送付状の書き方

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  1. 1.送付状とは何か
  2. 2.形式と書き方
  3. 3.例文と注意

 


送付状とは何か

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必要な書類とか物品を相手に贈る場合、ビジネスであれ就職活動であれ、必要な物をそれだけで送っても、受け取る側はほかにも多くの物を受け取っている立場の人が多く、何を目的に何を送って来たものなのか把握し切れずに困る事があります。受け取る相手の立場を考えないこういう状態を無礼・無作法と言います。

 

必要な情報を伝える報道の基本「5W1H(いつ、どこで、だけが、なにを、どうしたのか、それはなぜか)」はそのまま社会で送受信される通信の際の基本でもあります。いつ誰が誰宛てに何を何の為にどれだけの量を送っているのか、何故そうしているのかを受け取る側に伝える必要があります。それを記した添え書きを添付するのが礼儀とされています。その添え書きのことを送付状、または添え状と言います。

 


形式と書き方

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送付状は普通一枚限りの紙ですが、形式は決まっています。相手に伝える必要な情報として書かなければならない項目は次の(a)~(i)です。
 
(a) 日付
右上に、送付・郵送する年月日を記載します。元号、西暦どちらでも構いませんが、送付・郵送する文書で使用されているものと統一することが適切です。
 
(b) 宛先名
日付の行より下、左上に、送付・郵送する物を受け取る相手の名前をその人が所属する組織名と共に記載します。宛て先が個人名の場合には、個人名の青tに「様」または「課長」などの肩書を書きます。「殿」を使うことも公式の文書では間違いではありませんが、今日では誤解する人が多い為、避けた方が良いでしょう。宛て先が組織名であれば、その中の担当者宛てという意味で組織名の後に「御中」と記載します。
 
(c) 差出人名
宛先名の行より下、右上に、書類・物品を送付・郵送する本人名を所属する組織名と共に記載します。但し、学生の場合であれば住所と氏名で構いません。必要に応じて、電話番号、電子メールアドレスなども記載します。
 
(d) 題名
差出人名の行より下、中央に、これは何を書いてある紙なのか分かるようにタイトルを付けます。例えば、「物品送付状」とか「応募書類送付状」とか「応募書類について」とか短くて構いません。
 
(e) 挨拶文
「拝啓」で始まり、「敬具」で終わる決まったビジネス文章がありますので、それを使用します。その文章の中に自分が送っている物の内容に触れておき、詳細は紙面下記に列記している事を記述します。
 
(f) 記
挨拶文の行の下、中央に、以下送付・郵送している物を列記しますという意味で「記」と記載します。「記」とは所謂リストという意味です。
 
(g) 送付している文書、または物品
「記」と記載した行の下に、送付・郵送している書類・物品を箇条書きにして列記します。その項目名の右側に数量を記載します。書類の場合には単位として、1式、2式のように「式」又は「部」を使用します。物品の場合には、その物に応じて「個」「本」などを使用します。
 
(f) その数量
上述(g)の通り、必要な物が必要な数だけ送られてきているのか確認する為にも数量の記載も重要です。数量を記載するからこそ送り状としての価値があると言っても過言ではありません。
 
(i) 以上
最後に、これ以下には何も記載がありませんという意味で、右側端に「以上」と記述します。

 


例文と注意

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参考として例を挙げて注意点を書き添えます。

 

「拝啓 貴社益々ご盛栄のこととお慶び申し上げます。
 
この度は、お忙しい中、応募までの過程を説明して頂く機会を持って頂き誠に有り難うございました。
 
つきましては、応募に必要な書類として下記の通り同封しております。お手数をお掛けいたしますけれども、ご査収の程宜しくお願い申し上げます。
 
末筆ながら、貴社の今後のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。 敬具」

 

<注意点1>「拝啓」と来れば、必ず対で「敬具」で締めることを忘れないようにしましょう。または「謹啓」と「謹白」とを使うこともあります。しかし、「拝啓」と「敬具」とが最も多く使われていますので、これらを使うほうが無難です。
 
<注意点2>「拝啓」の後には、読点を使いません。一字分空けるのが普通です。
 
<注意点3>「拝啓 貴社益々ご盛栄のこととお慶び申し上げます。」と出だしを一行で書く場合には、最後の締めも「末筆ながら、貴社の今後のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。 敬具」と一行で書くようにしましょう。「敬具」だけ一行下に書いている例を沢山見掛けますが、誤りです。
 
もしも、出だしを二段にして
 
「拝啓
貴社益々ご盛栄のこととお慶び申し上げます。」
 
というように「拝啓」だけを最初の行に持って来る場合には、最後も、
 
「末筆ながら、貴社の今後のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
敬具」
 
と二段にして「敬具」だけを最後の行にします。
 
つまり、日本語は対で使用するように出来ていることと対で使用することが礼儀であり、それが文書の作法であることを覚えておきましょう。
以上

 

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