業務フローの書き方

業務フローだけに限らず、私たちの身の回りには、可視化することによって、一層理解しやすく、効率がよい事柄が多数存在しています。それらは、もちろんなかったとしても、作業を進めることは可能でしょうが、可視化することによって、うっかり間違ってしまう危険性や、工程を飛ばしてしまうようなミスにも気が付きやすくなるといえるでしょう

1.業務フローを書くことの意味
2.良い業務フローの書き方
3.業務フローに必要な図形
4.フローでは分岐条件を分かりやすく

業務フローを書くことの意味

ですから、業務フローを書くことは、とても有効な手段であるといえます。作業を効率よく進めることが可能になる業務フローの書き方とは、どういったものなのでしょう。まずは、対象となる作業の処理の手順が、明確に記述される必要があります。手順を誰の目から見ても、分かりやすく書き表すことができれば、仕事の段取りを良くすることが可能なのです。

良い業務フローを書くためには、その業務について、しっかりと内容を理解している必要があります。フローは、業務を図解したものであると認識するべきです。ですから、図解された業務内容は、自分で確認する時だけでなく、他の人に理解して欲しい時にも、口頭や文章のみで伝えるよりも、分かりやすいものになります。

簡潔にまとめられたフローを使って、話合いを進めることで、複数人で共同して行うプロジェクトの場合でも、スムーズに打ち合わせを進めることができるのです。それは、フローには文章が少ないために、視覚的に理解しやすいことや、あいまいな書き方による誤解を防ぐことができることにもよるものです。ですから業務フローは書き方が重要になってくるのです。

良い業務フローの書き方

良い業務フローと悪いフローの違いは、どういったところにあるのかと考えたときに、そのポイントのひとつとして、フローの開始点を明らかにしているか、ということが挙げられると思われます。業務の開始点には、その業務の性質によって、違いが見られます。たとえば、その業務が、外部の業者などからの依頼によって、開始されるケースです。

はじめに、問い合わせが来たり、書類やメールが届けられたことによって、その業務が開始されることになった場合があげられます。また、それとは別に、特に外部から要求されたものではなく、定期的に行われているような業務においてでは、フローの開始点の書き方も、その違いを明確に書いていくことが大切です。

社外からの、メールや電話、文書などがきっかけで、その業務が開始されることになったケースのフローでは、まず、その開始図形を配置するわけですが、その依頼がきたところの欄に、配置するようにします。例えば、商品の利用者からの依頼であれば、利用者という欄に、また、他の部署からの依頼であれば、その部署の欄をつくり、そこに開始図形を書きます。

一方、社内での定期的な業務に関するフローの場合には、外部の欄に開始図形を書かずに、対象部門の欄に配置するようにします。業務がどのような理由で始まったものなのかを明らかにしておくことは、業務フローを書くなかで、とても重要なことです。ですから、開始した日時についてや、何をきっかけに開始されたのかを忘れずに記入しましょう。

業務フローに必要な図形

業務フローを書くことに挑戦してみようと思う人も多いかもしれません。せっかく書き始めようとしても、たくさんの図形が並んだフローをみると、何をどのような場合に使ったらよいのか分からず、戸惑ってしまうこともあるでしょう。フローを書くにあたって、図形は必要不可欠なものといえますが、

よいフローというものは、図形の種類はそれほど多くないものです。なぜなら、使う図形の種類を、やみくもに多くしてしまうと、便利な図形に思えても、かえって視覚的にも混乱してしまい、結果的に分かりにくいフローとなってしまうからです。ですから、図形を書くときには、本当に必要なものを、必要最低限な数、

使用することによって、誰からみても分かりやすいフローになるように心掛ける必要がでてきます。業務フローに必要なことは、その業務が、いつ、どのような作業内容を、どのような場合に行うのかについて、明確にしていくことです。ですから、これらを表すときには、それぞれ別の図形を使うことで、混乱を防ぐことが可能です。

具体的には、開始図形の他に、作業図形と分岐を示す図形を使うとよいでしょう。これらを適切に使うことで、実際の業務の流れを表すことが可能になるわけです。また、作業図形には、作業の内容を簡潔に記入しておくのを忘れないようにしましょう。分岐図形には、分岐するための条件を記載しておくと、あとから見ても分かりやすいフローにすることができます。また必要に応じて他の図形も追加しても良いでしょう。

フローでは分岐条件を分かりやすく

分かりやすい業務フローの書き方としては、分岐のための条件を的確に記載することが重要だといえるでしょう。ただし、フローに多くの文字数を書き込むと、全体的に分かりにくいものになってしまうために、最低限の文字数で、視覚的にも理解しやすいような内容を、分岐の図形に書き込んでいく必要があるのです。

その業務の詳しいところまでを知っているような場合には、分岐図形を使う頻度も高くなる傾向があるようですが、あまりにも細かくなってしまうと、自分では理解している場合でも、他の人には複雑過ぎて、分かりづらいものになってしまうでしょうから、分岐の書き方には注意が必要といえるでしょう。

視覚的にみても、分岐の多いフローというのは、分かりやすいとは言い難いものです。ですから、その使用頻度を的確に調整することが大切です。誰の目から見ても分かりやすいフローにするためには、まず、そのフローが目的としていることを明確にする必要があります。そのフローが、業務の流れを理解することを目的としているのなら、そのために必要な部分にだけ、分岐を利用していくようにします。

また、作業手順を知るためのフローであれば、その作業手順に関わる部分にのみ、分岐図形を使用するなど、その目的にふさわしい内容に吟味していくことが良い業務フローの書き方ともいえるのです。ただし、全ての事柄を図形で表現しようとしても、説明不足になってしまうことがあるものです。そのような時は、箇条書きなどで、簡潔な文章を添える必要もあるでしょう。

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