離職理由の書き方

1.離職理由を書く場面
2.お礼状の書き出しについて
3.さまざまな場合に応じた離職理由

離職理由を書く場面

離職理由を書かなければならない、あるいは書かなければならないと考えられる場面はいくつかあります。まず、今勤めている会社を離れるその時に書かなければならないのは、退職願です。これは、自主的に社員が辞める時に、直属の上司に預けるものになります。

似たような言葉に退職届がありますが、こちらは会社側からの理由で辞める場合に出す書類で、退職願とは別のものになります。この退職願ですが、これには離職理由は具体的に書きません。どのような理由があって退職する場合でも、一律に「一身上の都合で」と書きます。

また、退職願のフォーマットはだいたい決まっており、B5の白無地の紙に、ボールペンを使って縦書きで、必要事項を記すだけのものです。退職願という題と、退職理由の一文、退職する日付を添えて、自分の氏名を一段下げて書きます。宛名は社長とし、自分の名前よりも上側になるように書きます。

退職する日は、退職願を提出する日です。書き終わったらたたんで封筒に入れ、上司に手渡せばよいでしょう。手渡す際に、しっかりと退職したいという意志表示をしましょう。というように、退職時には離職理由の書き方をあれこれ考える必要はありません。具体的な離職理由を書かなければならないのは、再就職、転職する場合なのです。

特に、一番最初に見られる履歴書には離職理由を書いたほうが良いのでしょうか。少なくとも、履歴書に書かずとも面接で聞かれることは間違いないですし、もしかしたら筆記で訊かれる可能性もありますから、準備は必要になるでしょう。

離職理由の書き方

まずは、履歴書には離職理由を書かなければいけないのでしょうか。結論から言えば、具体的には書かなくても構いません。履歴書は書けるスペースも限られていますから、前述の流れでいえば、退職願を出してやめた場合には「一身上の都合で退社」、退職届を出すように言われた場合には「会社の都合で退社」のような、簡単な書き方をしてよいでしょう。

ですが、もちろん具体的な理由も書けるように準備しておかなければなりません。離職理由は、採用する会社がもっとも気にしているところだといっても、過言ではないからです。採用しても、またすぐに辞められてはたまったものではありませんから、採用担当はどんな理由で前の会社を辞めたのかを気にしています。

志望理由とセットで、気を遣って書かなければならない部分だといえます。そこで、まずいちばんに、ネガティブな書き方をしないように注意しておきましょう。たとえば、離職理由で多そうなものには、同僚とのいざこざや、上司とそりが合わない、などの人間関係の問題があると思います。

これをそのまま書いてしまうと、採用担当は、人間関係がうまく行かないと辞めてしまう人なのだと思ってしまいます。これでは、採用に難を示してしまっても仕方がありません。同様の理由で、残業が多い、給料が安い、などの会社を批判する内容を安易に挙げてしまうと、採用する側は足踏みしてしまうのです。

会社批判は、そのまま入社後の会社への不満へ繋がる可能性をはらんでいます。ですから、できるだけポジティブな理由を書くようにしましょう。「やりたいことがあって退職した」というような前向きな文章にし、そのまま志望理由につなげることができればよりよいものになります。

自分の資質が生かせる、特技を利用できる、などの自分の能力と絡められるとベストでしょう。実際にはネガティブな理由が主で退職したとしても、それをわざわざ採用担当に伝える必要はありません。

もしもネガティブな理由しかなかった場合には、いっそどこにも具体的な理由を書かないようにしてもいいでしょう。面接の際にも、訊かれるまで言わないようにしてしまいましょう。訊かれた場合には、仕方がないので正直に話すしかありません。ですが、できるだけ前向きなことばで締めるようにします。

さまざまな場合に応じた離職理由

さきほどは一般的な離職、転職について書きましたが、人によって置かれている状況はさまざまです。履歴書から見えてくる、その人が置かれている状況によって、採用担当の見る部分も変わってくるために、特に強調するべき部分も変わってきます。

たとえば、転職回数が多い人の場合は、「またすぐに転職してしまうのではないか？」という懸念が他の人よりも強くあるでしょう。ですから、これで転職は最後だということを、特に強調する必要があります。この会社で長く働きたいという意志と、これまでの転職をなぜしてきたのかを、前向きなことばで綴りましょう。

転職が多いことはネガティブにも見られますが、さまざまな経験を積んできているということでポジティブなアピールに転化することができることでもあります。上手に離職理由と志望理由に織り込んでいけるとベストです。

また、望まない退職理由も中にはあります。たとえば、病気などで長期療養していた場合です。これは仕方がない理由ですから、飾らずに「長期療養のために退職」と書くしかありませんが、採用担当が気にするのは、長期療養が原因で仕事の質が低下しないか、という点です。

ですから、長期療養中にがんばっていたことや、勉強していたことなどを書き添えておくと、より印象が上がるでしょう。仕事をしていない間にも、仕事のことを考えていたというアピールになるからです。また、これは離職理由とは違いますが、病気が完治しているということにも触れておきましょう。

病気が原因で仕事に支障が出る、と思われないように、医師の所見のほか、自分からも一言添えておくのがいいでしょう。健康状態の欄などにひとこと「業務に支障なし」などと書いておくだけでも、印象が少し違います。

また、会社都合での退職の場合は、「会社都合で退職」と書くことになりますが、この会社都合ということばには幅広い意味が含まれています。懲戒免職になった場合にも会社都合ということになります。そういった傷のつくような理由でない場合、たとえば所属部署の閉鎖などによる解雇の場合には、そのように書いておいたほうがいいでしょう。ネガティブな想像をされずに済みます。

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