わかりやすい手順書の書き方

食品会社には、多くの人が働いています。長年勤務している人であれば、どのような作業をするかについては改めて説明する必要はないのですが、新しく入社してきた人や、期間従業員などは、しっかりとした説明が必要になります。

 

特に、できばえ基準を示して

どのようになったら作業完了かをわかりやすく伝える必要があるのです。そんな人たちに説明するときには、言葉だけでは伝わりにくい物があります。

 

一度聞いただけでは、人によって理解度に差が出るため、見える形で示していくことが求められます。かといって、文字ばかりを並べたのでは、どうしても興味をもって見てもらえないことも多いものです。そこで、写真入りの手順書の作成をすることになります。

 

この手順書の書き方としては

まず、その表題を記入します。あくまでも写真をメインにして、それだけではわかりにくい部分を言葉で補足するというスタンスで臨みます。ますは作業に取り掛かる前の最初の段階の写真を示します。

 

これによって、自分の現状がそのまま映し出されていることで、安心するものなのです。これはショッピングモールの案内図の現在地が、わかりやすく表示されていると自分の状況が把握しやすいことに感覚が似ています。

 

そして、一足飛びに最終段階まで行かないことも大切です。基本的には4段階のスピードで写真を掲示するイメージです。細かいことですが、加工するものの持ち方、器具の持ち方なども示すようにします。

 

そして、だんだんと最終形に近づけていきますが、そのとき、作業には間違い易い注意点が必ずあります。その注意点をわかりやすく書き添えておくことで、注意を引くことができます。

 

わかりにくい場合は

その部分を拡大した写真を載せることで、具体的に示すことができます。そして、この手順書には必ず作成日、作成部署、作成者を記載しておきます。そして、会社内で使用する場合には、文書番号をつけておくことです。

 

よく見かける光景に、何らかの理由で手順が変更になったにもかかわらず、旧版の手順書がそのままになっている場合があります。こういったものが掲示してあると、その手順にとどまらず、他の最新版の手順書の権威が保たれなくなってしまいます。

 

ですから、文書番号の管理によって最新版であることがすぐにわかるようにしておくことが大切です。手順書を変更する場合の方法として、変更の承認をする際には旧版を添付していなければ、承認をしない、という取り決めをしておけば、こういった事態を防ぐことができます。

 

このように、一言で手順書といっても、書き方、取り扱い次第で結果は大きく変わってきます。少しでも有効に利用することが大事なことです。

摘要の書き方

  1.摘要とはなにか? 2.摘要はなぜ必要なのか? 3.摘要の書き方 4.摘要の書き方の具体例   摘要とはな...

英文の書き方の在職証明書

英文のビジネス文書にはいくつかの書式があります。英文で在職証明書の書き方の前にまずその書式でどれを選べばいいのか考えてみましょう。書式は5つあります。米国式のフルブロッ...

EMS宛名の書き方:会社宛

受け取り人の名前を英語(アルファベット)にして送りたい時はもちろんアルファベットで送られると、相手の受け取り人の方は喜ばれますのでおすすめです。宛名は英語で良いのですが、住...

昇格試験の論文の書き方

昇格試験で出される論文はしっかりと準備をしていると、本番になって重大なミスを防ぐことができます。論文を書くには、論理的な思考が必要です。自分の考えが論理的でないと、読んでい...

医療費控除の出産の書き方

日本における出生率の低下が嘆かれるいっぽうで、出産育児一時金や出産手当金といった給付があり妊娠や出産を迎えるうえでの環境が決して悪くない昨今。税制面においても、妊娠や出産に...

進退伺いの書き方について

業務上で、会社に損失を与えたり、信用を失墜させて会社の営業活動にマイナスの影響となるような行為をした場合に、一定レベルの管理者は「進退伺い」を提出することがあります。 &nb...

示談書の書き方:慰謝料

  1.示談書とは 2.示談書の作成方法 3.示談書の構成   示談書とは 示談書というのは、当事者間で裁...

稟議書書き方文例集

会社という組織において、何か新しいものを購入したり、外部業者に外注を依頼する場合、個人的に勝手に発注することはできません。どのような組織においてでも、上司、上層部の許可を取...

源泉徴収票・年末調整の書き方

  1.所得税の年末調整とは 2.年末調整対象者とは 3.所得控除に必要な書類の提出を求める 4.源泉徴収簿の用意 5.源泉徴収簿記入...

「幸甚」の意味と例文と書き方

幸甚という言葉。普段の日常生活を送る上ではなかなか聞きなれない言葉です。まず読み方ですが、「こうじん」という風に読みます。幸という字はまさに読んでそのままの「幸せ」という意味でつか...

スポンサーリンク