を任せたいと考えるケースもあるでしょう。同じような実力の部下二人からの伺い書があり、どちらか一方を通す場合などは日頃のお付き合いのあるほうに傾く可能性も否めません。

また、新規案件を通したいケースでは日頃の会話の中で、上司に思いを伝えるなどの働きかけも大切です。突然、伺い書を提出するよりも、自分のしてみたいプロジェクトや取引先への働きかけの手法などを相談しておいたり、話しておいたほうが良いでしょう。会話の中で、上司の考え方や方向性を聞き出すことが出来れば、より通りやすい発案が出来るでしょう。

一人では行えないようなプロジェクトや仕事の伺い書を提出するケースでは、同僚の考え方や意見も日頃から聴取しておくと良いでしょう。自分の発案に同意する同僚や仲間を得ておく事で、上司の了承を得やすくする事も可能になります。日本的な手法の一つですが、日頃のお付き合いも大きな発案を通したい場合は大切です。

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