予算書の書き方

1.予算書とは
2.本文の書き方
3.収入と支出とで分ける
4.事業計画書としての書き方

予算書とは

予算書は収支計画書、収支予算書とも呼ばれ、ビジネスや会合などにおいて特定の期間内に得た収入と、発生した支出について記入する文書です。ビジネス版の家計簿というと分かりやすいでしょう。収入と支出だけではなく、当期の収支結果、前期の繰越、

次期への繰越の金額もまとめることで、期間同士を比較したり、次期以降の計画を立てることも容易になるのです。またこれらの項目はあくまで最低限の範囲であり、何の予算書を執筆するのかによって適宜項目を追加する必要があります。また積立金など、

収支に関わるけれど項目が異なるものも随時書き加えてください。予算書には特定のフォーマットが存在しません。そもそも表形式にする義務もなければ、いずれの項目も書かなければいけないということはありません。必要な項目のみを見やすい形式で記入できれば、

下記に記した内容に従う必要もありません。予算書を作成することで、費用を共有、提供しているメンバーに、その期間はどのような目的で使われたのか、元々の費用と比べていくらが実際に活用されたのかを把握することができます。会費等メンバー金銭を提供しているメンバーにとって、

予算書は不正に利用されているわけではないことを示す書類にもなるのです。また予算書を見れば、実際の金額がそれほど多くないので次回はもう少し予算を減らそう、或いはこの項目に充てる金額を増やそうというように、余った費用に関する対策を講じることも出来ます。予算をより効率よく用いるためにも必用なのです。

本文の書き方

予算書の具体的な書き方に入ります。予算書の書式は、基本的には表形式で書きますので、ワープロやパソコンで表を作成して項目を入力する方式が望ましいです。パソコンの表計算ソフトを用いれば、数値の計算も自動で行ってくれるのでミスが少なく、表の大きさや項目数などの編集も自由に行えるため便利です。

一番上には丸丸社第何期予算書というように、いつの予算書なのか分かりやすい見出しをつけましょう。その下に該当する年月日、例えば平成26年1月1日から平成26年12月31日までというように書いておくと、よりわかりやすくなります。

表の項目ですが、縦の項目は収支、支出、必要に応じて積立、横の項目は項目名、予算額、摘要や備考と分けましょう。収支、支出、積立それぞれの項目の末尾にはそれぞれの合計欄を、更に表の一番下で全体の合計金額を示す当期収支、そして前期繰越及び次期繰越の項目を用意しておきます。

積立金を入力する際は、一般の収支の合計及び繰越まで記入してしまい、その下に積立としての前期繰越、当期繰入、次期繰越の項目を記載し、最後に積立を含めた当期収支を示すという書き方もあります。

収入と支出とで分ける

上記では、収入支出を1つの表にまとめましたが、それぞれに記入する項目が多い場合は、別の表で示す方が分かりやすいこともあります。項目数に応じて適宜変更しましょう。特に項目に複数層のカテゴリが存在する場合には分けたほうが見やすいです。

例えば大きなカテゴリとして運営費や事業費、その中に含まれる小さいカテゴリとして人件費や光熱費や人件費などが存在します。カテゴリを階層化することで、費用の詳しい使い道がわかるので具体的な項目名を記入する必要がある予算書の場合に適しています。

パソコンやワープロであれば、セルの分割や結合といったシステムを活用して、表を自由に変更することもできますので、見やすい形式を考えて随時手を加えましょう。

事業計画書としての書き方

ビジネス、特に個人事業主の方やフリーランスの方が書く場合、それは事業計画書としての役割を果たします。自分が収支を把握するためのメモとしてだけではなく、取引先や融資を受ける際にも役立つ書類なのです。事業計画書として予算書を記載する場合は、売上から経費を差し引き、利益を算出するという順番になるように記入します。

収入項目として事業における売上金額をまず記入します。確定出ない場合は、売上予測などの文章を備考欄に記載してください。次に売上原価として、事業で使用した金額を入力します。売上金額から原価を差し引いた金額が実質的な利益なので、それを次の項目に記入してください。

次に必要なのが経費の項目です。経費として全てまとめてしまっても構いませんが、固定費と変動費にわけ、更に細かいカテゴリ分けを行うと相手の方にも見やすくなります。固定費というのはいつの時期であっても変わらず必要な費用のことで、具体的な項目では生活費などが該当します。

最低限、この金額があれば事業主の生活が成り立つということを相手に知らせる意味もあるため、重要です。複数人の企業であれば人件費が該当しますが、個人事業主の方は、その方自身の生活費として入力します。生活費は家賃や光熱費以外の食費や服といった購入費という意味で明記し、

家賃と光熱費は固定費の中でも別の項目として記入すると良いでしょう。具体的な出費理由を書く事は大事ですが、食費や衣料品などまで具体的にする必用はありませんから、これらは生活費としてだけ明記すればそれで構いません。細分化しすぎるのも、かえってわかりにくくなってしまいます。

反対に変動費とは、毎回必須ではない費用です。消耗品や新聞などの費用がこれに該当します。経費の項目を全て記入し終わったらその合計金額を記入し、先の売上利益から差し引きます。残った金額が営業利益となりますので、その下に項目を追加してください。

その次に、税金などの控除項目を追加します。控除は税金と保険のカテゴリに分け、更に税金の種類、保険の種類に応じて細分化するとわかりやすくなります。もし支払いがない場合は項目を追加しなくても構いませんが、相手に自分は税金などを支払う必要がないことを示す意味を込めて、

金額を0円として項目を記入する方法も有用です。合計金額を算出したら、営業利益からその金額を差し引き、最終的な利益として一番下に記入します。経費の中でも固定費は固定費での合計を入力すると計算ミスがあったとしても判別しやすくなるでしょう。

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