源泉徴収票・年末調整の書き方

1.所得税の年末調整とは
2.年末調整対象者とは
3.所得控除に必要な書類の提出を求める
4.源泉徴収簿の用意
5.源泉徴収簿記入の注意事項
6.制度の変更にも注意をしましょう

所得税の年末調整とは

所得税の十の所得のうち、企業から給与をもらっている方は源泉徴収制度によって毎月の給与から概算で源泉徴収されています。この源泉徴収はあくまでも概算であって、年度の途中で子供が生まれたり、生命保険契約を新たに締結したりと個人的な事情が変化すると金額に変動が起こります。

そこで、企業の給与計算担当者が年末において正式に給与に対する所得税額を計算して、過不足を調整して申告することを「年末調整」といいます。年末調整で注意を必要とすることは３つあります。年末調整の対象者は誰なのか。対象者に対して、必要な書類を提出してもらっているのか。源泉徴収簿が用意されているのかの３点について、源泉徴収票を作成する際には注意をしていきましょう。

年末調整対象者とは

一つ目の、年末調整対象者は誰なのかについては、従業員の入退職と、年末までの総支給額が関係します。まず、従業員には源泉徴収票作成のため、「給与所得者の扶養控除等申請書」の提出を求めます。この書類は「最初の給与を受け取る日の前日」となっていますので、タイミング的には入社時及び前年度の年末調整前に毎年度ごとに申請書を提出していただきます。

この申請書（マルフ）は一つの会社にしか提出できないことになっているので、２つ以上の会社から給与を受け取っている従業員で、マルフの提出を受けている場合には、要確認といえるでしょう。もちろん婚姻や離婚、出産などで個人の状況が変わる場合には異動届けを提出してもらってください。

また、年末に在籍しているのかも条件に入っています。よって、退職者に対しては、次の職場で年末調整を受ける必要が出てきますので、源泉徴収票を作成したら、年末調整時期前に作成し、送付してあげてください。

また、その年の収入が2000万円を超える方や、災害減免法の規定により徴収猶予や還付を受けている方は、源泉徴収対象から除外されていますので、注意をしていきましょう。また、あらかじめ年収が2000万円を超えることが確定している方には、個人で確定申告が必要である旨を通知しておきましょう。

所得控除に必要な書類の提出を求める

所得税の計算には所得控除等の確認のための書類の提出が必要となります。先に述べたマルフについては、全員提出をお願いしてください。そのほかの書類は該当者のみに提出を求めていきます。まず、年度途中で転職し入社した従業員については、前職分の源泉徴収票を提出したもらいます。

所得税は１月１日から１２月３１日の所得に対する計算になりますので、前職場にて源泉徴収されている金額も含めて計算をする必要があるためです。もし、提出を受けなかった場合には、個人にて確定申告が必要となることも注意していきましょう。

また、生命保険や火災保険などの保険契約を締結している方及び配偶者の特別控除が対象となっている方については、保険料控除申請書兼配偶者特別控除申請書の提出を求めましょう。申請書には、申請者が自ら記入し計算できるようにわかりやすく記号で表示がされているので、従業員本人に必ず記入するように指導をしましょう。

これらの控除には保険会社などからの年中の払い込み掛け金の証明書が年末調整用で発行されていますので、保険会社から届いたら保管するように周知をする必要もありますので、早めに呼びかけをしておきましょう。

源泉徴収簿の用意

年末調整が初めてという担当者の方も、源泉徴収簿があれば記入していくことで年末調整に必要な計算ができますので、まずは源泉徴収簿の用意をしておきましょう。源泉徴収簿の様式は国税庁のＨＰからPDFデータをダウンロードすることが可能となっています。

又、給与計算システムなどを導入している会社については、システム錠の給与データより計算して出力することもできます。源泉徴収簿の書き方は、まず１月から１２月までの年中に支払った総支給額と社会保険料などの控除金額などをシートに記入していくことで行います。

年末調整は個人の所得税の精算を行うことになるため、目的は源泉徴収簿の右下の差し引き超過額または不足額を計算することにあります。この結果がマイナスであれば従業員に還付し、プラスの場合には逆に徴収する必要があります。

源泉徴収簿記入の注意事項

源泉徴収簿は、支給月日、総支給額、社会保険料の控除額のほかに扶養親族などの人数などの個人の状況も加味していきます。その際に注意したいのが、たとえば年中で扶養家族などの状況が、婚姻や離婚によって異動してしまった従業員です。

毎月の源泉徴収額は概算で計算していますので、たとえば10月まで母子家庭で扶養親族であるお子さんがいらっしゃる従業員の方が11月に婚姻した場合、概算では寡婦控除の適用を受けていたものが、婚姻によって寡婦控除対象外となったり、婚姻相手の扶養親族へお子さんが異動することになるなど概算の状況と大幅に変わってしまい徴収する額が大きくなる場合があります。

その経緯も含めて婚姻を予定する従業員の方などへは年末調整で起こりうる事柄を事前に説明しておく必要があります。説明により入籍を延期する等はないと思いますが、徴収の予定をあらかじめ予告することで計算後に起きるトラブルを回避することができます。

いずれにしても、異動後の状況により計算を行っていきますが、配偶者控除及び控除対象親族の数に応じた控除額の合計額は、早見表が国税庁で掲載されていますので、計算時には活用をしていきましょう。

制度の変更にも注意をしましょう

所得税法の制度はしばしば改正することがあります。たとえば保険料控除の場合も、平成24年１月１日以降のの保険契約を新契約、それより前に契約を締結した保険を旧契約と呼び計算式も異なっています。

申請書にはわかりやすく記入シートが作られていますが、これらの変更も従業員から質問を受ける前に充分に確認をして理解をしておく必要があります。保険契約の場合契約者と支払い口座名義人の相違など細かい確認事項が実は法規により決められていますので、不明な点があれば最寄りの国税局へ必ず相談をしましょう。

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