議事録の書き方について
-
病院実習のお礼状の例文とマナーと書き方
私は薬学部を卒業しまして、病院実習は、千葉県にあります某病院に行きました。時期的にはちょうど就職活動の時期とかぶり、毎週末都内に行っておりました。今思えば非常にハードな病院実習でし...
-
遺言書の書き方
遺言にはいくつかの種類があります。まず大きく二つに分けることができます。普通方式と特別方式です。普通方式とは通常の遺言のことで特別方式とは死期が近い場合や、或いは伝染病で隔...
-
「次第です」の意味と例文と書き方
私たちは人との関わり合いのなかで日々の生活を過ごしています。自分一人で生きているという人がいたとしても、他人とまったくかかわりを持っていないという人はいないはずです。 &nb...
-
昇進推薦文の書き方
1.昇進推薦文について知っておく 2.推薦文の書き方の基本とポイント 3.推薦文の書き方と例文 昇進推薦文に...
-
人事考課の書き方・例事:事務編
1.書き方における全体の流れ 2.人事考課の期首における書き方 3.期中における書き方 4.期末の最終評価の書き方 &nbs...
-
主婦の職務経歴書の書き方
結婚を機に職場を退職して、出産、子育てに忙しく過ごしてきた人でも、子育てがひと段落したら、また働きに出たいという場合も多いことでしょう。そういった場合に、必要になるのが、ま...
-
正しい手紙の書き方とは
最近では、電話やメールの普及によりあまり手紙を書いて近況を報告しあう人も少なくなってきましたが、いざ手紙を出す時にマナーを知らなければ相手に失礼になってしまうこともあります。 ...
-
台本の書き方
1.台本の基本的な構成について 2.宛名の書き方の基本 3.台本の書き方 台本の基本的な構成について ...
-
昇格稟議の書き方
昇格稟議を作成するにあたり部下の長所をわかりやすく記入することが一番です。当たり障りのないような誰にでも当てはまる長所だとインパクトが弱く担当者に印象に残らないため、推薦す...
-
お祝いののしの書き方
お祝い事に際して贈り物をする時は、箱に「のし」を掛けて仕上げます。友人や親族にお祝い事があった時、贈り物をする際に欠かせないものです。贈り物を受け取った方が最初に目にする部...
議事録における重要なポインと書き方
議事録は会議に出席した人にとっては再度確認するものですが、会議に出席していない人にしっかりと読んでもらえて理解をしてもらうことが必要になってきます。あまりだらだらと字を書きならべたようなものは、見ただけで読みたくなくなるという人もいることでしょう。
そのために議事録は簡潔で、ぱっと見てもきれいで読もうという気持ちにさせてくれるものである必要があるのです。用紙上での文章のバランス、文頭や文末の揃い方、適度な余白などを考えて見やすいものにすることで、読んでもらいやすくなります。目安とすると一文が50文字で4行くらいの200文字程度を一つの文章として書く富みやすくなるでしょう。
議事録は、標題、内容の要旨、詳細の内容の3つから成り立っています。標題は簡潔に「について」「の件」「に関すること」などとし、内容の要旨は決定した内容や出た意見を箇条書きにして書きます。そしてそれらの箇条書きの内容について詳しく説明されたものが詳細ですが、それもだらだらと文章に綴っていくよりも200字程度にまとめると見やすくなります。
その3つのものを「標題」「内容の要旨」「詳細内容」の順で書き、1つの標題が終われば次の標題からまた始めます。詳細の内容においてもたくさんの事柄があるときには「見出し」「小見出し」「説明文」という3つの構造で書くようにします。これらは議事進行の流れに沿って書くか、同じような内容があるならそれらをまとめて書くようにするとよいでしょう。
議事録を書くためにすること
議事録を書くために最近では録音をして後になってまとめるという方法をとっている人も多くなりましたが、それなら実際に文章にしていくときにとても時間が掛かってくるのです。ではどうすればよいのでしょうか。会議中に議事進行の内容、人の発言したことをメモしていくのです。できれば誰の発言かもメモをするとよいでしょう。
人の話した内容を一字一句聞き逃さずにメモすることはとても大変なことなのですが、書記にあたった場合には会議中はメモをとることに集中します。自分で会議中にメモをすることによって、書きながら頭の中で「決定事項はこのことだ」とか「これとこれはよく似た内容だ」などと感じていくことも可能になってきます。
そして会議が終わったら自分のメモを見直して、主語を付け加え、関連性のある分をつなげて文章かしていきます。会話文を、わかりやすく文章にするのは難しいところもあるのですが、実際に会議に出席していてどのようなニュアンスで発言をしていたかを理解することも書記の仕事でもあります。
ですので、話し言葉をそのまま書くのではなく、その言葉をわかりやすく変更したり、補記したりすることも必要になってきます。それから自分なりに「の件」「について」ということでまとめていきます。議事進行のための事項書があらかじめあるならそれに沿ってまとめていくようにします。
実際の会議の議事録の例文
議事録を見た時にいつのどんな会議のことかがわかることがまず必要なので、大きな標題として「顧客管理システム機能追加に関する会議議事録」という大きな題を大きな字でわかりやすく書きます。読み手がひと目でわかるものである必要があります。
そしてその会議がいつ、どこで行われたかを記入します。残していくものなので、年号は元号ではなく西暦を使用するようにし、時間も24時間形式で書くことが望ましいです。
次に出席者の名前を書くのですが、地位の高い人から順に書くようにします。会社の組織の場合は部署の序列も関係してくるのでその点に注意をします。
いよいよ本文に入りますが、まずは何について話し合ったのかという内容の要旨を書きます。たとえば「売り上げ見込み自動計算機能の追加開発のご要望」「セキュリティ機能に関して」「開発費用とスケジュール」の3つの件について話し合われた場合には、番号を付けて順に書いていきます。
1番が「売上下見込み」の件の場合には「1」としてその要旨を書き、続けてその決定事項や詳細内容を書いていくようにします。
それが終われば次に「2」と番号を付け「セキュリティ」の件と要旨を書き、続けてその決定事項や詳細を書くようにします。
3つ目の内容も書き終われば、最後に「次回の会議はいつ、どこで何について話し合うのか」という内容のことを見やすく書いて締めくくるようにします。
要約のポイント
議事録を書くときには、よみやすくするためにに要約をすることがとても大切になってきますが、会議で決まったことがきちんと書かれているか、また皆に知らせないといけないことが正確に書かれているかどうかがとても重要になってきます。
特に日時、数量、場所、手段などの項目が抜けていると、会議に出席していた人でさえはっきり覚えていなくて人によって違うことを言ったりすることもあるので、その事柄は正確に記述をするようにします。とにかく誰が見ても会議で話し合われた事項がよくわかり、しかも読みやすいものであることが重要です。
ビジネスにおける書類の書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル:議事録の書き方
タイトル:稟議書の書き方
タイトル:持ち回り決議の議事録の書き方
タイトル:会議の議事録の書き方