FAX送付状の書き方について
-
源泉徴収票・年末調整の書き方
1.所得税の年末調整とは 2.年末調整対象者とは 3.所得控除に必要な書類の提出を求める 4.源泉徴収簿の用意 5.源泉徴収簿記入...
-
弔辞の書き方
突然の訃報が届いた時、深い悲しみや大きな喪失感に包まれてしまい、誰でも胸を痛めてしまうはずです。故人とともに過ごした記憶が思い出され、言葉にならないような感情が押し寄せてく...
-
職務経歴書のベストな書き方
職務経歴書のベストな書き方に関しては、前職で各種保険に加入していた場合は勤務していた期間はしっかりと正確に書くのが正しいといえます。採用してもらってから保険に加入する必要のある仕事...
-
「所存」の意味と例文と書き方
「所存」という表現は企業における取引先への挨拶など、ビジネス文書の中では良く使われる言葉です。しかし、その本来の意味を熟知して使用している人はどれだけいるのでしょう。 &nb...
-
賞状の書き方~縦書き~
1.賞状の書き方・レイアウト 2.それぞれの書き方の詳細 3.賞状の例文 4.賞状を書く人 賞状の書き方...
-
作文の書き方:起承転結
1.文章の書き方の基本 2.実用文と小説の違い 3.実用文の重要性 文章の書き方の基本 文章という...
-
不動産登記事項証明書・交付申請書の書き方
1.不動産登記事項証明書とは 2.登記事項証明書の取得場所 3.登記事項証明書の取得方法・料金 4.登記事項証明書を取得する際の注意事...
-
祝儀袋の書き方:宴会
祝儀袋の用途は意外に広く、宴会の際も参加費用を包むのに使われる事があります。参加費用の徴収は事前や事後に実施される事も多くありますが、当日徴収の場合は、この使い方で幹事...
-
PTA会長謝辞の高校の書き方
PTA会長が謝辞を述べる最大のイベントといえば、なんと言っても卒業式です。特に卒業生の保護者が兼任していることも多く、保護者としての立場から謝辞を述べることができるでしょう...
-
お礼状の書き方:祝い袋
祝い袋というのはご祝儀袋のことです。ご祝儀袋というのは、結婚や出産、長寿だったり、子供の成長のお祝いなどのときに祝福の気持ちを表すお金を包む袋のことで、お祝いの気持ちのひと...

ビジネスをしていると様々な書類のやり取りが発生します。最近はメールを使用してのやり取りが行われることも多いものですが、メールアドレスを知らない人同士の連絡においては、FAXが優先的に使用されています。TELでメールアドレスを知らせるのは間違いのもとにもなるため、もっとも簡単な方法は番号を知らせるFAXになるわけです。
しかしながら、FAXも万能ではありません。特に複数枚のFAXを送るときなどは、その枚数をしっかり伝えておかなければ、きちんと内容が伝わらない場合が発生します。
基本的なFAX送信状の書き方は
「日付」、「宛先」、「自分の所属と氏名」、「件名」を記入します。そして、「書類名」とその「枚数」を記載します。
普通であれば、これで問題なく伝わるものですが、相手が大きな会社である場合には気を付けなければいけません。宛先欄に、所属部署や役職名を記載していない場合、同姓の人がいた場合には、その人に届かない場合があるのです。
FAXを受け取る人はさまざまな人がいますし、会社によっては部署ごとにFAXを置いている場合もあるのです。特に間違えられた人が、不在だった場合、間違いにも気が付かないため、いつまでもそこにおかれたままになる場合があり、急いでいる場合には、最速のTELがあってはじめて気が付くことさえあります。
また、宛名をTELで聞いたときに、自分の知っている漢字を記載するのもトラブルに発展する場合もあります。
たとえば、「よしださん」に送ろうと思って
「吉田さん」と思い込み、FAXを送ったものの、上手く届かない原因を調べてみたところ、実は「芳田さん」という漢字であり、運悪く「吉田さん」のところに持っていかれ、本人は何のことかわからず、未処理書類置き場に置いていた、ということも起こってしまうのです。
書類の枚数についても、十分に気を付ける必要があります。5枚の書類を送りたいときには、FAX送信状には、「書類名」とその「枚数」を記載します。この時、FAX送信状の数を含めるか、含めないかを明記しましょう。
これを書いていないと
書類の内容については相手が理解できないことがあるのです。また、送る枚数についても、気を付けましょう。特に通常のFAXは一気に送ることのできる量に制限があります。
そのFAXによっても容量は違いますが、20枚を超えるような書類を送る場合は、あらかじめ分けて送信するほうが間違いありません。このようなことを考えてみると、大事な書類をFAXを使って送るときには、間違いなく相手に書類が届いているかを確認するために、TELにて今送った旨を伝えておくほうが無難といえるでしょう。
下記の記事も詳しく書いてありますので、参考になります♪
タイトル:送付状の書き方