お断り・辞退・遠慮の言葉の例文と書き方 | 文章や手紙などの例文・文例や記入例　書き方ボックス

お断り・辞退・遠慮の言葉には、相手の地位や、相手と自分の関係により、異なる表現を使用することがあります。相手に対する礼儀を重んじ、また相手との関係を暗に表現する日本語ならではの特徴です。

日本語ではこの表現の違いを分類し

「標準語」「丁寧語」「尊敬語」「謙譲語」と定義して、相手との関係や状況などによって使い分けることが一般的です。特に目上の人に対しては相手を尊敬し、また相手に決定権をゆだねるといったおくゆかしい表現を行うことが多く、日本語はこれが出来る言語でもあります。

例えば、相手から何かを依頼され、それをお断りする場合には、親しい間柄に於いては、「お役に立てなくて申し訳ありません。」という表現を使うことが多いものです。

これは、その意味の通り、相手の期待に応えられずに申し訳ない、という意味ですが、これを目上の人や仕事上の取引相手に使ったのでは、ずいぶんとあっさりと断るんだなと取られ、次回からあまり依頼されなくなってしまいます。

その為、目上の人や仕事上の取引相手に対しては、「 何卒ご賢察の上、悪しからずご了承のほどお願い申し上げます。」という表現をすることで、色々と期待に応える様に努力をしたが、結果として答えられなかった、大変申し訳ありませんという謝罪の意味を込めた表現を使います。

同様に、相手の誘いを断る場合は

親しい間柄の場合には、「あいにく予定が入っておりますので参加いたしかねます。どうぞ悪しからず。」と本音でお断りする方が潔くてよいものですし、相手も納得してくれるのですが、目上の人に対してはせっかくの誘いを断るのですから、どうしてもお断りしなければならない事情があるというニュアンスで、「誠に申し訳ございませんが、ご要望には添いかねます。悪しからずご容赦ください。」といった表現をすることで、謝意を織り交ぜてお断りします。

このように、親しい間柄ではお断りするといった

意思を前面に出し、これを正確に伝えればよいものなのですが、目上の人に対してはそれ以上に相手の好意をしっかりと受け止め、これに対して感謝の意を示しながらどうしてもお断りしなければならない、辞退しなければならない事情があるという事を前面に出した表現をする方が、相手の心証がよくなるものです。

例としては

「せっかくのお話ですが、今回はご辞退させていただきます。」と親しい人に表現するのに対し、「折角のお話ではございますが、不本意ながらご辞退させて頂きたく存じます。」と目上の人に表現する場合もあります。

この場合、目上の人に対する表現が大きなポイントで

「不本意ながら～」「～頂きたく存じます」という文言が入っています。これは相手の気持ちは非常に嬉しいし、自分もぜひ参加したい、という気持ちを表現するとともに、最終的に辞退させていただくことをお願いする、すなわち決定権はあなたに有るという事を表記の中でアピールしています。

このような表現も目上の人に良く使われる表現ですが、辞退することに対して相手の許しを請うことで、相手に優越感を与える表記になっています。

日本語にはこのように、自分の都合を明確に表現するばかりではなく、相手に対して、特に目上の人に対しては自分の都合を押し付けるのではなく、相手の許可をもらう、または相手にとても申し訳ないという謝罪の意味を込めるといった表現を良く使うものです。これは欧米人の表現にはあまりない、言葉に込められた相手を思いやる気持ちなのです。

同様に、「良いお話で残念ですが、今回は遠慮させていただきます。」といった場合には、お断りするのが残念、という自分の残念さが中心になっているのに対し、「申し訳ございませんが、今回はご容赦のほどお願い申し上げます。」というと、どうしても出席できない自分を許してほしいというような、相手に対して謝意を汲んでほしいと思いやる表現になります。

日本語では、会話の端々に相手を思いやり、自分をさげすむという事が美徳だと思われている時代がありました。そのため目上の人に対しては自分の都合を伝えつつ、期待に応えられずに申し訳ないといった気持ちを込めています。

また、目上の人に対して許しを請う表現をすることで目上の人の機嫌を損ねないようにとの配慮が常にされている国という事も出来ます。

これは米国などの欧米諸国には殆ど無い

日本独自の文化という事ができます。欧米諸国では日本の様な回りくどい表現をする人はあまりいませんし、自分の意思をストレートに表現するため、尊敬語や謙譲語といった表現は少ないのです。

「申し訳ないのですが、今回は都合で欠席いたします。」と親しい人に対しては思ったことをそのまま簡単に表記しても、目上の人に対しては「今回は謹んでご辞退させて頂きます。」といったように、相手の事を思いやり、自分の責任を感じ相手に許しを請うといった表現になります。これが日本語のおくゆかしい表現の方法なのです。

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