カード忘れの際の始末書の書き方

1.始末書の必要性
2.カード忘れの始末書を書く前に
3.カード忘れの始末書の書き方
4.始末書を拒否することは出来るのか？

始末書の必要性

始末書を会社側が提出させる目的は、本人の反省を促すことやけじめをつけさせることで再発を防止することです。さらに本人が不祥事を起こしたことによって、直筆の証拠を確保する必要性もあります。これから本人を解雇せざる得なくなったときに、

解雇権濫用法理を補足するためにも過去に起こったトラブルの事実や、会社が行った指導を証明することになります。会社側は何度も注意や反省を促したにも関わらず、改善や反省が見られなかったということが言えるのです。

さらに本人の弁明が書かれていれば、弁明する機会を与えたということにもなります。本人の反省や改善のためだけでなく、会社側のリスク管理のためには必要不可欠なのです。一般的には始末書はトラブルや不祥事の詳細を記載して、本人の謝罪や反省をする文章が書かれています。

反省や改善の意味では謝罪や弁明が大切で、法的な部分では不祥事に関する詳細部分です。本人が反省する意志がなくても、会社側は万が一の事態に備えて不祥事の詳細だけは書かせるようにします。ですが小さな問題行動についてもいちいち書かせるのではなく、

重大な出来事が起こったときに書かせるようにすることが大切です。何でもかんでも書いてしまうと思想の自由や良心の自由に反してしまうので、状況に合わせて対応することが大切なのです。小さな問題行動が重なるときには指導を行ったり、注意書などの形式の文章を使うようにします。

カード忘れの始末書を書く前に

カード忘れなどの始末書を書く前には、いくつかの準備や確認をする必要があります。社内文章である場合は、上司や社長の指示に沿って作成するようにします。自発的な意志で書くものではないので、指示されたら書くようにします。

言い訳や自分を正当化するようなことは書かずに、正直に書くことが大切です。自分勝手な言い訳をすると逆に悪印象になってしまうので、正直に書くようにします。正直にきちんと書くようにすると、相手に好印象を与えることが出来ます。

謝罪を待っている方は始末書の書き手の対応に注目しているので、謝罪することに対して疑問があっても素直に謝るようにします。理不尽だと感じることや反省する気持ちがあまりなくても、素直に自分の罪を認めるようにします。誠実さを相手に見せる方が、有利に働きます。

度を越えた謝罪や感情的に訴えることは避けて、誠実に謝るようにします。始末書は正確さや簡潔さが求められている文章なので、客観的な目線で文章をまとめることがポイントです。許しを相手に請うという書類なので、文体は必ず丁寧語で書くようにします。誠意を伝えるためにも、手書きで書くようにします。

社内に決まったフォーマットがある場合はそれに従って、決まった用紙が無いのなら白無地か白に罫線が入った用紙を使います。インクは黒色か、濃い紺色を使います。封筒は白色で、長方形のものを用意します。誠実さを伝えるためにも、封筒は二重袋になっているものを使うようにします。

カード忘れの始末書の書き方

大切なカード忘れによる始末書ではトラブルが起こった原因や結果を正確に書くことも大切ですが、反省の気持ちや謝罪の気持ちを伝えることが大切です。この気持ちを持って、誠意を持って作成します。書類を作成するにあたって長い文章は印象を悪くしてしまうこともあるので、事実を素直に簡潔に書くようにします。

文章の構成ではまず日時や場所、責任の対象を記載します。さらに規則違反の内容や、規則の何条を違反したのかを書きます。違反した理由やその原因も書き、反省やお詫びの文章を加えます。社内文書では横書きに書くのが一般的ですが、始末書には決まったフォーマットは存在しないです。

ですがパソコンではなく手書きで書くことがマナーになるので、自分の手で文章を書くようにします。具体的な書き方は日時や場所、責任の所在を書いたら規則違反の内容を書きます。カード忘れは何年何月何日に起こり、どのような状況で忘れたことに気付いたのかを説明します。

普段はどのように持ち歩いていたり、どこに保管しているのかも記載します。忘れてしまった経緯や忘れた原因を客観的に分析して、状況が把握出来る文章を作るようにします。また忘れたことに気付いたときは、どのような行動を取ったのかも加えておきます。

落としてしまった場合は警察署に遺失物届を提出した、一生懸命探したことなどを書きます。そしてその結果についても、説明します。続けてこのような事態を引き起こしたことへの謝罪や、二度と同じようなことを繰り返さないという意思を伝えます。

迷惑を掛けたことや、心配を掛けてしまったことに対しても謝罪します。さらに再発の防止を誓うと共に、寛大な措置についてもお願いをします。ただし最も大切なことは再発防止の誓いなので、状況によっては避けるようにします。

具体的な文章としては、「二度とこのような不祥事を繰り返さないように自分を律して参りたいと思っていますので、何卒寛大な措置を賜りますようにお願い申し上げます」です。

始末書を拒否することは出来るのか？

始末書を会社側が強制的に書かせることは出来ませんが、会社側から要請を受けたのに拒否をしても法律上では何の問題もないです。法律上では会社側が社員に提出を強制する権限はないので、拒否することは出来ます。

会社側が書かせたいときには、社員の理解と了承を得て自主的に書かせるようにすることが大切なのです。また始末書を書かないからと言って社員を出勤停止にしたり、懲戒処分をすることは出来ないです。

戒告や訓戒は本人に反省を促すだけなので、提出をしなくても上司に呼び出されて注意を受けることで処分は済んだことになります。さらに始末書を書かないことは業務命令違反になることがあれば、出勤停止や懲戒処分になる場合もあります。しかしこれが原因となって、本格的な解雇に繋がることは無いです。

このように始末書を書かないことに対して罰則を受けることもあるかもしれませんが、法律上は何の罪を受けることはないです。ただし現実問題として会社側に要請されたものを拒否してしまうと、人間関係や仕事内容に影響を与えることもあります。始末書を作成することも仕事の一つなので、要請された場合は素直に反省して提出するようにします。

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