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卒業証明書依頼文の書き方と例文について記載させて頂きます。これをご覧になられた方々のお役に立てていただけると幸いに存じます。専門学校の受験等、何かの都合で卒業証明書を発行する際に依頼文を送付し、郵送等で発行してもらう際に卒業証明書依頼文という手紙を書きます。
あまりこういうったものは書く機会がございませんので、どう書き出せばいいのか、内容はなにを記載すればよいのか、必要事項はすべて記載できているのか不安だという方々のお役に立てていただければと思います。
注意すべき点
まず、書き方の前に、注意すべき点をいくつか述べておきます。いくら文章をきちんと書けていても、行動が伴っていなければせっかくの依頼文も台無しになってしまいますのでよく読んでいただけると幸いです。これから記載する５つのポイントのほかにも、要所要所で注意すべき点は記載していきますので、卒業証明書依頼文を書く際には十分注意してください。
１．当たり前ではありますが依頼文はなるべく早めに提出しましょう。
２．時候の挨拶等は不要です。
３．一方的な文章ではなく、相手に理解してもらう事を最優先に考えて文章を書きましょう。
４．依頼をする理由、経緯を説明すると相手に理解してもらいやすくなるので「なぜ依頼する事になったのか」を必ず記載するようにしましょう。
５．だらだらとした文章ではなく、要件を端的に述べている文章にしましょう。
卒業証明書依頼文の書き方
それでは、いよいよ書き方について順序立てて記載していきます。まず、卒業証書なのであいては学校である事は間違いありませんので「○○学校 御中」から始めます。次に頭語である「拝啓」と書き出します。
時候は特に必要ありませんので前文で例えば「貴学におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」等と書き出します。次に卒業証明書が必要になった経緯を書いていきます。例えば「さて、この度・・・の都合により、○○学校の卒業証明書が必要になりました。ご手配を頂けますよう何卒宜しくお願い致します。」等と書きます。
次に卒業証明書を発行する際等は、いきなり依頼文を送るよりも、先に電話等でやりとりをし、必要な送付物の確認やかかるのであれば手数料等を聞いている場合が多いのでそれらに対する回答の文章を書いていきます。
例えば「また、本日お電話にてお聞きしましたお手続きの件で必要な手数料と返信料を同封しておりますので、ご確認の程宜しくお願い申し上げます。」等と書きましょう。次に卒業証明書が必要な時期は決まっている場合がほとんどなのでいつまでに欲しいのかという希望の文章を書いていきます。
例えば「なお、お忙しい中大変恐縮なのですが、○月○日までに卒業証明書が必要な為、ご面倒でしょうが○月○日までに小生に届くようにご配慮下さいましたら幸いに存じます。」等と書きましょう。
次は依頼文の末尾になります。この時に気を付けなければならないのが結語である「敬具」です。「拝啓」と書き出したのであれば必ず結語は「敬具」。もし「前略」と書き出したのであれば「草々」等必ず頭語と結語はセットになっています。
間違っても「拝啓」で始め「草々」で終わったり、「前略」で始めて「敬具」で終わったりしないよう注意しましょう。末尾の文章は例えば「末筆ながら、貴学の今後益々のご発展をお祈りしております。敬具」等と書きましょう。
これで本文は完成です。
この後に自分を特定できる情報を記載していきます。
・卒業年月日
・氏名
・学部（必要であれば）
は必ず記載するように心がけましょう。
これで卒業証明書依頼文は出来上がりです。
後、気を付けておくべき点としては、宛先は電話の際に間違いのないようしっかりと聞いておきましょう。そして、宛先名ですが「○○学校 御中」で大丈夫です。最後に、手数料や返信料なども送付する際に現金で送付する場合であれば「現金書留」でだす必要がありますので気を付けておきましょう。
卒業証明書依頼文の例文
それでは、いままで記載した事をまとめて、例文を初めから最後まで一通り記載していきます。
○○学校 御中
拝啓
貴学におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、この度・・・の都合により、○○学校の卒業証明書が必要になりました。
ご手配を頂けますよう何卒宜しくお願い申し上げます。
また、また、本日お電話にてお聞きしましたお手続きの件で必要な手数料と返信料を同封しておりますので、ご確認の程宜しくお願い申し上げます。
なお、お忙しい中大変恐縮なのですが、○月○日までに卒業証明書が必要な為、ご面倒でしょうが○月○日までに小生に届くようにご配慮下さいましたら幸いに存じます。
末筆ではございますが、貴学の今後益々のご発展をお祈りしております。
敬具
以上が卒業証明書依頼文の書き方についてご紹介したかった内容となります。今回私がご紹介した内容をもとに、皆様が卒業証明書の依頼文を書く際に役立てるようなことがありましたら幸いに思います。
依頼文の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
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