町内会の決算報告書の書き方

近年、町内会に加入する人が減少しています。ご近所付き合いの煩わしさや転勤族の増加など、理由は様々ですが、その中の一つには町内会の会計の不透明さが指摘されています。町内会費を集金しても、役員の慰労会という名の飲み食い位にしか使っていなかったり、会計はどんぶり勘定という町会も多いのではないでしょうか。

お金は足りているから大丈夫、うちは昔からこれでやっているから、と思われるかもしれませんが、他人のお金を預かる以上、収支を明らかにすることは必要不可欠です。また、公私混同と思われても仕方のない支出は控えるべきです。現に、分譲マンションの管理組合の場合は、管理会社を挟んできちんとした決算をする所も多いのです。では、決算報告とは、一体どうすれば良いでしょうか。

1.決算報告書は資産と負債、損益
2.預り金や積立金は別にしておく
3.本格的にするのなら会計ソフトや税理士へ
4.会計報告は年に一回

決算報告書は資産と負債、損益

本格的な決算の報告には、複式簿記を学ぶ必要があります。資産と負債の部、損益の部の二つから成り立つのですが、複式簿記を学んでいないと説明されてもさっぱりでしょう。まずは簡単な決算報告書の書き方から。収支報告をする基準日を決めます。会計年度は一年ですので、例えば四月一日から、翌年の三月三十一日までを会計期間とします。

そして、三月三十一日現在での収入と支出を出します。基本的には会計期間の終わりの日から二か月以内に決算報告書を仕上げます。三月三十一日が終わりの日であれば、五月三十一日までには決算を終えるのです。まずは前年から繰り越したお金と、町内会費として集めたお金や、自治体からの助成金を収入の部として一覧を書き出し、各項目ごとに小計を出し、合計します。これを左側に縦に書きます。

右側にはやはり縦に、支出の部として、各項目ごとに小計を出します。支出としては、町内の一斉清掃に掛かったお金や、慰安旅行の費用、共同募金や秋祭りへの寄付などがあるでしょう。そして、収入から支出を差し引いた残りを書きます。これは翌年に繰り越します。収入の部の合計と、支出の部の合計は一致するはずです。小口現金や、町内会名目の銀行通帳がある場合にはそれぞれの残高を別に書き出しておきます。

預り金や積立金は別にしておく

さて、町内会の持ち物で、尚且つ維持管理しているもののお金はどうでしょう。例えば町内会にごみステーションがあり、その建て直しのための積立金がある場合には、収入には含めてはいけません。一軒につき千円の町内会費から積立金が二百円含まれている場合、差額の八百円が町内会費として収入に計上できる訳です。

徴収したお金全てが使えると思ってしまうのは非常に危険です。いざという時、お金が足りないことが起こってしまいますので、ある程度のお金は引き出しが難しい定期預金にしておくなどの処置が必要でしょう。最近は災害に備えた備蓄食糧を町内会で買ったり、防災訓練も行う町内会も増えていますから、そういう支出の為のお金は別にしておいた方が良いでしょう。

本格的にするのなら会計ソフトや税理士へ

さて、規模も大きな団地や、周囲に分譲住宅地が出来て軒数が増えた等の場合には、町内会の会計であっても素人では手に負えなくなることもあります。その場合には、会計ソフトの導入や、同時に税理士さんへ相談することもおすすめします。費用は掛かりますが、規模が大きくなると、その分収入も支出も増えてきます。

ですので、不正経理が起こりやすく、思わぬ穴が出てくるものです。積み立てていたお金を持ち逃げされた、通帳を任せていた人が全部引き出して使ってしまった、ということも起こり得るのです。そうなる前に、外部に監視の目を求めることは、町内会の経理に透明性を持たせると共に、よりよい町内会作りの為には効果があります。

税理士さんに頼む場合には、年に一回まとめてよりも、毎月であったり、二・三か月に一回など、途中で見てもらう方が良いでしょう。「普通預金が多いので支出予定が無いのであれば定期にした方が良い」「出納帳にあるこの支出の領収証がない」「剰余金が多いので会費を減額しても良いのでは」といった指導を受けられます。

また、最初の内は税理士さんに何もかもをお任せしていても、指導を受けて会計ソフトで町内会側で記帳をしてデータのやりとりでチェックをしてもらうなど、方法を変えていくことも可能です。会計ソフトを使用すれば、先ほど述べた資産と負債、損益が自動的に計算されて表が簡単に作れます。決算の際に、非常に楽になります。

会計報告は年に一回

さて、決算報告書が出来上がったら、町内会の監査役、またはそれに準ずる役員によって監査をしてもらう必要があります。現金の出納帳、預金通帳のコピー、領収証、町内会の名簿などを揃えておきます。会計資料がきちんと揃っているか、不透明な支出はないかなどを精査してもらうのです。

収支の内容は、日が経つと忘れてしまいがちですので、領収証の隅に支出の理由を記入しておくなどの工夫が必要です。監査が通れば、もう大丈夫です。決算報告書の一番後ろのページに、役員の署名と捺印、そして監査役の署名と捺印を貰いましょう。決算報告書を軒数分コピーしてポスティングか郵送をし、決算報告は完了です。

会計期間はよほどのことがない限りは毎年同じです。例えば、農村地帯で、農繁期と重なって役員が決算報告に手が回らないような場合には会計期間を農閑期にずらした方が良いでしょう。決算報告書はこれからの町内会運営には欠かせないものとなってくるでしょう。きちんと収支を報告することで、町内の風通しも良くなります。

一部の役員だけが私欲のために町内会費を使うようなことも出来なくなるでしょう。同時に、加入を躊躇う、新しく引っ越されて来た方にも、収支をはっきりとさせている団体ですと伝えることで加入に繋がっていくのではないでしょうか。

後で見返すことで、不要な支出の洗い出しや、町内会運営について議論する際に良い材料となるのではないでしょうか。町内会はあくまでも住人による自治の会であり、自分たちの住む地域を良くするための団体です。より確かな運営で地域環境の向上に努めていきましょう。ここで挙げた方法はあくまでも簡略的なものです。

領収証の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル：領収証の手書きと書き方
タイトル：町内会の班長のための現金出納帳の書き方
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