旅費精算書の書き方

1.旅費精算書の特徴とは
2.旅費精算書の書き方で注意すべき点
3.出張内容の報告の書き方
4.出張旅費の内訳の書き方
5.仮払いを受けた場合の精算額について

旅費精算書の特徴とは

仕事で遠方へ出張した場合、宿泊費などの旅費を経費として申請する事が可能です。それが旅費精算書であり、出張旅費精算書とも言います。企業によってはあらかじめ会社から予算を支給される場合も有り、その使用に関する費用の内訳や精算も行うのです。予算支給がある場合は、実際の消費より高額であることが多く、足りない分を会社に請求するというよりは、余った分を返却することが多いのも旅費精算書の特徴です。

旅費精算書の書き方で注意すべき点

旅費精算書の書き方で注意すべき点は、出張内容の報告と出張旅費の内訳、そして事前に予算、つまり仮払いを受けた場合の精算額の3項目です。加えて領収証の提出があります。そして内容を書く前に、旅費精算書の書式を確認してください。基本的には企業毎に表形式でテンプレートが作成されているので、それを取得し必要事項を記入して提出という流れになりますが、もしない場合はインターネットなどで旅費精算書を検索し、形式や例文などがわかりやすいテンプレートを取得しましょう。

特に初心者の場合、自分で一から作ると必要箇所がぬけてしまう可能性もあるのです。帰社後必ず提出することになりますから、書式については出張前に作成しましょう。ワープロソフトやパソコンで作成した場合はそのデータを残しておけば、次回以降の出張にも役立ちます。

出張内容の報告の書き方
書式を入手できたら内容を記入していきます。まずは出張内容の報告です。出張内容に関しては、別途出張報告書を作成することになるため、こちらでは簡易的な内容で十分です。旅費精算の概要という位置づけであり、具体的には出張先と出張期間、出張目的の3点を記入すればよいです。

項目ごとに入力欄が分かれているので、出張先は九州、期間は2015年4月1日から4月7日、目的は九州にある取引先企業との打ち合わせというような例文にすればよいでしょう。もちろん取引先企業は社名をきちんと正式名称で書きます。

出張内容の報告の書き方

書式を入手できたら内容を記入していきます。まずは出張内容の報告です。出張内容に関しては、別途出張報告書を作成することになるため、こちらでは簡易的な内容で十分です。旅費精算の概要という位置づけであり、具体的には出張先と出張期間、出張目的の3点を記入すればよいです。

出張旅費の内訳の書き方

次に出張旅費の内訳です。細かい点では企業毎に異なる場合もありますが、共通点として以下の4点、交通費、宿泊代、日当、食事代があります。またそれぞれがどういう用途で用いられたのかを示すために、訪問先や交通手段などの項目もあるのであわせて記載します。

例えばホテルに宿泊して1万円の宿泊費が発生したのであれば、訪問先にホテルの名前、宿泊代の欄に1万円を記入するのです。自宅あるいは自社からホテルまで直行したのであれば、その分の交通費及び交通手段もその欄に書きましょう。取引先や顧客への訪問についても同様に記載します。その場合の交通手段及び費用は、当然前の場所からの移動に関してのみ記入します。

内訳の中で、最後の食事代については企業によって含む場合とそうでない場合があります。毎日の昼食代を経費として会社負担で支払われていない場合は、含まない可能性が高いでしょう。また日当の一部に食事代を含んでいることもあります。必要項目については企業毎の旅費規定によって定められているので、項目が不明な場合は旅費規定を確認するか、経理担当者に尋ねましょう。

仮払いを受けた場合の精算額について

最後に仮払いを受けた場合の精算額についてです。記入場所は旅費精算書の書式に応じて各自判断するか、会社の指示に従ってください。まず仮払金の欄に出張前に受け取っていた金額を記入します。この金額は受け取ると同時に出張旅費の仮払金申請書、受領書を貰うので、旅費精算書を記入するまではなくさずに保管しておき、金額を記入するときに確認しながら行います。

次に実際金の欄に、出張の間に使った金額を記入します。そして仮払金額から実費を引いて計算し、その結果を精算額の欄に記入して完成です。上司あるいは経理担当者に書類を提出し、過剰分を返金して手続きも終了します。出張中は、面倒であっても支払いの旅に領収書を受け取っておくことが大事です。

上記の出張旅費の内訳の金額や実費の計算がしやすくなりますし、自己申告より信頼が置けるためです。また交通費、宿泊代、日当、食事代以外の費用が発生した場合に、領収書があればこれは経費に該当するのか否かを判断してもらいやすくなります。経費に認めてもらえるのであれば、内訳の欄に雑費などとしてまとめて記入することが可能です。

旅費精算書の記入や提出の際、領収書も持参して確認してもらうとより確実でしょう。一方で、それらの雑費は旅費や交通費などの出張とは無関係として、別に精算処理を行う企業もあります。費用として認めてもらえるかどうかだけではなく、認めてもらえる場合の事務処理に関してもきちんと理解しましょう。

その他では、冒頭に旅費精算書と明記すること、その下に右詰めで記入年月日、自分の氏名及び所属を書く事を忘れないでください。もしミスが起こった場合に誰のものか解らないと対応に時間を要してしまいますし、自分でミスに気づいた場合でも、修正がしにくくなります。またその次に出張旅費について下記の通り申請致しますと一文を入れましょう。

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タイトル：医療費控除の交通費の書き方

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