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昇進推薦状とは
部下の階級を上げるために上司が書くのが昇進推薦状です。聞きなれないイメージですが、昇進推薦状があって初めて部下の松陰を会社が考え、必要ならば面接などの試験が行われるため、企業に勤めている人にとっては覚えておくべきスキルのひとつでもあります。
昇進推薦状の書き方の重要なポイント
昇進推薦状の書き方において、重要視すべきポイントは2つあります。1つ目は部下の能力について具体的に述べることです。少なくともあなた自身が推薦したいと思える理由があったからこそ、推薦状を書いているわけなので、それをそのまま書けば問題ありません。ただし誰でもできるようなことに対してではなく、その部下ならではの長所を書くと、より評価は高まるでしょう。
もう一つは面接のことを考えて書くということです。面接では部下の評価点について確認されることもあるので、あなたの推薦内容と面接時に部下が答えた内容に齟齬が発生した場合、昇進はなしにされてしまう可能性が高いです。また、虚偽を記したとして、あなた自身も降格などの処分をくだされかねないのです。嘘ではないからといって、過剰に褒めたりすることの無いようにしましょう。また面接に先立ってあなた自身で部下の面接を行ったり、推薦状の内容を部下にも確認してもらいましょう。
昇進推薦状の書き方 具体例
具体的な例文としては、冒頭は拝啓などの頭語及び挨拶、場合によっては時候の挨拶で書き始めます。その次に推薦したい部下の名前と、先に挙げたように推薦したい理由を添えてください。どの点が推薦に値し、なぜ値するのかの理由も併記すると先方にも伝わりやすいでしょう。加えて部下は現在はどのような仕事をしていて、将来的にはどの仕事に就くことになっているのか、その為に昇進を考えて欲しいという流れの文面が一般的です。
末尾はご検討あるいはご配慮をお願いします。という文で締めると良いです。結語は敬白など、拝啓に対応するものを選ぶ事を忘れないようにしましょう。推薦理由に関しては、前振りとして先に部下氏名を書いてこの人物を推薦したいと述べ、次に本文として部下の人物像や推薦ポイントを列挙する方法もあります。推薦箇所が複数ある場合は箇条書きでまとめ、その理由についてそれぞれ述べることになるため、部下の特徴が見やすくなるのです。
また当然ですが昇進推薦状にはその書類であることを示すために推薦状や推薦のお願いといったタイトルをつけます。本文を始める直前に中央揃えで記載するのが一般的です。あなたの氏名、所属部署、日付の記入も必須です。これらはタイトルの右上に右揃えできちんと明記してください。加えて、宛名として人事部長や人事部に向けて書くスタイルのものもあります。この場合は、人事部長殿などを冒頭に、横書きであれば左上に来るように入れてください。
推薦理由について
推薦理由については部下によって千差万別ですが、それ以外の部分はテンプレートになってしまっても問題がないため、書き終えた昇進推薦状はデータを保存しておき、次の部下を推薦する際の参考にすると手間をかけずに行うことが可能です。また、他の役員などもこうした昇進推薦状の雛型は保管している場合も多いので、初めて書く場合は他の執筆経験者、役員に書き方を尋ねてみるのも一つの手段です。
自分が昇進した際に、上司が同じく推薦状を執筆していたのであれば、その上司に尋ねるのが近道でしょう。部下が現在派遣やアルバイトの扱いで、それを正社員に昇進させるなどの場合は、単に昇進を検討して欲しいと書くのではなく、正社員にして欲しいという書き方にしたほうが明快に伝わります。
昇進推薦状のフォーマットがある場合など他の注意点
また会社によっては、昇進推薦状を予め作成しており、推薦する際はそれに必要事項を記入して提出する方式を採用していることもあります。事前にあなたの上司など、経験者にそういったものがあるのか、完全に自分で作らなければいけないのかを確認してください。会社で用意された昇進推薦状がある場合はその書き方を優先して行い、独断で作成してしまわないように注意です。
特に指定がない場合は、A4用紙に1枚程度の文量で構いません。また文章を記述するのではなく、いくつか項目が用意されており、その中から部下に適したものを選択する方法を用いていることもあります。該当するものを選ぶだけではなく、その項目に対して部下は適している、普通、適していないという、否定分を含めた選択肢が用意されている場合もあるので、よく考えてチェックしましょう。
先述しましたが、面接によって部下だけではなくあなた自身も評価されています。部下に対してどのような評価を持っているのか、部下とのコミュニケーションはどの程度行われているのか、人事担当者が面接を通してそういったことも見ているのです。自分の評価にも関わってくるので、自分が面接を受けるような覚悟で執筆してください。また部下とは面接だけではなく、昇進後のプランなどについても思いを共有しておくと良いでしょう。
推薦状の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
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タイトル：昇格推薦状の書き方の例文