アルバイト採用の断り方の例文とマナーと書き方

就職活動を経て、アルバイトとして採用されたにもかかわらず、いただいた内定を辞退したくなるような場面があります。たとえば、平行して応募していた他の企業から内定をいただいた場合や、面接時に仕事内容や会社の雰囲気が自分に合わないと感じた場合等です。会社側としても、内定辞退はよくあることなので、大きく気にすることはないでしょう。

そもそも内定辞退を想定した上で、企業は求人の掲載、面接等の選考活動を行います。このため、あなたが入社しないことにより会社になんらかの大きな損害が生じることはまずありません。そして、それが、アルバイトでの採用であれば、尚更、会社側は大きく気にもかけません。

ただ、そうはいっても既に入社しないことが自身の中で決まっているわけですから、なるべく迷惑がかからないように、そして失礼がないように、できるだけ早く相手方企業へ内定を辞退の連絡をするべきです。

なぜなら、相手方企業が内定辞退を想定しているとはいえ、少ない人数で業務を回さなければならないことや、求人の掲載期間が過ぎている場合等は再び求人を出さなければならない場合等がありえるからです。

つまり、一定程度の迷惑がかかる場合がありえるということです。「どうせ、入社しない会社であるから」と、後回しにする等、おざなりにするのではなく、丁寧に連絡した上で、後くされなく気持ちよく去るほうが、良いです。

このようなアルバイト採用を断る場合は、以下のような断り方で十分です。

基本的には、メールで断れば十分です。ただし、手紙で断るほうがより丁寧であるとはいえます。メールあるいは手紙での断り方は、下記を参考にしてください。手紙の表題あるいはメールの件名は、わかりやすさを重視して、端的に、「内定辞退のお詫び」等としてください。手紙・メール本文は以下のように記載すると良いでしょう。

まず、「株式会社○○」（応募先の企業名）、と書き

改行し、「ご採用担当○○様」、と書いた上でさらに改行し、「○○○○年○○月○○日」と日付を入れ、改行します。そして、以下の流れで辞退の旨を相手方企業に伝えます。「お世話になっております。先日、○○（求人情報誌の名前）をみて応募させていただいた○○○○（自分のフルネームの名前）です。ご採用のご連絡ありがとうございました。

しかしながら、一身上の理由により、採用を辞退させていただきます。多大なご迷惑をおかけすることになり、誠に申し訳ありません。何卒よろしくお願いいたします。末筆ながら貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。」と記載します。

このように書いた上で、最後に氏名とメールアドレス、住所、電話番号等の連絡先を書きましょう。なお、相手方企業の名前や採用担当者の名前については、間違えることなく、しっかりと記載しましょう。日付については、メールの場合であればメールで送信する場合、送った日付はメールボックスには残ります。

しかしながら、丁寧で正式な文書ということからすれば、入れることが望ましいです。手紙について、以下の点に特に留意すべき点です。手紙の場合であれば、ペンは黒の万年筆かボールペンで自書によって記載するべきです。そして、便箋は白地で縦書きの物を選んで下さい。キャラクターの絵が入っていたり、柄が入っていたり、黒等のカラーの物は望ましくありません。

封筒は、上記の便箋を三つ折または四つ折にして入る物で、縦長でシンプルな物を選んで下さい。なぜなら、アルバイト契約の内定辞退の通知とはいえ、ビジネスの場面で使うものなので、不適切な物を選ぶべきではないからです。そして、くれぐれも郵送料金の不足とならないよう、重量を測った上で切手を貼り付けて下さい。

なお、手紙は、受取人に届くまで一定のタイムラグがあります。

遠方である等の事情がある場合には、先に電話で一報を入れてから、手紙を送付するほうがより望ましくはあります。ところで、相手方の企業もアルバイト採用であることから、辞退の理由について、しつこく尋ねてくることは考えがたいです。

とはいえ、正社員登用の可能性がある場合やアルバイトでの募集でもフルタイム勤務に近い働き方である場合などでは、内定辞退のメールを送った後に、相手方企業が理由を尋ねるために電話をかけてくることも想定されます。このような場合、つまり電話がかかってきた場合の断り方としては、「社風が合わないと感じた」や「他社に魅かれた」というような本音を告げるべきではありません。

「体調不良」や「両親の介護」等と告げるなどお互いの気分が悪くならないような理由を述べるほうが無難です。このような理由が嘘であることは企業側も薄々は気付いています。しかしながら、本当の理由を述べても角が立つだけでお互いに良いことがありません。

なぜなら、人と人、あるいは、企業と企業はどこでどのように繋がっているかがわからないからです。このため、相手方が気を悪くしない、つまり失礼のない対応をすることが望ましいからです。もちろん、体調不良や両親の介護等の理由が本当の場合もあります。その場合は、そのまま答えれば良いでしょう。

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タイトル：大学院辞退届の書き方

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