ビジネス手紙の書き方

お祝いのイベントなどの記念行事を行うような場合や、会合などを開く場合には、案内状を送る必要があります。案内状はビジネス手紙としては、欠かすことができないほど、その回数はそれほど多くないものの、なにかの節目には必要になるものなので、適切な文面で書くようにしたいものです。

1.案内状などを書く場合
2.依頼状を書く場合には
3.催促の手紙を書く場合
4.間違えやすいポイントなど

案内状などを書く場合

案内状の書き方としては、まず、どのようなお知らせをする必要があるのかを明確にしておくことが大切です。まずは、手紙を送る相手に招待する意思を伝えることが大切です。そして、招待したいイベントや会合などが行われる日時や時間について、しっかりと明記します。さらに、場合によっては、そのイベントに出席するか、欠席するかについても尋ねる必要が出てきます。

特に、予め、旅館やイベント会場を予約する必要があり、人数の確認をしなくてはならない場合などがこれに該当するといえます。また、参加する人数によって、準備する会場のスペースにも違いが出ることも多いですし、送迎バスなどを用意する場合には、大型バスにするのか、コンパクトなタイプのバスを用意するのかで、

費用面でもかなり違ってきますので、出欠はなるべく早めに把握しておきたいものです。ですから、その場合には、返信用の葉書も同封することになります。その出欠の締切を明記しておくことも忘れずにしましょう。また、場合によっては、場所が分かりづらいようなケースでは、地図で分かりやすく載せておくと良いこともあります。連絡先なども確認しましょう。

依頼状を書く場合には

ビジネス手紙において、頻繁に登場するといえるのが、依頼状、依頼文といった手紙ともいえるでしょう。人間関係に負荷がかからないように、誤解や行き違いが生じないように仕事を進めるためには、口頭や電話でのやりとりだけでなく、手紙によるものが重要となってきます。

また、メールの文章と比べても、手紙という形式をとることで、正式なやりとりであることが分かりますし、他に電話をすることがあっても、手紙という形式をとることは重要な手順といえます。たとえば、打ち合わせのお願いの手紙を書く場合、実際に打ち合わせに伺う際には、事前に電話連絡を入れることにはなるかと思われますが、

そういったケースでも、前もって手紙という手順を踏まえたことにより、相手に誠実な印象を与えることにもつながります。取引先と良好な関係を構築したいと思う場合には、メールや電話などという、簡単な手段に頼り過ぎないことも必要です。しかし、このような依頼文のビジネス手紙を書く場合には、それなりの形式があるので、それにのっとって書き進めていくことが大切です。

まず、頭語と時候の挨拶から始めるようにします。そして、それに続いて、　さてという接続詞を使い、このたび弊社では、とつなげていくのです。場合によっては、つきましては、という接続詞を使うことも良いかもしれません。要件を記述したら、末文には、まずは、などという接続詞から始め、取り急ぎお願いまで、と結ぶのが良いでしょう。その他にも要件に合わせた文章になるように心がけましょう。

催促の手紙を書く場合

催促の手紙というものは、ビジネス手紙において、なるべくなら出さないでおきたいと思われる類の手紙であるかもしれません。料金を支払ってもらえない場合などには、どうしても催促をしなくてはならないのですが、それがきっかけで何かトラブルが起こる可能性もありますし、できることなら穏便に済ませたいものです。

ですから、催促の手紙の書き方としては、なるべく事実を客観的に記述することが大切になります。そのためにも、まず、事実関係を明確にしておくことが非常に重要になってきます。実際に納品した事実や、請求書の日付など、そして、支払期限日を請求書に明記していたにも関わらす、その期限日を過ぎても、支払いが行われていないという事実をできるだけ簡潔に記載し、支払いを催促するようにします。

その場合には、念のための、振込先や振込金額についても、箇条書きなどにして、分かりやすく書いておくことが大切なポイントともいえます。手紙のタイトルは、分かりやすく、商品代金のお支払について、などと簡潔にしましょう。そして、催促の手紙ではあっても、拝啓から始め、時候のあいさつを忘れずに書くようにしましょう。

そして、さて、などの接続語を使って、本題について書いていくようにしますが、その場合にも、いつもお世話になっていることへの感謝を文面で表すことも忘れずにいなくてはなりません。もしかすると、支払いが遅れてしまった場合には、何か特別な理由があったのかもしれませんから慎重に対応したいものです。

間違えやすいポイントなど

ビジネス手紙の書き方は、通常の手紙と異なる点も多く、うっかり間違ってしまったり、知らないでいる場合には、知らず知らずのうちに恥をかくことにもなりかねません。思い違いをしているようなケースも多く見られますので、普段から気を付けるようにしたいものです。例えば、宛名を書く場合、連名になっているような時には、

その人たちの名前の下にまとめて様という文字を付けるのではなく、一人一人の名前の下に、それぞれ様の文字を書くようにするのがマナーです。また、宛名を書く場合、御中などに引き続き、役職や個人名を書いて、殿をつけるのでは、敬称を重ねてしまうことになります。また、複数送り先に同一の内容の手紙を送る場合に各位とつかわれますが、これに、くれぐれも様や殿をつけないように注意しましょう。

また、手紙の始まりと終わりにも気を付ける必要があります。ビジネス手紙には、頭語と結語は必須といえます。これらは、基本的にはセットで用いるものです。ごく一般的なビジネス文書の場合には、拝啓で始まり、敬具で終わるのが基本といえます。より儀礼性が高い手紙の場合には、謹啓で始め、敬白で結ぶようにします。

また、あいさつ文を省略するときには、前略ではじめ、早々で結ぶ場合もありますが、手紙を送る相手が目上の場合や正式な文書では使うべきではないといえますので注意が必要です。また、急用の場合には、急啓と敬白を用いたりします。ただし、お悔みの手紙の場合には、文頭には何もつけず、結びに合掌もしくは敬具を用いるので気をつけましょう。

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