文章の書き方:稟議書

pixta_tegami_01

 

  1. 1.稟議書とは
  2. 2.稟議書の書き方の構成
  3. 3.稟議書で便利な文章と稟議書の書き方例

 


稟議書とは

pixta_tegami_02

稟議書とは、複数にわたる関係者すべてから承認を得るための提出するものです。一般的には「りんぎしょ」と読まれていますが、正しくは「ひんぎしょ」です。ただし「りんぎしょ」でまかりとおっていますので、その名でも差し支えありません。

 

起案書や立案書、回議書、伺い書といったものと同義です。大きな会社の場合には「稟議規定」がありますので、書式フォーマットや書き方のほかに、取扱規定や文章の保存期間なども定められています。それに沿って文章を書き進めていれば問題はありません。

 

しかし中小企業、近頃では特にベンチャー企業などは稟議書の書き方などが示されていないケースもあり、書式を意図的に示していない「自由形式」を採用しているところも多く見られます。「どうやって書いていいのか解らない」と戸惑う人も多いでしょう。

 

そもそも稟議とは、企業において意思決定を行うシステムの中のひとつのプロセスです。これは世界的に見て他には見られず、日本の独特のものであると言われています。稟議書の文章を作成したものは起案者と呼ばれます。

 

起案者から提出された稟議書は、一般的に部門担当者といった下位から各上司といった上位者に、段階を追って回覧され、承認と捺印が得られれば更に上位に届けられるといったことを繰り返しながら、最終的には最終決裁権限を持つ所にまで到達し、そこで証人と捺印が得られれば「決定」となる多段階決済の方式です。

 

途中で承認と捺印が得られなければ最終決裁権限者にまで行くことはなく、途中の段階で差し戻されてきます。この意思決定の方法は、故人の責任を回避する目的があるとされ、個人主義が発達してこなかった日本だからこそ好まれているのではないかとされています。

 

複数の関係責任各者が承認を重ねてゆく方法であるため、何かしらの問題が後に発生したとしても、責任の所在がどこにあったのかといったことが特定しにくくなります。そこに体質の問題があるとされつつありますが、それでも稟議書のシステムがなくなるということは、当分なさそうです。

 


稟議書の書き方の構成

pixta_tegami_03

稟議書を作成する時の目的は、何を置いても「承認と捺印をもらうこと」になります。これを勝ち取り続けなければ、最終決裁権限を持つ所にまで到達しないのですから、実現されることはないのです。すべての段階に置いて「承認と捺印」が撮れる文章でなくてはなりません。

 

そのためにも書き方の工夫が必要です。まず誤字脱字がなく、簡潔明瞭に書くのが基本です。多くの稟議書が回ってくるのですから、趣旨が明確でないものは、その時点ではじかれてしまいます。広告などで言えば「キャッチ」の部分になりますが、そこで興味を持たれなければ、負けです。

 

膨大な数の書類を抱えている時に、「何が書かれているのか冒頭でも分からない」「誤字脱字ばかりだ」となれば、内容まで確認するほど上司は暇でもなければ親切ではありません。またそういった文章レベルで稟議を取ろうとする「精神性」も問題視するでしょう。
 

このようなことを踏まえて、必要な項目に沿って書いてゆきます。一般的には「件名」「決裁事項となる稟議内容」「これによる効果といった理由」「実行に必要な予算」「その他データなどの添付資料」、この5つの項目を順に書いてゆきます。件名はなるべくシンプルに、何について以降書かれているのかを表します。

 

たとえば「会計ソフト購入の件」「備品納入の件」といった「何何の件」といった書き方が望ましいとされています。決裁事項である稟議の内容については、箇条書きに努めるのが望ましく、物品購入がその内容であれば、機種やメーカー、その価格、数量、購入先といったものを項目としてまとめます。

 

もし稟議内容が無形のものである「セミナー参加」といったもののケースであれば、開催日時や会場、主催者、講師、参加する目的、参加者、参加費用などの項目を箇条書きにまとめます。その後、「これによる効果といった理由」を書きます。

 

費用対効果ともいえる部分ですので、これによってどのような効果を会社にもたらすのかといったことを相手に伝える内容に心がけます。ここにも簡潔さが必要とされますが、「なぜ必要であるのか」といったことがわかる書き方であると、稟議は通りやすくなります。

 

