内定通知のお礼状の例文とマナーと書き方

就職活動の締めくくりとなる「内定通知」をもらった企業へのお礼状の例文とマナーについて気を付けるべきポイントをお伝えします。

1つ目のポイントは

お礼状に「社会人としての読み手を気遣ったマナー」を意識できているかというポイントです。選考のお礼状はハガキで書くこともありますが、内定通知に関するお礼状は、白い便箋と封筒を準備します。形式は、横書きでも縦書きでも構いませんが、必ず手書きで心を込めて丁寧に書くようにしましょう。

文体は「敬体」もしくは「特別敬体」とし「です、ます」調で統一します。採用担当者のお名前はもちろん、面接選考に同席された部署担当者のお名前など、お名前がわかる方に関しては、必ず名前の記入もしましょう。

この時は、相手の役職などに気を付けて、名前を書く順番に注意をすることが大切です。お礼状を書く際には、まず鉛筆で下書きをします。下書き後は必ず音読します。これは、誤字脱字に気が付きやすくなるという利点があり、同時に不自然な句読点の位置など、文章のリズムの悪さに気が付くこともできるようになるためです。

下書きが終わった時点で、出来れば、第3者である「大人」に目を通してもらうとよいでしょう。第3者の大人にしか気が付くことが出来ない点もあるためです。第3者に読んでもらい、誤字脱字とリズムの悪さの修正が終わったら、ボールペンで丁寧に下書きをなぞります。ここで焦ってしまうと、ボールペンをにじませてしまって紙面を汚してしまうことになるので、十分な注意が必要です。

紙面が汚れてしまったり、しわが目立ってしまった場合には、面倒だと思っても書き直しをしましょう。紙面が汚れたまま投函されていると「この人は相手を気遣うこともできないのか」とマイナスの印象を与えかねません。

読んでいる人に対して、最大限の気を遣い「気持ちよく」読んでいただけるように、紙面の汚れ、しわ、文字のにじみなどが出ないように気を配ることも、求められる「社会人としてのマナー」となります。

2つ目のポイントは

お礼状の中に「入社後の意気込みがしっかりと書かれているか」ということです。まずは、内定通知をいただけたことに対して、丁寧にお礼を述べます。あなたは、ほかの受験者と比べ、高い評価を受け内定を獲得することが出来ました。まずは、高い評価をいただけたことに関して、しっかりとお礼を伝えることが大切です。

お礼に続いて、その企業に入社後、社員のみなさんと一緒にどのように活躍していきたいと考えているかを明記することが大切です。すでに、エントリーシートや面接選考の中でも「志望動機」を通して、その企業でどのように活躍をしていきたいのかを伝え続けていると思いますが、実際に内定を獲得する前と後では、きっと「やる気」も変わっていることでしょう。

自分が実際にその企業でどのような社員として活躍していきたいのかを、再度「自分の夢が叶って本当にうれしく感激しています」という言葉と共に、どのような成長を遂げていきたいかということを明確にしておくことが、企業への「やる気」を伝えるポイントとなります。

企業はいつの時代も新入社員に対して、「やる気」や「素直さ」を求めています。やる気をみなぎらせ、素直に成長をしていきたい、そのために学びつづけたいということが、力強い文字で明記されていると、採用担当者をはじめ社員たちは、あなたの入社に期待をし心待ちにしてくれること間違いありません。

3つ目のポイントは

お礼状と一緒に同封する提出書類などがある場合はしっかりと正式名称で明記することです。内定承諾書、健康診断書、成績証明書、卒業見込み書などを提出することがありますが、その書類に関して、何通同封しているかを別記として記入しましょう。

健康診断書、成績証明書などが、まだ手元にそろっていない場合は、その旨を明記し「書類が手元に届き次第、すぐに送付させていただきます」と記入をしておけば大丈夫です。

書類が揃うまで待って、お礼状を送るタイミングが遅くなることのほうが失礼にあたるので、お礼状をお送りするタイミングには十分に留意をしましょう。
お礼状は、とにかく気持ちを込めて書くことが大切です。その企業で活躍をしていきたいという想いを精一杯にこめて、力強い文字で作成するようにしましょう。

例文は以下の通りです。

謹啓　時下益々ご盛栄のこととお慶び申し上げます。

この度は、採用内定のご通知を頂きまして、誠にありがとうございます。

今回「内定」という高い評価をいただけましたことを本当に感謝しております。

来春より貴社の社員として仕事ができると思いますと、期待に胸が高鳴り、また身の引き締まる思いがいたします。

一日も早く貴社の社員として活躍できるようにしっかりと学んでいきたいと思っております。

今後ともよろしくご指導のほどお願い申し上げます。

つきましては、早速、提出書類を送らせて頂きますので、よろしくご査収ください。

まずは取り急ぎ御礼申し上げます。敬白

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