お礼状の書き方：贈り物

お中元やお歳暮、結婚祝い、出産祝い、入学祝い、お見舞いなど、プライベートにおいてもビジネスにおいても、贈り物を受け取る機会はたくさんあります。最近では贈り物に対するお礼の気持ちを伝えるのに、電話やメールで済ます方も多いかと思います。

1.贈り物をもらったときに贈るお礼状とは
2.お礼状に書くべきことと注意点
3.基本構成と書き方について、その１
4.基本構成と書き方について、その２

贈り物をもらったときに贈るお礼状とは

お中元やお歳暮、結婚祝い、出産祝い、入学祝い、お見舞いなど、プライベートにおいてもビジネスにおいても、贈り物を受け取る機会はたくさんあります。最近では贈り物に対するお礼の気持ちを伝えるのに、電話やメールで済ます方も多いかと思います。親しい間柄であればそのようなお礼の伝え方でも失礼はないかもしれません。

しかし、正式には、手紙で感謝やお礼の気持ちを伝えるのが礼儀とされています。そのため、親しい間柄であったとしても、電話やメールなどで済まさず、できるだけ手紙で心を込めたお礼状を送るようにすることが大切です。また、お礼状というのは、品物や現金をいただいたことに対して感謝の気持ちを伝えると同時に、

無事に贈り物が届いたという報告の意味も含んでいます。そのため、贈り物をいただいたら、できるだけ早くお礼状を送ることが非常に重要となります。どうしても手紙ほど長い文章を考えるのは大変だという人や、手紙を用意するのに時間がかかるという場合には、はがきやメッセージカードを使用するのも良いでしょう。

さらに、どんな場合に贈り物をいただいたのかということや、いただいた品物によって、手紙に書くことが好ましいとされる内容が異なります。何の知識もなく、ただ感謝の気持ちを伝えたり、自分の思ったままを書くのでは、味気ない文章になってしまったり、相手を不快な気持ちにさせてしまう可能性があります。そのため、自分が恥をかかないためにも、お礼状に関する基本的な知識を身に着け、状況に合わせてお礼状を書くことが大切です。

お礼状に書くべきことと注意点

お礼状を出す際にはさまざまな注意点があります。注意点として一番に挙げられるのは、何よりも品物をいただいたらすぐに出すということです。感謝の気持ちと品物が届いたという報告を早急に行うことが大切です。明確な決まりなどはありませんが、目安としては品物を受領した日から数えて３日から４日以内には、相手にお礼状が届くようにします。

万が一贈り物に対するお礼状が遅れてしまった場合には、必ず手紙の中にお礼が遅くなってしまったことに対するお詫びの気持ちを書き添えるようにします。使用する便箋や封筒は、親しい間柄であれば、控えめな絵柄のついたものでもかまいません。しかし、目上の方に贈る場合には、できるだけ白無地の封筒や便箋を使用するようにします。

筆記具には毛筆や万年筆、インクペンを使用することが基本です。親しい間柄であれば横書きでもかまいませんが、目上の方に送る場合にはできるだけ縦書きで書くようにします。また、2枚以上の便箋を使用するのが基本です。もし、1枚で文面が終わってしまったときには、白紙の便箋を1枚付けて2枚で出すようにします。

ただ、弔事に関する手紙の場合には、2枚は「不幸が重なる」という意味になるため、1枚でおさめるようにします。文章には丁寧な言葉を使用するのが基本です。どんなに親しい間柄だったとしても、丁寧で礼儀正しい言葉を使用するようにします。また、お礼状には、お礼以外の別の用件を書いてはなりません。これは、お礼が用件のついでと思われてしまうためです。親しい間柄だとしても、他に用件がある場合には別に伝えるようにしましょう。

基本構成と書き方について、その１

お礼状の構成内容としては、頭語、時候の挨拶、お礼の言葉、本文、結びの挨拶、後付けという流れが一般的です。頭語というのは、手紙の一番初めにくる言葉のことで、結語とセットで使われます。「拝啓」などが一般的ですが、お礼状の場合には、より丁寧な「謹啓」を使用すると良いでしょう。頭語の後に時候の挨拶を書くことになりますが、

時候の挨拶というのは季節をあらわす挨拶の言葉のことで、手紙を出す時期に応じて使い分けなければなりません。例えば、お中元をいただいたのであれば、夏のことですので「盛夏の候、ますますご清栄のこととお喜び申しあげます」としたり、お歳暮であれば年末のことなので、「師走のあわただしい中、ご繁忙な日々をお過ごしのことと拝察申し上げます」などの文章があります。

結婚祝いや出産祝いのお礼状の場合には、その時期に合わせた季節の言葉や時候の挨拶を使用するようにします。また、お中元をいただく時期は、一年で最も暑さが厳しい時期であるため、暑い中での相手の体調を気遣う文面も入れたり、御歳暮の時期であれば忙しい時期であることや寒さの厳しい中での体調を気遣う文書を入れると良いでしょう。

時候の挨拶を書いた後にお礼の言葉を書きます。例としては、「お心のこもったお品を頂戴し、本当にありがとうございました」や「厚く御礼申し上げます」などの文章があり丁寧で礼儀正しい言葉で感謝やお礼の気持ちを伝えることが大切です。心配りに恐縮する旨などを書いても良いでしょう。

基本構成と書き方について、その２

お礼の言葉の後には本文を書きます。本文は難しく考える必要はなく、素直な喜びの気持ちを伝えます。あまり形式にとらわれ過ぎないようにしましょう。いただいた金品に応じて文章を考えると書きやすくなります。贈り物として現金や商品券をいただいた場合であれば、「ありがたく使わせていただきます」や「かねてより欲しいと思っておりました○○を購入させていただきました」などが適しています。

また、食べ物をいただいた場合であれば、「立派な○○をお届けいただきまして、ありがとうございました」や「美味しくいただきました」などがあります。その他の品物であれば、自分がその品物を好んでいることを覚えていてくれて嬉しいといった気持ちや、早速使用したり飾ったりした旨を書くと良いでしょう。

本文を書き終えたら、結びの挨拶を書きます。結びの挨拶というのは、手紙を締めくくるための言葉のことで、簡潔に書くことが大切です。季節ごとに使うことができるものと季節を問わずに年中使えるものがあり、その内容には相手の健康や繁栄を祈る挨拶や今後の鞭撻を願う挨拶、用件をまとめる挨拶、乱筆・乱文を詫びる挨拶などがあります。結びの挨拶を書き終えたら、最後に結語を書きます。

結語として一般的なのは「敬具」です。最後に後付けを書くことになりますが、その内容は日付、差出人の名前、先様の名前を書きます。夫に代わって妻が書いた場合には、夫の名前の左下に小さく「内」と書き添えます。このようにお礼状にはさまざまなルールやマナーがあります。しかし形式にとらわれ過ぎては、機械的な文章になってしまい、気持ちが伝わらなくなってしまいます。基本的な知識や構成を理解した上で心を込めた文章を書くことが大切です。

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