FAX送付状の書き方について
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推薦状の書き方
1.いろいろな推薦状 2.大学院進学の場合 3.大学院進学の推薦「素案」書き方のポイント 4.「素案」はできるだけ具体的に 5.「...
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看護要約の書き方
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筆を使った文字の書き方と書道の楽しみ方
日常生活において、文字などを書く場は徐々に減ってきていると言われています。その理由としては、パソコンやスマートフォンの普及が挙げられます。現在、1人に1台以上パソコンやスマートフォ...
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裁判所提出用意見書の書き方
裁判所提出の意見書の書き方ですが、例文を交えつつ見て行きましょう。なかなか裁判所提出の意見書を書く機会などありませんからどのようにして書けばいいのか、何を書けばいいのかわか...
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電報:英語宛名の書き方
受け取り人の名前を英語(アルファベット)にして送りたい時はもちろんアルファベットで送られると、相手の受け取り人の方は喜ばれますのでおすすめです。宛名は英語で良いのですが、住...
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のし袋の書き方:入学
入学祝いは、親戚や友人の子供が幼稚園や保育園、学校等へ就学する際に贈るお祝いです。入学祝いとして様々な贈り物が選ばれますが、中でも定番の1つが、お祝い金になります。 ...
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弔電の正しい送り方とマナーと書き方
弔電のマナーや効果的な送り方を詳しく知りたいという場合、インターネットで調べてみると良いでしょう。まず弔電とは、人の死をいたみ悲しむ気持ちをあらわした電報のことであり、故人の訃報を...
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契約書の書き方~改行~
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調査記録の書き方
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軽専用第2号様式の書き方
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ビジネスをしていると様々な書類のやり取りが発生します。最近はメールを使用してのやり取りが行われることも多いものですが、メールアドレスを知らない人同士の連絡においては、FAXが優先的に使用されています。TELでメールアドレスを知らせるのは間違いのもとにもなるため、もっとも簡単な方法は番号を知らせるFAXになるわけです。
しかしながら、FAXも万能ではありません。特に複数枚のFAXを送るときなどは、その枚数をしっかり伝えておかなければ、きちんと内容が伝わらない場合が発生します。
基本的なFAX送信状の書き方は
「日付」、「宛先」、「自分の所属と氏名」、「件名」を記入します。そして、「書類名」とその「枚数」を記載します。
普通であれば、これで問題なく伝わるものですが、相手が大きな会社である場合には気を付けなければいけません。宛先欄に、所属部署や役職名を記載していない場合、同姓の人がいた場合には、その人に届かない場合があるのです。
FAXを受け取る人はさまざまな人がいますし、会社によっては部署ごとにFAXを置いている場合もあるのです。特に間違えられた人が、不在だった場合、間違いにも気が付かないため、いつまでもそこにおかれたままになる場合があり、急いでいる場合には、最速のTELがあってはじめて気が付くことさえあります。
また、宛名をTELで聞いたときに、自分の知っている漢字を記載するのもトラブルに発展する場合もあります。
たとえば、「よしださん」に送ろうと思って
「吉田さん」と思い込み、FAXを送ったものの、上手く届かない原因を調べてみたところ、実は「芳田さん」という漢字であり、運悪く「吉田さん」のところに持っていかれ、本人は何のことかわからず、未処理書類置き場に置いていた、ということも起こってしまうのです。
書類の枚数についても、十分に気を付ける必要があります。5枚の書類を送りたいときには、FAX送信状には、「書類名」とその「枚数」を記載します。この時、FAX送信状の数を含めるか、含めないかを明記しましょう。
これを書いていないと
書類の内容については相手が理解できないことがあるのです。また、送る枚数についても、気を付けましょう。特に通常のFAXは一気に送ることのできる量に制限があります。
そのFAXによっても容量は違いますが、20枚を超えるような書類を送る場合は、あらかじめ分けて送信するほうが間違いありません。このようなことを考えてみると、大事な書類をFAXを使って送るときには、間違いなく相手に書類が届いているかを確認するために、TELにて今送った旨を伝えておくほうが無難といえるでしょう。
下記の記事も詳しく書いてありますので、参考になります♪
タイトル:送付状の書き方