昇任・上申書の書き方

1.部下を昇任させるために作る上申告書
2.上申告書の書き方　冒頭
3.上申告書の書き方　核心部分とまとめ方
4.既成のテンプレートでも良いか？
5.派遣やアルバイトを正社員に推薦したい時
6.上申告書についての注意点

部下を昇任させるために作る上申告書

自分の部下を昇任させるために上司である、あなたが書くのが上申告書です。部下の誰にでも当てはまる長所などではなく、推薦するその部下「ならでは」の具体的な実績や能力を記述します。

上申告書を会社に上申することで、初めて会社がその部下の能力に気づき、あなたの上申告書に基づいて、面接試験が行われることになります。ですから、面接を前提とした上申告書を書く必要があります。面接では対象となった部下の評価点について確認されることになりますから、

あなたの上申告書の内容と面接時に部下が答えた内容に食い違いがあると、部下の昇進どころか、あなた自身の評価も下がりかねません。そこで、会社の面接に先立って、あなた自身で部下の面接を行ったり、推薦文の内容を部下にも充分確認してもらっておくことが必要です。

上申告書の書き方　冒頭

具体的な書き方としては、上申告書にはその書類であることを示すために昇任の推薦文や推薦のお願いといったタイトルをつけ、本文を始める前に中央揃えで記載するのが基本です。あなたの氏名、所属部署、日付の記入も必須です。これらはタイトルの右上に右揃えで、

「文字均等揃え」などの機能を使って、きちんと揃えて明記しましょう。また、宛名としては人事部長宛てが一般的ですから、人事部長○○殿として冒頭に、横書きであれば左上に来るように記載してください。そして本文の前には拝啓などの頭語、季節の挨拶などから書き始めます。

上申告書の書き方　核心部分とまとめ方

次に昇任させたい部下の氏名と、昇任させる理由を具体的に記述します。どのような点が昇任にふさわしいのか、昇進させた結果として会社にとって、どのような利益をもたらすかを明確に記述します。営業成績など数字で表すことができるものがあれば客観性がでますのでベストです。

しかし、必ずしも数字で表せない場合もありますので、それが困難な場合は、例えば、あるプロジェクトを自分の「右腕」サブリーダーとしてまとめ上げ、そのプロジェクトが終了し、こういった成果を生み出したということ、などでも良いでしょう。

昇任推薦箇所が複数ある場合は箇条書きでまとめ、その理由についてそれぞれ記述することで、部下の能力や特徴が判断し易くなります。できれば、加えて現在はどのような仕事をしていて、将来的にどのように仕事にステップアップをしてゆく事になるのか、

ということにも言及します。そのために昇任を考えて欲しいという流れの文面が最適です。末尾はご検討あるいはご配慮をお願いします。という文章で締めるくくります。結語は敬具、敬白など、拝啓に対応するものを書きます。

既成のテンプレートでも良いか？

なお、昇任推薦理由については部下によって千差万別ですし、必ずあなたが記述しなくてはいけませんが、それ以外の部分はテンプレートを使っても問題ありません。書き終えた上申告書はデータを保存しておき、次の部下を昇任させる際の参考にすることができます。

保存しておくことを忘れないようにしましょう。また、初めて上申告書を書く場合はあなたの上司などの経験者に書き方を尋ねてみるのも良いでしょう。特に自分が昇進した際に、その時の上司が同じく上申告書を書いていたはずですので、その上司に相談してみるのが一番です。

派遣やアルバイトを正社員に推薦したい時

また、昇任させたい部下が派遣やアルバイトの扱いで、それを正社員に昇任させたい場合は、正社員に登用して欲しいということを、これもまた必ず具体的な理由として、勤務歴、職務内容、勤務態度、能力の高さ、所属部門での貢献度などを簡潔に書きます。ただし、対象の派遣やアルバイト社員が20代などの若い人の場合は、会社にとっては生涯賃金2億円以上の「買い物」をすることになりますので、あなた一人の上申告書では難しいケースもあります。

上申告書についての注意点

会社によっては、上申告書の書式あるいは様式が指定されている時があります。推薦する際はその書式、様式に則り、記載する必要かありますので、事前にあなたの上司など、経験者に確認してください。会社で用意された書式、様式の上申告書がある場合はそちらを優先させますので、くれぐれも独断で作成してしまわないように注意してください。

特に指定がない場合は、A4用紙に1枚程度の文量で書くのが一般的です。また、特殊なケースとして、文章を記述する以外に、任意のいくつか設問項目が用意されていて、その中から部下に該当するものを選択する、という方法を用いる場合もあります。

また、該当するものを選ぶだけではなく、その項目に対してその部下は適している、普通、適していないという、否定的な設問を含めた選択肢が用意されている場合もありますので、充分注意して選択しましょう。

前途のとおり、会社は上申告書や部下の昇任面接によって、部下だけではなくあなた自身の評価もしています。あなたがその部下に対してどのような能力査定をしているのか、部下とのコミュニケーションはどの程度行われているのかを評定しているのです。自分の能力評価にも関わってくるので、上申告書は自分が面接を受けるくらいの覚悟をもって作成しましょう。

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