社外向け報告書の書き方

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社外むけ報告書は会社の看板を背負っている社外向けの報告書は、あなたの手を離れた瞬間から「会社の意見そのもの」になります。どこに出しても恥ずかしくない報告書の書き方をご紹介いたします!

 

  1. 1.社内向け報告書と社外向け報告書の違い
  2. 2.構成は決まっている
  3. 3.社外向け報告書のタブー
  4. 4.フォーマットを作っておこう
  5. 5.恥ずかしくない報告書は拡散している
  6. 6.報告上手は仕事上手

 


社内向け報告書と社外向け報告書の違い

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社内向けの報告書の例としては、社外研修や社内勉強会の受講レポートや稟議書、始末書などがあげられます。だいたいはお勤めの企業ごとにフォーマットは概ね決まっていて、穴埋めで記入していけば完成するものですね。あるいは、社内のチームにだけ解るように、ただ文章やデータをペタペタと貼り付けただけで社内向けの報告書としてしまうことも可能です。

 

社内向けの報告書は、「短時間で作れる」ことと、「特定の相手に必要な情報が伝わる」事がもっとも重要なのです。それに対して社外向けの報告書の場合は、「会社としての意見」を「正確に伝える」ことが重要ということになります。不用意に出した情報が会社の看板を傷つけることのないよう充分に注意しなければなりません。

 


構成は決まっている

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社外向け報告書は、だいたいの構成が決まっています。書き方は用途によって変わりますが、概ね以下の様な構成に従って展開します。
 
1.顧客名…顧客名は必ず最初に書きましょう。誰に宛てての報告なのかをまず明確にさせます。
 
2.報告書タイトル…パッと見ただけで内容が判るように、20文字程度で報告書のメインテーマを書きましょう。あるいはここで結論を書いてしまってもかまいません。
 
3.日付…西暦で書きましょう。いつの時点での最新情報なのか明確に記します。
 
4.自社名…正式な名前で。あなたの氏名を記載する必要性がある場合は、役職は書かずに名前のみとします。
 
5.報告書タイトル補足…ここからが本文です。報告書タイトルを補足し、内容を明確化します。
 
6.結論…以下の過程や情報をもとに導いた結論を最初に記載します。
 
7.結論にいたるプロセス…実験方法や思考プロセスを、読んだ人がだれでも辿れるように記載します。
 
8.情報詳細…実験データや元情報を記載します。読みたい人が後でじっくり読めば理解が深まる、という性質のデータを最後に挿入しましょう。

 

特に、6,7,8がきちんと分けられていない報告書は「ダラダラ長いのに何が言いたいのか解らない」として嫌われやすいです。最初に結論が書かれていないだけで「この人は仕事が出来ないんだろうなあ」と思われやすいので、思いつくがままにダラダラと書くのはやめましょう。

 


社外向け報告書のタブー

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社外向け報告書に決して書いてはいけないことがあります。
 
1.嘘
当たり前のことですが、事実と違うこと、裏付けの無いことは決して書いては行けません。嘘をつき通す事はできませんし、嘘であったことが相手にバレた時に、全ての信頼を失ってしまいます。先輩たちの築き上げた、他社との信頼関係を打ち壊す事による損害は、お金に換算できるものではありません。
 
2.秘匿事項
これも当たり前のことですが、社外秘事項は絶対に書いては行けません。口約束で「誰にも見せないでくださいね」といっても、ファイルや紙で渡した瞬間からその情報はあなたの手を離れます。相手を信頼していても、うっかり情報が漏れてしまうこともあり、その時にあなたと相手の関係を傷つけてしまいます。誠実な相手であれば、そのような情報を受け取ることに難色を示すはずですが、まずそのように相手を困らせないよう、そもそも伝える情報に気を付けましょう。
 
3.個人情報
なにかデータを提出する時、個人情報の取り扱いに問題が無いかは充分に確認しましょう。個人情報とは、つまり「氏名、生年月日など個人が特定できる情報」あるいは「電話番号、顔写真、住んでいる場所の写真などで簡単に個人が推定できる情報」のことを言います。構成の「8.情報詳細」などにうっかり書かれていないか注意しましょう。

 


フォーマットを作っておこう

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社外向けの報告書というのは、構成も目的もだいたいパターン化されています。ですので、自分用の書きやすいフォーマットを作っておくといいでしょう。あの頃似たようなレポート書いたなあ…とかこの情報を掘り起こすのも良いですが、自分なりに使いやすいひな形が最初にあると便利です。

 

これは実はかなり大変で、すぐに評価される仕事ではないのでついさぼりがちなのですが、少しずつ時間をかけてでも完成させることをおすすめします。お気に入りの自分用フォーマットは、迅速に仕事を処理する武器になります。そのような武器が多ければ多いほど、煩雑なルーチンワークから開放され、面白い仕事に集中できるようになってきます。

 

これは神経をすり減らしながら日々の作業に追われるだけでは決して身につかないものです。社会人は35歳くらいで明らかに仕事のやり方に差がつきます。大げさなようですが、その後の一生を左右するといっても過言ではありません。

 


恥ずかしくない報告書は拡散している

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すばらしい報告書というのは、シンプルで正確でわかりやすいものです。誰もがお手本にしたいと思うので、たとえば提出先の社内で教育に使われたりもします。レポートの書き方が解らない新人に「こんな感じで」と渡されることもありますし、受け取った本人が「よく読みたいから持って帰ろう」と印刷して持ち歩いている可能性もあります。

 

人の手に渡れば渡るほど、さらに人の目に触れる機会が増えるので、あなたの名前がどこかの誰かに知られている可能性もあるのです。狭い業界の場合は巡り巡って、あの頃書いたレポートがこんなところに!なんて事もあります。

 


報告上手は仕事上手

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仕事の基本は報・連・相。誰もが知っているビジネス基礎中の基礎ですが、誰もが知っているのに未だに言われ続けているということは、つまり出来ていない人が本当に多いということです。この人は仕事ができそうだなあ、と思われることで、この会社と仕事をしても安心だ、と思ってもらえます。

 

貴方の文書を通じて会社が信頼を勝ち取ることができたとき、あなたは会社の看板を通じて社会から評価されています。社会からの評価は、あなたの所属する組織を超えた普遍的な価値として、長い人生を必ず豊かにしてくれますよ。

 

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