手紙の書き方～ビジネスマナー～

手紙を書くときにはいろいろと気を使うことがあります。プライベートなものの場合は、親しい人や家族などに宛てたものが多く、あまり気を使うようなこともないのですが、会社などで出すものにはビジネスマナーというものがあり、それをきちんと意識した書き方をしなければいけないので、まずはじめにしっかりとそのことを学んでおくようにすると手紙を書くときに困らなくなります。

1.手紙の種類によって変える
2.お知らせ文書の基本的な構成を覚える
3.文章の書き方と頭語と結語について

手紙の種類によって変える

季節の挨拶状には、年賀状、寒中見舞い、余寒見舞い、そして暑中見舞いや残暑見舞い、喪中欠礼があるのですが、その挨拶状にふさわしいものであり、季節感の溢れる話題を盛り込むようにしておきます。それと同時に相手の安否を気遣う心と明るい話題を書いておくというのもいいです。例文としていくつか書いておくと、いざというときにすぐに書くことができるので助かります。

目上の人や、改まった手紙を書くという場合には、便箋は白無地のものにして、縦書きを使用することがマナーです。親しい人なら横書きでもいいのですが、上司、会社の取引先や目上の人にはきちんとした手紙を書くようにしなければいけないので、白い便箋を購入していくつかもっておくといいかもしれないです。取引先や上司、同僚など以外にもごく親しい人にもビジネスに関係している人の場合はビジネスマナーを利用したものを書くようにしておかなければいけないのです。

お知らせ文書の基本的な構成を覚える

まず、ビジネス文書や案内状、招待状など正式なものは、縦書きにする場合もあります。ですが、横書きで作成するのが一般的なマナーです。ビジネス文書ですので、横書きをしておくようにする、と考えて覚えておくといいことのひとつに書き方があります。文書番号や発信年月日などは一般的には書くような場合が多いのですが、その内容や会社によっては必要がない場合もあるので、気をつけておくようにします。

そして、宛名ですが、宛名はとても大切です。社員各位、係者各位、お客様各位という風に複数の人に対してのものなら書けばいいのですが、会社の名前を書いたり、個人名を書く場合もあります。その場合はきちんと部署名や役職などを間違えないようにしておくことが大切です。署名もありますが、これも個人名と会社名、そして役職などをしっかりと書いておくようにします。

書く位置は基本的にどんなものでも変わりはないので参考にできるものがあれば参考にして書くようにしておきます。封書とハガキがありますが、その使い分けを知ることも大切なマナーのひとつです。ハガキは身内や友人同士などの親しい仲でやりとりする場合に使用するものであり、他人に見られても構わない内容や簡単な用件のみを伝えるときに使うといいものです。

文章の書き方と頭語と結語について

頭語というものは、手紙の一番初めにくる挨拶のことで、こんにちはやごめんくださいという挨拶を短くしたものだといえます。よく見かけることがあるものでいえば、拝啓、前略などです。この言葉をはじめに書くというのはとても大事なことなので、必ずビジネスの手紙などでは書くようにしておきます。また、結語というのは、手紙の末文にくるものです。

さようなら、それではまた、という挨拶に使われています。敬具、というものがよく使われているので見かけることも多いです。頭語と結語はセットで使われるのですが、送る相手によっても使い分けるようにしておくことが大切です。親しい相手に書く手紙なら頭語と結語を使わないようにして、時候の挨拶や安否の挨拶などから書き始めてもいいということです。頭語と結語は正しい組み合わせを覚えておくようにします。

一般の手紙、丁寧なもの、前文を省略する場合に使われるもの、急用の場合、初めて送る人へのもの、重ねて出す場合、送られてきたものに対する返信に使うもの、と使い分ける必要があります。時候の挨拶は、季節や天候に対して感じる心や季節感を現す言葉のことで、頭語の後に書きはじめる文章のことです。たとえば、たとえば3月の時候の挨拶ですが、春草萌えいづる季節を迎え、というものや、弥生の空美しく晴れ渡りというものなどがあります。

ほかにも色々なものがありますが、一年中使用できるもので、拝啓、時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます、というものがあるので、使いにくいときはこの文章を使用してみるといいです。ビジネスマナーをしっかりと理解した人の書くものにはきちんとルールがあります。

書き方がしっかりとしていて、相手への配慮とわかりやすい文章になっています。また、受け取った人がそのときの季節を感じることができるように季語を必ず含んでいるものは相手が受け取っても感じよく感じることができるものです。例文を参考にして、ビジネスマナーをきちんと用いて、書き方を間違えないようにしておくことが大事なので、文章をある程度メモしたり、考えておくのもいいです。

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