顛末書の文例の書き方

顛末書は業務上でミスや不祥事、不始末やトラブルを起こしてしまったときに社内に向けて内容や状況を報告するための文章です。問題が起こったことやトラブルの内容を説明して、報告するときに提出します。

1.顛末書の意味と始末書の違い
2.顛末書の例文の書き方
3.顛末書の文例の作り方について
4.文例を作るときのポイントや注意点

顛末書の意味と始末書の違い

顛末書は業務上でミスや不祥事、不始末やトラブルを起こしてしまったときに社内に向けて内容や状況を報告するための文章です。問題が起こったことやトラブルの内容を説明して、報告するときに提出します。提供しているサービスや商品に不具合や不備が生じたときや事務処理でミスがあった場合、事故や不祥事があった場合に提出します。

いつどのような状況でトラブルが起きたのか、被害や損害の状況を盛り込みます。また行った対応や今後の対策についても、同時に報告します。担当者であれば担当者の観点から、意見を述べます。なるべく個人的な意見にならないように注意して、公平な立場で報告を行うことが大切です。

トラブルを起こした当事者や関係者ではなくても、最も報告書を作成するのが適任と思われる人物が作成することもポイントです。報告後にはミスやトラブルの予防策を考え、きちんと実行されているのかを検証します。定期的に確認したり、アンケートを集計するなどチェックが必要です。顛末書のデータを分析して、活用している企業が近年では増加しています。

人命に関わる事故や事件があった場合には、公的機関への報告や法的な手続きも必要になる場合があります。多くの企業では顛末書と始末書は同じような扱いですが、細かく言えば始末書はミスをお詫びする文章です。トラブルが起こったことを反省し、注意を促すための文章です。一方顛末書はなぜ問題が起こってしまったのかを報告するもので、反省する意味合いは薄い文章です。

顛末書の例文の書き方

顛末書に決められた文章や書式は無いので、企業の書き方や書式に従って書くようにします。決まっているテンプレートや用紙があれば、それを利用するようにします。書き始める前に確認して、間違いがないように注意します。書かなければならない内容は報告した年月日やトラブルの内容、経過した時間や日数、詳細内容や反省、署名などです。

一番重要なのはトラブルの報告の部分で、起こった出来事の概要をまとめます。どのような事故や事件が起こったのか、誰が見ても分かるように簡潔にまとめます。ミスやトラブルが起こった経緯や理由を書いて、第三者でも分かるように時系列に書くようにします。またその理由には根本的な原因を突き止めて、報告するようにします。

最後に謝罪や反省の言葉を加えて、きちんと反省していることを伝えるようにします。始末書と違って反省文は一切書かないと思いがちですが、一言加えると加えないのでは印象が違ってきます。長くなってしまうのは問題ですが、きちんと謝罪や反省文を加えることで印象がアップします。

書き終わったら自分のためのサンプルとして保存しておいて、今後に生かします。始めて顛末書を書くときや自信が無いというときには先輩や上司にチェックしてもらうようにします。過去の事例や例文なども参考にして、失礼が無い文章になっていないか確認しておくことも大切です。トラブルがある程度落ち着いたらすぐに作成して、すぐに報告するようにします。「顛末」という言葉通り、トラブルや事故がある程度収まってから提出するようにします。

顛末書の文例の作り方について

何かの事故が起こった場合の文例を作成するときには、提出する相手の役職と名前が書けるスペースを確保します。事故が発生した事実にすぐに触れて、時候の挨拶などは省略します。調査を行った場合はその旨と、結果について報告することを文章に加えます。事故についての具体的な内容や経緯、結果や事故の程度について箇条書きで書き加えます。

今までに行った対策や対応と、再発防止のために行ったことについても書きます。負傷者がいれば、その怪我や病気の状況についても説明します。報告する担当者の意見やコメントも含めて、なぜ事故が起こってしまったのかを報告出来る文例にします。サービスや商品に不備があった場合は、まず宛先と作成日を記載します。

作成した担当者の名前と部署名、捺印も出来るスペースを作ります。次に事実の把握が出来るように誰がどこで、いつ、どのようにしたのか説明します。商品の不備の場合はどのようにして発覚したのか、対象商品はどのようなものなのかを説明します。またクレームや問い合わせがあった場合は、どのような内容でどのくらいの件数だったのかも報告するようにします。

不備が起こった原因と対応について説明して、これから行う対策や予防策について記載します。どのようにしたらミスが防げたのかなど、業務上の改善点などに言及出来るようにします。具体的な日時や氏名、内容などは後で書き加えられるようにして、例文を作っておくと便利です。企業によって書式に決まりがある場合は、それに従って文例を作るようにします。

文例を作るときのポイントや注意点

顛末書の文例を作るときにはトラブルの詳細が分かるように、作ることが大切です。簡単に大切な部分だけをまとめて、誰が見ても分かりやすい文章になるように気を付けます。最終的に誰に提出して、誰が読むのかも意識して作ると良い文章になります。文例はどのようなミスやトラブルが起こったのか、原因と事実について説明することが出来る文章を作ります。

トラブルが起きたときからある程度収まったときまでの、過程と結果についても説明するようにします。これから同じミスが起きないように行った対応や、予防策についてもきちんと説明出来る文例を作ることもポイントです。同じようなミスやトラブルが起こったときにすぐに対策が取れるように、どのような対策を行ったのかを盛り込むようにします。

また文例は、なるべく客観性を持たせるようにすることも大切です。事実だけを客観的に書くのは難しいと考えがちですが、言い訳や自分の意見などは書かないようにします。同じトラブルやミスを繰り返さないための大切な資料にもなるので、丁寧に分かりやすく作るように心がけます。

内容や解決策によっては時系列ごとに書くと分かりやすいものもあるので、何時にどうしたのか分かるような文例を作るようにします。社外に向けた顛末書を作成する場合には、会社の信頼にも関わるので丁寧な言葉で作るようにします。言葉を選んで、先方に失礼はないかチェックしてから提出するようにします。上司や先輩にもチェックしてもらうようにして、ミスを防ぐようにします。

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