推薦依頼書の書き方

推薦依頼書の書き方ですが、誰かに推薦をしてもらいたいけれどそれをお願いする際に書くのが推薦依頼書です。推薦してもらうように誰かに依頼するという機会はなかなかありませんから、うまく書けないという人も多いでしょう。よくあるシーンでは就職活動の際に推薦状を会社に提出するので学校の先生に書いてもらうというシーン、または仕事をしていて再進学をすることになったので、職場の上司に入学に関する推薦状を書いてもらうというシーンなどがあります。

1.依頼方法について
2.記載する内容
3.快諾してもらうためには
4.同意書の効力

依頼方法について

どのようにして依頼するかは、信頼関係によっても変わってきます。依頼する人との関係性が重要です。普段から付き合いがある人に書いてもらうならお願いしやすいですが、普段からそれほどお付き合いがあるわけでもない人で、相手が自分のことをあまり良く知らないという場合には依頼しにくいといってもいいでしょう。

その場合はまずは手紙でお願いをした上で電話をして、再度お願いをするというのが正しい依頼方法となりますので、ただたんに依頼するだけではなくて、お願いするということで後日電話を入れるということも一文添えておくといいでしょう。

自分を推薦してもらうようにと依頼するのはなかなか言い出しにくいことですが、人の推薦依頼書をお願いする方がしやすいという人もいるでしょう。しかしどちらにしても依頼した相手にとって、推薦をするという事そのものは違いがありません。誰を推薦するにしても推薦状を書くという手間などは変わらないわけですから、自分であっても人であっても丁寧にお願いしましょう。

記載する内容

書き方がわからない人は何を書けばいいのかわからないという人かもしれませんが、まず手紙ですから、最初は拝啓から初めて、その後季節の言葉を入れるようにしましょう。そして季節の言葉が入ったら、あとは、なにを伝えるべきなのか書きます。今回このような手紙を書いた背景ですね。

自分がどのようなことをするから推薦してもらいたいのか、どんなことで必要なのかという事実関係を相手に分かるように説明します。そしてなぜ書いてもらいたいのか、書いてもらった後にどこに提出する事になるのかも、詳細を記載しておけば相手もわかりやすいでしょう。お願いする際は、「厚かましいお願いではございますが、推薦状を書いていただきたくお手紙を差し上げた所存でございます。」

とお願いした上でまた電話をかけて再度お願いにあがるというような一文を入れておくといいでしょう。「近日中に改めてお電話させていただきますので何卒宜しくお願い致します」としておけば、相手も電話がかかってくるという心づもりができますから、スムーズに電話をかけたときに話が進むはずです。

快諾してもらうためには

快諾をしてもらうためには、時間的な余裕を持って依頼しましょう。期日が迫っている中でお願いするようなことがないようにしましょう。相手の都合もありますし、書面で一言書くだけだとは言っても、相手からすれば自分が推薦をするということになりますので、本人の問題ではなく自分が関わってくることなので慎重に考えたいという人もいるはずです。

誰もが快諾してくれるとは限りませんので、ある程度は期日に余裕を持たせておくことが重要です。何らかの事情があって期日ギリギリでお願いする場合には、書面で手紙を送るのではなくて、自分で実際に持っていくようにしましょう。実際に対面した上でお願いするのが常識です。ギリギリで期限が迫っているのにも関わらず書面だけで済ませるようなことがないようにしましょう。

これまでの関係性を明らかにした上で送る

これは前提として重要なことなのですが、推薦してもらいたいと思っている相手との関係性をしっかりと考えた上でお願いしましょう。それほど関係性がないのにも関わらず名前だけを使わせてもらうような失礼なことにならないように気をつける必要があるのです。これまで全く音沙汰なしで一度も連絡をしていなかった恩師に、自分が必要な時だけ名前を借りるような失礼なことをしないようにしましょう。

そのためには今となっては遅いかもしれませんが、普段日頃から、恩師は大事にしておくべきということが教訓になるのかもしれませんね。もちろん恩師だけではありません。日頃から関わっている上司にしてもお世話になっている人にしても、全ての人を大事にしておくことが自分を助ける事につながりますね。

依頼したことがないという人の方が大半ですが、例文をもとにして失礼がないように期限には余裕を持って依頼しましょう。そして電話でのお願いも忘れないようにしましょう。送り返してもらう場合の送料を相手負担にならないようにするためにも、切手や封筒をあらかじめ同封しておくことも忘れないようにしましょう。そうしておくことで相手への負担を減らす事につながりますし、それが依頼する上でのマナーですから覚えておきましょう。

依頼文の書き方など色々な書き方は下記の記事も参考になります♪
タイトル：研究依頼文書の書き方
タイトル：調査依頼書の書き方

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