協力依頼についての手紙の書き方

依頼の手紙や依頼状というのは、頼みごとを書いて相手に送る手紙のことをいいます。
資料の請求や、証明書発行といった身近なもののほかにも、祝辞やスピーチの依頼をする機会も多いということです。その手紙の書き方はいろいろなものがありますが、例文を探しておくようにします。

1.協力依頼の手紙の書き方
2.協力依頼の種類について
3.書き方と例文を参考にして書くようにする

協力依頼の手紙の書き方

相手に直接会ってお願いすることができない時に出す手紙のことを協力依頼の手紙、といいますが、それにはいろいろなものがあります。先にも書いたものなどのほかにも、就任の依頼、講演の依頼、執筆の依頼、ビジネスシーンでの価格改定の依頼などがあるということです。

人に何らかのお願いをするのですから、本来はきちんと相手に会ったうえで頼むのが理想的であり礼儀です。なので、親しい相手であっても、こちらからお願いするわけですから、できるだけ用件に係わる事だけを書くようにしておきます。お願いすることになったことの経過や現在の状況を報告する場合もあるということですが、目的に関係のない他の用件を書いていたり、追伸などは絶対に書かないようにしておきます。

協力依頼の種類について

ビジネス上の依頼の手紙でよくあるものというと、価格改定や取引、支払いの条件の変更などがあります。依頼文書や依頼の手紙はなるべく早めに出すようにして、相手の都合を考えたものにしておくことが大切です。なぜ依頼することになったのかということをしっかりと記載して、こちらからの一方的な押し付けになったりしないように気をつけて書くようにしておきます。

簡単にいうと、経過の分析、現在の対応、その後の経過、そしてお願いしたい内容、今後の取り組み、という風に書くようにします。ほかにも、個人に対する依頼の場合は、祝辞の依頼、挨拶やスピーチなどがあります。結婚式の祝辞をお願いするときには、主賓にはできれば直接会って披露宴の招待状を渡して、そのとき祝辞をお願いするようにします。遠方などの理由で会えない場合などには依頼の手紙を出すことになります。

もし、披露宴の出席を依頼する手紙と一緒に出すときには、挨拶をお願いする文章は同じものの中で書きそえる形をとるようにしておきます。そして、本題を披露宴の招待状、という風にしておくといいです。

就任を依頼する場合は、就任を依頼する役職名と役席名、管理職名、業務名や部署名を書いて、選ばれた経緯、選任理由の説明、その役職の意義、職責、仕事内容の明示を書き、その任期と就任する人数の説明を書いておきます。きちんと相手にあって渡す、というのが本来はいいのですが、この場合もどうしても紙に書いて送る、という形になることもあるので、相手にきちんとこちらの誠意が伝わるようにしておくことが大切です。

書き方と例文を参考にして書くようにする

一番丁寧な形にする場合は、相手に直接会った上で頭を下げてお願いする、という方法がいいのですが、遠方である場合を考えて、内容がきちんと伝わるように書いていきます。結婚式や披露宴の祝辞を依頼する場合は、拝啓、若葉が風に薫る季節となりました。お健やかにお過ごしのこととお慶び申し上げます、という風に頭語を書き、時候の挨拶文も書いておきます。

そして、このたび、かねてより交際中の女性と結婚することに相成りました、という風にどんな理由でそれを送っているのかを書き、突然の報告で恐縮でございますが、生涯を共にする伴侶のお披露目とご報告をかねてささやかな披露宴を催したいと存じます、という書き方をします。

ここで長々と文章を書いたりしてしまうと、最終的に何を言いたいのか、ということがわからないままになってしまう可能性もあるので、短めに、しっかりとした文章で書くことが大事です。つきましては、お世話になっております、という風に相手に対しての感謝の気持ちを書いて、ここから依頼をします。

私共のためにご祝辞を頂戴できないものかとお願いの筆をとった次第でございます。ご多忙中誠に恐縮ではございますが、今後とも幾久しくご指導ご厚誼を賜りたく、ぜひともお引き受け頂きたく心よりお願い申し上げます、と書くと、お願いしている、という雰囲気を伝えることが可能です。

最後には、本来であれば拝眉の上お願いすべきところ、遠方のため思うにまかせず申し訳ございません、とこちら側の申し訳ないという気持ちと感謝の気持ちを伝えて、その後、どうするのか、ということを書いておくようにします。最後には頭語をはじめに使っているので、敬具、という結語を書いておくことを忘れないようにします。

本来なら、お願いするわけですから、直接頭を下げにいくのが道理かもしれないです。ですが、遠方だったり、相手が忙しい人の場合はそちらの時間を拘束してしまうことになるので、できるだけ簡潔に伝えるようにしておくといいです。ですが、きちんと日ごろの感謝の気持ちと協力依頼したいものをしっかりと書くことが大切です。

依頼文の書き方など色々な書き方は下記の記事も参考になります♪
タイトル：研究依頼文書の書き方
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