たとえば「事務系ソフトの導入」が内容であれば、その目的効果を表すのに、「効率化をはかるのに有効である」といったものであれば不十分です。もっと具体的に「1カ月20時間の事務省力化が見込め、それによって会社にはいくらの人件費削減効果をもたらすことができる」といった内容の記述が好まれます。

 

予算との効果の兼ね合いが具体的な数字で表されていることが望ましいでしょう。「予算」については、正確に記載し、消費税なども表示します。すでに予算申請で認められているのかを明確にしておきます。

 

もしまだ認められていない、もしくは予算外になるならば、発生するであろう反論予想し、先の「理由」の部分で費用対効果などとともに先回りして記述していくことが重要です。「添付書類」は、「理由」に後に添付内容を箇条書きで添えておきます。実際に添付するものは、物品の購入であれば、その対象となる製品のカタログや見積書などを添付します。

 

あまりにかさばるようであれば、要点のコピーなどを取って、スマートになるような工夫も必要です。また「これによる効果といった理由」に書かれている内容の信憑性を高め、必要性を担保する具体的な費用対効果などのデータは、更に詳しく書類にして添付すると、有利な判断を促すことになります。

 


稟議書で便利な文章と稟議書の書き方例

pixta_tegami_01

稟議書は「標記の件について、 御決裁くださるようお伺いします。」や「掲題の件につき、ご承認いただきたくお願い申し上げます。」で始まり「御考察を宜しくお願い申し上げます。」といった言葉で結ぶと、全体的に締まります。たとえば以下のような書き出しで使います。
 
「起案日・平成25年5月20日起案部署営業課3課
起案者・田中太郎
件名・営業3課パソコン増設について
標記の件について、 御決裁くださるようお伺いします。」

 

また結びでは「A社発注予定金額(金額)、B社発注予定金額(金額)によりA社が安く、信頼もおけると判断しています。A社の発注を希望します。御考察を宜しくお願い申し上げます。」と使います。

 

稟議書の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル:伺い書の書き方
タイトル:稟議書書き方文例集
タイトル:見積書の支払条件の書き方

手紙の書き方のポイント

ハガキやラブレターなども厳密に言うと手紙となっており、封書に入れなければならないなどといったルールが無いということを記憶しておいてください。   ...

出席の返信はがきの書き方

結婚式の案内状を受け取ったら、出来るだけ早いタイミングで変身をするというのが大切なマナーと言われています。色々な形で結婚式を行う人が最近はいるものですが、時には海外でお式を...

児童生徒健康診断表(歯口腔)の書き方

小学校や中学校に通う児童や生徒は、学校で健康診断を受けることができます。内科検診をはじめ歯科検診や眼科検診、耳鼻科検診といった種類があり、日にちを分けて一つずつ受けていきま...

年末調整:保険料控除申告書の書き方

  1.生命保険料控除欄の書き方 2.地震保険料控除欄の書き方 3.社会保険料控除欄の書き方 4.小規模企業共済等掛金控除欄の書き方 ...

未加入期間国民年金適用勧奨の書き方:勤務先事業主

未加入期間国民年金適用勧奨とは、文字通り未加入期間の国民年金の支払いを促す通知書のことであると言えます、全国各地にある年金事務所から個人宅に発送されており、あくまでも勧奨な...

手紙の書き方についてのコツを探る

現在は、パソコンや携帯電話・スマートフォンなどが広く一般に普及しています。そのため、気持ちを伝える方法も、紙やペンを使用してだけではなく、デジタルツールを利用して行われる場合も増え...

結婚式返信はがきの書き方

まず結婚式の返信はがきの返信のタイミングに関してですが、出席の場合は案内が届いてから1週間以内に返信するようにしましょう。一方、欠席の場合は、逆に早く返信し過ぎると失礼に値...

離婚届の書き方と見本

愛し合って夫婦となっても、時と共に、もしくは一緒に暮らしていると互いの価値観が合わなかったり、不倫や浮気によって不信感が生まれたり、嫌気が差したり、他にも夫婦の数ほど事情が...

新聞記事の感想文の書き方

新聞記事の感想文の書き方は、本を読んだ感想とは違って少ない情報から自分の意見をふくらませて書かなくてはいけませんから意外と大変です。新聞を見てどのような感想を持つのか、一冊...

介護福祉士履歴書の書き方

  1.介護福祉士資格を履歴書に記入する 2.履歴書の違いについて 3.介護福祉士履歴書が他の履歴書と異なる点 4.なぜ介護福祉士の資格を...

スポンサーリンク