手紙の書き方とは

手紙を書く場面は少なくなってきていますが、かしこまったビジネスの場面や冠婚葬祭などで使うことがあるのは確かです。そんな時に困らないように書き方を見て行きましょう。

1.基本構成について
2.封筒の表書き、裏書きの仕方
3.ビジネスのときは
4.ビジネス向けの例文
5.冠婚葬祭のときは
6.結婚式の時の例文

基本構成について

頭語、前文、本文、末文、あとづけというのが一般的な構成です。頭語は、「拝啓」「謹啓」をはじめ、「拝復(返信の場合)」、「前略(急ぎの場合)」など、冒頭に書く固有の挨拶語です。女性のプライベートな場合は省く方が普通です。もしくは、「ひと筆申し上げます」「前文お許しください」や「謹んでお手紙差し上げます」などを柔らかい表現を使う方がいいでしょう。

前文は時候の挨拶、相手の近況(安否)を尋ねる、自分の近況(安否)を知らせる、というのがいわば三大要素ですが、場合に応じて全部揃っていなくても構いません。末文は健康を祈る、返事を求める、などを使います。結語は頭語と対応させて「拝啓」なら「敬具」、「前略」なら「草々」などと決まっています。あとづけには日付、自署、宛名を書きます。

封筒の表書き、裏書きの仕方

横長の封筒を使った場合など、切手を貼る位置に迷うことがありますが、「縦長にしたときに左上」になる位置に貼ります。住所や会社名・部署名などが長い場合など、最初に相手の氏名を中央に書くとバランスがとりやすくなります。企業にあてる丁寧な手紙の場合は（株）のように略字を使わず、「株式会社○○」のように書くのが正式とされています。

敬称語は、現代ではほとんど「様」でOKです。団体や部署あての手紙で、担当者の個人名が特定できない場合は「○○課御中郵便太郎様」のように敬称語を重複させるのは誤りです。横書きの場合、差出人の住所・氏名を封筒の1/3におさまるように書きます。

縦書きの場合、差出人の住所を裏に書く際に、継ぎ目の右側に住所、左側に氏名を書くのが正式とされています。いずれも表書きより小さな字で書いた方がいいでしょう。封をするときは、セロハンテープやホッチキスでとめない方がいいでしょう。

ビジネスのときは

前文は最小限にとどめ、すぐに用件を書き出します。日時などの重要な事項は箇条書きにする、長い参考資料や大きな図表は別紙にするなどの配慮も必要です。新規取引の申し入れを新入社員にあてても取引成立の望みは薄いでしょうし、日頃の納品に関するこまごまとしたことを社長あてに書くのは意味がないことです。

誰にあてて書くかによって書き方も変わってきますが、相手の役職が高いからといって、過剰に敬語を使うのも考えものです。必要な礼儀をわきまえて、あとは事務的に書き進める方がビジネスの手紙にはふさわしいでしょう。

時には、手紙だけで十分なのかを考えてみる必要があります。あらためて口頭で説明や交渉をする機会を持つなどのアフターケアがあってこそ手紙が活きるものです。逆に、口頭ではあいまいだったことを明確にするために手紙という形が有効なこともあります。

ビジネス向けの例文

さて、私儀、このたび○○商事株式会社を円満退社し、かねてより準備を進めておりました下記の新会社を設立することになりました。○○商事在職中は、一方ならぬ御厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。

○○株式会社におきましては、○○業界に新風を吹き込むべく精一杯の努力を重ねていく所存でございます。

つきましては、今後とも変わらぬ御指導と御支援を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。まずは略儀ながら、書中をもって御挨拶申し上げます。

記

社　　名　　　○○株式会社

住　　所　　　〒000-0000　東京都千代田区霞が関○-○-○-○

電話番号　　　00-0000-0000

ＦＡＸ番号　　00-0000-0000

会社設立日　　○○○○年○月○日

以上

冠婚葬祭のときは

よく言われることですが、お礼状などは日をおくほど書きにくくなるものです。すぐに出せば、「ありがとう」の一言だけでも気持ちは伝わるものです。招待や案内の手紙は期日までの余裕を持って早めに出すようにしましょう。機会を逃さないよう、はがき、レターセット、切手などを常備しておくことも大事なことです。

また、時候の挨拶や近況を伝える前文がだらだらと続いて、肝心の用件が分かりにくくなることがないように気を付けましょう。重要な用件のないものなら、「特に用事はないのですがお便りしてみました」などと書けば、相手に余計な気遣いをさせずにすみます。

結婚式の時の例文

さて、私たちはかねてより交際中でしたが、このたび○○○○様御夫妻の御媒酌により、来る○月○日（○）午後○時より、○○ホテルにて結婚式を挙げることになりました。

つきましては挙式に引き続きまして、披露かたがた一層の御指導を賜りたく、ささやかながら小宴を催したいと存じます。

御多用中誠に恐れ入りますが、お繰り合わせのうえ御出席くださいますようお願い申し上げます。

平成○○年○月吉日
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なお、お手数ながら準備の都合がございますので、同封のはがきにて○月○日までに出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。

以上のことを踏まえて書くことが出来れば形式に問題なく、相手のことを考えたものを宛てることができます。いざという時に手紙は出さないといけないものなので、是非マスターしておきましょう。

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