例書き方:内容証明

内容証明とは、郵便局に謄本の保管と内容の証明を行ってもらう制度です。わかり易く言うと、郵便局に証人になってもらいます。ただし、郵便局が証人として立証できるのは「何年の何月何日に、何番の郵便物として、どういう文面の文書が、誰から誰へ送られたのか」という事です。

1.内容証明の必要性と使用例
2.内容証明に必要な物と基本的な書き方
3.内容証明の上手な書き方と利用法
4.内容証明の書き方まとめ

内容証明の必要性と使用例

内容証明とは、郵便局に謄本の保管と内容の証明を行ってもらう制度です。わかり易く言うと、郵便局に証人になってもらいます。ただし、郵便局が証人として立証できるのは「何年の何月何日に、何番の郵便物として、どういう文面の文書が、誰から誰へ送られたのか」という事です。利用するには、郵便で送る文書を作って、2つコピーを取り、同じ内容の文書を3つ作ります。

そして正本（内容文書）は郵送先へ送り、コピーの1つは自分が持ち、もう1つは郵便局に保管してもらうのです。こうすると、原本は郵送先の相手の手元に、その内容の控えは自分の手元と郵便局とに残ります。3つの文書の内容は同じですので、郵便局に保管してある謄本を見れば、いつでも文書の内容が証明できるという仕組みです。

こうした複雑な制度が存在する背景の1つには、文書を巡るトラブルがあります。例として、お金を貸し借りした内容を文書でやりとりしたとしましょう。しかし、借りた方が「そのような文書をやりとりした覚えはない」と嘘をつけば、貸し借りの事実が有耶無耶になりまねません。そこで、内容証明を利用して文書を郵送すれば、いつ、誰が、誰に向けて、どのような文面の文書を送ったかを、いつでも確認する事ができます。

借りた方は文書の存在を否定できませんので、お金は借りていないという嘘をつきにくくなるのです。このように、文書を送る側と受け取る側の、お互いにとって大切な文書を送る時に使われるのが内容証明になります。一見、特殊で稀有な制度の様に思えるものですが、その利用範囲は意外と広く、様々な形で使われているものです。

内容証明に必要な物と基本的な書き方

内容証明を作るには、利用の為に必要な物を集めなければいけません。まず、正本を書く用紙を用意します。使う用紙に決まりはありませんので、基本的に利用する方の自由に選べます。紙の大きさや形、素材等、利用したい物を選ぶと良いでしょう。ただし、内容証明には書式がありますので、小さすぎる用紙や凝ったデザインの用紙は使いにくくなります。

また、大きすぎる用紙は畳んでも嵩みますし、重量も重くなりますので、郵送費用が必要以上に高くなるでしょう。文房具を販売している大きな店であれば、内容証明に使いやすい専用の用紙も販売していますので、これを購入するのも良いものです。次に、筆記用具を用意します。こちらも基本的に利用者の自由ですので、万年筆やボールペンを使った手書きでも、パソコンとプリンターを使った印刷でも構いません。

用紙と筆記用具が揃ったら、書式に従って文書を書いていきます。なお、書き方は縦書きでも横書きでも大丈夫です。文書ができたら2つコピーを取っておきます。この時、注意すべきなのが謄本の枚数です。2枚以上になる場合は、ホチキス等で綴じておき、綴じ目に契印（割印）をします。

やり方がわからず調べても不明瞭な場合や、正しくできているか不安な場合は、印鑑を所持して郵便局で指導を受けましょう。文書の中で印鑑を利用している、場合は、同じ印鑑を持って行きます。準備が終わったら正本と謄本2を郵便局へ持ち込み、窓口で内容証明の利用を申し出れば、手続きを行えるでしょう。

内容証明の上手な書き方と利用法

内容証明を上手に書くには、2つのポイントを押さえておきましょう。1つ目は、できるだけ明瞭簡潔に書くことです。内容証明は謄本が2枚以上になると、1枚毎に料金が加算されるシステムになっています。不必要な内容を盛り込み過ぎると、利用料金が高くなるので気を付けましょう。

また、後々に法的な意味を持つ可能性のある文書であれば、あいまいな表現がリスクに繋がる場合もありますから、不必要な文章を盛り込むのは危険です。書く内容は慎重に吟味しなければいけません。2つ目は、謄本の書式を守る事です。正本と違って、謄本の方には「用紙1枚につき520字以内」という文字数制限があります。

また、行数と行数毎の文字数にも決まりがあり、「縦書きなら26行以内、1行につき20字以内」でなければいけません。横書きの場合は3種類あり、「26行以内、1行につき20字以内」か、「40行以内、1行につき13字以内」か、「20字以内、1行につき26字以内」から選べます。書式の範囲内であれば、行数も、1行あたりの文字数も自由です。

また、空欄の行はカウントされませんので、適宜改行して読みやすい文書にできます。上手な利用法として、電子内容証明の利用も検討してみましょう。パソコンで文書を入力して、郵便局へ送信するだけで内容証明郵便を送れますので、手軽で便利に利用できます。

正本、謄本の用紙はいずれも郵便局で作成、郵送、保管を行ってくれますし、自分の手元に残す謄本も郵送してくれるので、手間がかからず作業も確実です。24時間利用できて、文字数制限もより緩やかで、契印も必要なく、使い方に慣れれば簡単に使えます。定期的に内容証明を利用する方にとっては、特に利便性が高いものです。

内容証明の書き方まとめ

内容証明を利用すれば、自分が送る文書の情報を郵便局に証明してもらえます。一般的な文書のやり取りで使われる事はありませんが、約束や契約といった、お互いにとって重要な意味を持つ文書のやり取りには用いられる例が少なからずあるものです。約束や契約の内容は文書の形で残すべきものですが、それでも悪質な約束相手や契約相手だった場合は、

不利に陥った時に「そうした文書はやり取りしていない」と嘘をつく事があります。内容証明の制度は、こうした時に役に立つものです。更に悪質な相手だった場合は「そういう文書を送られていない」と嘘をつくこともありますので、配達証明の制度を併用すれば効果的でしょう。ただし、内容証明は全ての郵便局で対応しているものではありませんので、文書を持ち込む前に電話で確認を取っておくのが大切です。

また、書式が存在しますし、内容によっては送る側の不利になる事もあります。金銭の譲渡や物の貸し借り等を証明する、法的に重要な意味を持つ文書であれば、弁護士等の士業関係者に依頼するのも視野に入れて利用しなければいけません。そこまで重要な物でなければ、電子内容証明を利用するのも良いでしょう。

パソコンとインターネットがあればいつでも利用できますし、送る側がやる事はタイピングと送信だけです。それ以外の作業や手続きは全て郵便局が行ってくれますので、手軽に利用できます。利用料金が多少高く設定されていますが、定期的に利用する必要がある方にとっては、繁雑な作業や郵便局への外出も必要なく便利に使える方法です。

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