反省文(業務ミス)の例文とマナーと書き方

人間の手で行うことには、100パーセント正しいということはありえません。

どんなに注意深くチェックを行ったとしても、長い間には一度くらいのミスは発生するものです。

 

絶対に間違ってはいけない給与計算などを行っている部署の場合は、何度も何度もチェックを繰り返してその事務ミス防止につとめていますが、それでもミスは実際に発生してしまっていることでしょう。人間はコンピュータと違って臨機応変に対応することができるものですが、逆にコンピュータのように同じことを毎回正確に行っていくことはできないのです。

 

もし、みなさんがそのような業務ミスを起こしてしまったのであれば、まずは素直にその事実を上司の方に伝え、そして関係者の方への対応を行わなければなりません。本当にごく軽いミスであれば、口頭でのお詫びで十分であるケースもあるでしょう。

 

むしろ、ほとんどの場合がそのようなケースであると思われます。

しかし、中には運悪くミスを起こしてしまった部分が大変重要な部分であった場合には、それが大きなトラブルの原因となってしまうこともあるのです。

 

たとえば、契約書の内容に重大な不備が見つかり、契約書としての意味をなさなくなってしまった場合や、仕事の納期を完全に忘れてしまっていて、お客様に多大な迷惑をかけてしまった場合などが該当します。もちろんこれ以外にももっと大変なミスというものは存在するでしょう。

 

このように、口頭でお詫びを伝えるだけでは足りず、上司の方も一緒にお詫びに行くなどしてなんとか事なきを得たケースなどにおいては、会社に戻ってからその反省を行わなければなりません。また同じミスを二度と起こすことのないように、きちんとその反省を行って、次からの業務に生かしていかなければならないのです。その際に、提出を求められることがあるのが反省文です。

 

この反省文は、学校などで書かされるものとはまたすこし意味合いが違います。

基本的な方向性、もう同じ過ちを二度と繰り返しませんという意味合いについては同じなのですが、ビジネスシーンでの反省文となりますともう少し形式ばった表現などを使わなければならないのです。ですから、実際には始末書という文書の名前のものを作り、反省をおこなうということになります。

 

始末書と顛末書の違いをみなさんはご存知でしょうか。

始末書というものは、反省文の意味合いを込めたものであり、事の経緯を説明した後に最後に反省し、今後の業務において気を付けていく旨を記したものになります。一方で顛末書はここまで反省という意味合いのものではありません。

 

ミスが起こったことに対して、それの経緯と原因を伝えるために事実を書き連ねていき、そして最後には今後のミス対策のための方針を記して再度のミスを防止するということにつなげるのです。

 

始末書の書き方としては、まずはじめに一言お詫びの文面を加えるとよいでしょう。そこから、今回起こってしまった出来事を時系列順に書き出していきます、まずは起こってしまった事項について、そしてその原因となってしまったミス、そしてそれによってひき起こったトラブルの詳細と、その被害を受けてしまった金額など。

 

それを書いていった後に、今回の例を受けて今後どのようなトラブル防止策を講じていくのかについて書きます。そして、最後の文面として、今回このようなケースを引き起こしてしまったことに対するお詫びの文章をもう一度書くのが通例です。

 

この始末書のあて先は、基本的には会社のトップにあたる人になるのではないでしょうか。または、それに準ずる方として直属の部の部長などでもよいでしょう。そして、それを実際に書く人物というものも重要です。

 

一番新入社員に近い方が実際にはそのミスを引き起こしてしまったケースというものが一番多いと思われますが、それでもそれを管理監督していた直属の上司の責任として、その上司の名前で始末書を作成するケースが多いかもしれません。

 

もちろん完全にその引き起こした本人の責任ということであれば、本人の名前で作成して上司、部長、そして社長あてとして作るケースもあるでしょうけれども、一般的には責任をとる立場として給料をもらっているということもありますので、上司の名前で作るのが一般的です。

 

これらの反省文、始末書というものは、書かなくてすむものであればそれに越したことはありません。業務ミスは起こらなければそれが一番であり、そのために確認作業を何度も行ってそのミスの防止に努めていくのです。

 

しかし、冒頭でも申し上げた通り人間の行うことにミスはつきものです。

臨機応変に対応できる人間であるからこそ、これらのミスが起こり得るというように言い換えることもできるでしょう。ですから、万が一ミスを起こしてしまったのであればその事実をきちんと受け止め、反省するべき点はきちんと反省して、同じミスの再発防止につとめていきましょう。

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