お断りの手紙の書き方

何かの依頼を受けたときの断りの言葉というのはなかなか言いにくいものですが、きちんとお断りの言葉を伝えておくことが大切です。口頭ではなく、手紙でお断りの気持ちを書かなければいけないときには、しっかりと社会人として恥ずかしくないような文章を書くようにしておかなければいけないといいます。なので、いくつかの例文や参考になりそうなものを読んで、書き方の勉強をしておくようにします。

1.基本的な文章の書き方を覚える
2.手紙の基本的な文例をいくつかメモをする
3.お断りの文章でも頭語や季語は書く

基本的な文章の書き方を覚える

お断りをするときに、相手をあまり長く待たせてしまうというのはかえって迷惑を掛けてしまう事になってしまいます。できるだけタイミングを逃さずに丁寧に断るようにしておくことが大切です。特に親しい間柄の場合だと、今後の付き合いを考えて断りの返事にためらうことも多いと思いますが、はっきりと伝えておくようにします。

曖昧な表現は避けて、明確に内容を伝えるようにしておきます。ただし、相手を傷つけるような強い言葉や表現になってしまわないように、十分気をつけておくことが大事です。断るのはあくまでも自分の都合である、ということを表現して書くようにしておくといいです。窮地にいる相手の心を思いやりながら、やわらかな表現であるけれど、はっきりと断る文章を考えて書いていきます。

相手への配慮をきちんと考えて、説教やアドバイスなどという相手の心情をかき立てるようなお節介な言葉は控えておくようにします。頼ってくれた相手に対する感謝の気持ちをもち、謙虚な表現を心がけておきます。

手紙の基本的な文例をいくつかメモをする

自分でなかなか書くことができない、という人でも、いろいろな文章を参考にすることで、書きやすいものを見つけることができるようになります。たとえば、取引依頼などのお断りの場合は、このたびはご依頼をいただき、ありがとうございます。

本来であれば、すぐにでもお受けしたいところでございますが、事情がございまして不本意ながら今回はお断りのご返事を申し上げる次第でございます、という風に書いておけば、こちら側の都合で断ることになった、という意味で受け取ってもらうことができる文章が書けます。

ほかにも、会合などお誘いの断りの場合は、先日はお誘いいただきまして、大変ありがとうございます。熟考を重ねた結果、残念ですが今回はお断りさせて頂くことにしました。色々とお手数をかけまして申し訳ございませんでした、という風な書き方であれば、誘ってくれた人に対しての申し訳ない、という気持ちと感謝の気持ちを感じてもらえる文章を書くことができるようになります。

また、会社などではなく、贈答品のお断りなどの場合は、このたびは結構なお品を頂戴しまして誠にありがとうございました。あたたかいお心遣いに心から感謝申し上げます。どうぞ今後はご心配なさいませんようお願い申し上げます、と書いておけば、相手の気遣いに対しての感謝の気持ちを伝えることができますし、その後のことについても気にしないでほしい、ということを伝えることができます。

お断りの文章でも頭語や季語は書く

社会人であれば、ビジネスマナーのひとつとして頭語と結語、季語を含めた時候の挨拶文などをしっかりと書くことができるようにしておく必要があります。手紙を書くときには、この頭語と結語をつけなければいけない場合とつけなくてもいい場合があることを知っておく必要があります。

頭語と結語はセットで使うようにして、拝啓や謹啓の場合は敬具、前略の場合は草々、という風に覚えておくと便利です。頭語と結語には、女性のみが使用できるものもあるので、男性がそれを使ってしまうのは間違いです。ですので、気をつけておくようにします。あらかじめ、どのようなときにどんなものを使ってもいいのか、というのをメモしておくと、手紙を書くときに困らなくなります。

また、時候の挨拶文などに入れる季語ですが、季語というのはその季節のイメージを伝えるためのもの、と考えておくといいです。春夏秋冬も季語ですし、その月にあるイベントや、その季節に咲く花なども季語として使うことができます。

例文をいくつか書くと、暑さ寒さも彼岸までと申しますが、まだまだ寒い日が続いております、というものや、お彼岸とはいえ、まだ寒い日がございます。どうかお体を大切に、というものがあります。自分で季語を考えて作るという人もいます。その季節やその月に関係するものであれば、季語として利用することができる場合があるので、考えてみるとオリジナルの文章にすることができます。

お断りをするときには、どんなことでもなかなか口に出して伝えるのは難しいものです。ですが、手紙であれば、自分の気持ちをしっかりと伝えることができますし、相手に対しておかしなことを言ってしまったり、傷つけるようなことを言ってしまうような心配もないので安心できます。

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