調査依頼書の書き方

1.手紙の書き方の基本
2.調査依頼書とは
3.調査依頼書の書き方

手紙の書き方の基本

電話やメールなどの通信手段は広く普及し、それらに触れていない人のほうが少数派になりつつあります。ですが今でも、昔ながらの郵便制度を利用した手紙のやり取りは廃れずに続いています。

電話やメールの気軽さとは反対の位置にある、重い礼儀をもった存在として、現在でも社会人のたしなみとして目されてます。手紙の書き方には一定のルールがあり、また、基本的な考え方があります。まず第一に、手紙は、相手と自分との関係をよく考えた上で書かれなければなりません。

これが手紙のマナーの基本的な考え方になります。普段から相手と自分はどのような関係なのか、また、その手紙の内容のうえではどのような関係になっているのか、それらをよく考慮したうえで手紙の形式を決定し、文章を練ることになります。

また、手紙のルールとして、文章構成があります。だいたいどのような手紙を書く場合でも、基本構成をくずしたり、あるいは付け足したりして書くことができます。その基本の構成とは、頭語、前文、主文、末文、あとづけの5要素からなるものです。

これらは形式的な手紙ではかならず用いられる構成であり、くだけた手紙の場合には頭語が省かれたり、あとづけの後ろにも簡単な文章がきたりします。手紙を書くときには頻繁に意識する構成ですし、どんな場面でも使うことができますから、是非覚えておきましょう。

調査依頼書とは

ビジネスの現場で、取引先や系列会社などに、さまざまな調査を依頼するような場面があります。たとえば、請求書など、お金の額がこちらの帳簿と合わない場合など、業務上必要な調査を依頼するといった場面から、アンケート収集などの調査を依頼するなど、こちらからお願いをするような事案があるのです。

そういった場合、電話やメールなどで連絡することもありますが、手紙での連絡はもっとも礼儀正しいものになります。特にアンケート調査などの場合には、一緒にアンケートも送らなければいけませんから、紙に印刷したものを送信できたほうがあちらにとって助かる、という場面もあることでしょう。このような調査を依頼する手紙のことを、調査依頼書とよんでいます。

調査依頼書の書き方

調査依頼書は、相手へ頼みごとをする手紙になります。ただあちらが読むだけですむ、あいさつ文や通知書などとは違い、相手に行動を起こしてもらう手紙になりますから、特に文章に気を配らなくてはいけません。

まずは相手に失礼がないように文章を書き出し、目的を明確に伝達したうえで、調査に協力してもらえるような文章を作らなければいけないからです。アンケート調査などの依頼の場合には、相手側のメリットにもなることを説明したり、こちらから提供できるものなどを説明すると、よりよい協力を得られるでしょう。

また、日時や〆切などの事務的な部分は抜けがないように明確に記載しておくよう努めます。依頼の内容によって、ことばづかいも変わってきます。よく使われるフレーズは、「○○していただけるようお願い申し上げます」「○○していただけませんでしょうか」などです。

お願いする、ということばを使うことでワンクッション置いたり、いただけないか、と疑問文にすることで命令文にするのを避ける、というのは、丁寧なことばづかいをする際に頻繁に利用されるフレーズです。

より低姿勢を強調する場合は、「誠に勝手ながら」「はなはだ失礼とは存じ上げますが」など、あらかじめ詫びから入るようなことばを準備しておくと、より腰の低い文章になります。こちらからお願いするアンケートなどの場合には、あちらの善意のもとで協力してもらうかたちになることが多いでしょう。

基本的には低姿勢で書きだすのが無難です。相手とこちらとが比較的対等の関係に近く、事務的な調査処理を依頼する場合には、そこまで低姿勢を強調する必要はありませんが、当然それなりに失礼にならない文章を選びます。

さて、手紙の構成は頭語、前文、主文、末文、あとづけとありました。依頼書の場合には、事務的な書類と同様に、これらの前に表題を付けておくのが一般的です。「アンケート調査のお願い」のようなタイトルを、一番上に見やすく配置します。

ここだけ中央揃えにしておくのが、事務書類としては一般的です。これがなんのための手紙であるのか、一目見たときにわかりやすくするためです。その後の書き出しは、普通の手紙と同様です。アンケート調査など、こちらからへりくだって依頼する場合には、

「前略」などの簡易的な頭語よりも、「拝啓」のほうが印象がよく、無難でしょう。前文は、頭語から一文字分ほどあけて書きだします。季節に合わせた時候の挨拶を選ぶようにこころがけます。この部分の例文は、インターネットや文例集などのさまざまな場所にありますから、ここでは特に書きません。

主文には、まず、今回依頼する調査の趣旨と、具体的な内容を書きます。次に調査を依頼したい旨を記載したうえで、協力を依頼します。あるいは、協力をあおいでもらえないか、とおうかがいをたてる文章にします。

アンケート協力の依頼などの場合には、このときに、相手方になにかメリットが提示できるのであれば、積極的に記載するようにします。依頼しても、聞き入れてもらえなくてはなんにもなりませんので、こちらからも、粗品などのかんたんなお礼を提示できるようにしておくのがいいでしょう。

また、お願いの手紙ではありますが、期限などは明確に定めておくようにします。お願いする手紙とはいっても、調査には期限も大切な要素ですから、そういった譲れない部分は外さないように気を付けます。末文には「協力のほどをよろしくお願い申し上げます」など、依頼する文句で締めるのが一般的です。

あとづけとして、自社の住所、自分の氏名を書き添えます。電話やメールなど、すぐに連絡が取れる連絡先も書いておくと親切です。これらの手紙は封筒に入れて送信しますが、その後手紙での返信を期待するような依頼の場合には、返信に必要な分の切手や封筒なども同封したうえで、ポストに投函するのが親切になります。必要であれば郵便局で準備しておきましょう。

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