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旅行反省会手紙の書き方についてですが、これは主に大勢で行く旅行を企画した幹事や数名でも一緒に旅行を行った人に対して送る手紙です。反省会とは名前がついていますが、反省すべき点がなければ特にお疲れ様の会ということになるのでしょうか。ここでは例文も交えながら見ていきたいと思います。
旅行反省会手紙の例文
まずは旅行反省会手紙の例を見て書き方をチェックしてみましょう。
「拝啓 皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素はこの会の活動に多大なるお力添えを賜り厚く御礼申し上げます。さて、先日の旅行に対しての反省会を開きたいかと思っておりますので、つきましてはお忙しいなか恐縮ではございますが交流を図る意味でもぜひご参加くださいますようお願いいたします。」
といった文面になります。これから先日の旅行に対しての反省会を開くという招集の文面です。また反省会が終わってからのお礼状ならこのようになります。
「拝啓 皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。先日は旅行反省会にご参加くださいまして誠にありがとうございました。皆様からいただいた貴重な意見をもとにして、今後の旅行を企画する際はさらに反省点や提案も含めて、これまで以上により良いものに作り上げていく所存です。今後とも、ぜひ旅行を企画した際には、万障お繰り合わせの上、ご参加くださいますようお願いいたします。」
というような文面になります。
これから反省会を開く場合
これから会を開くなら、いつ開くのか、日時と場所を記載する必要がありますし、またどのようなことを話し合うのかという内容についてもある程度記載しておいたほうがいいでしょう。ある程度こうした記載があったほうが、来る人も、なにか意見をしようと思ったときに準備をしておくことができるからです。
漠然と参加してもらっただけでは有意義な物にはなりませんので、せっかくですから、何を話し合うのか参考にしてもらったほうがいいでしょう。またどれくらいの時間で終わるのかも、ある程度の目安があるのであれば終了時刻を記載しておいたほうがいいでしょう。ある程度の時間の目安がわかったほうが参加しやすい人もいるからです。
反省会が終わってからのお礼状の内容
反省会が既に終わってからお礼状を出す場合の内容については、ただ参加してもらったことに対してのお礼状ではなくて、このような意見があり、今後このようにしていきたいなどというようなことも記載しておくといいかもしれません。参加した人でもこのことが記載されていることによって何を話し合ったのか、どのような会だったのかが明確になりますので、ただ行った会ではなくて、有意義な会にすることができるのです。
意見を報告書としてまとめても
参加した人、今回参加していない人に対して、会のなかで出てきた意見を報告書として手紙とは別にまとめるのもいいでしょう。書き方は形式的なことは一切ありませんので、まとめやすいスタイルで箇条書きにしてもいいですし、このような意見が出ているとただ書き連ねるだけでもいいでしょう。
出た意見に対して今後どのように対処していくのか、今後の旅行にどのように生かすことができるのかということもかければ尚いいかもしれません。なかなか難しいことではありますが、出してもらった意見をまとめておくということは、今後の活動にもとても役に立ちますし参考になるのでオススメです。自分たちの会で役員を決めてこれからまた役員が変わる場合でも、まとめてある意見があればそれを元にして次回の旅行に活かすことができます。
反省はマイナスばかりではない
反省会だからといってマイナスな意見、ダメだしばかりをする必要はありません。いいことも悪いこともざっくばらんに話せる会にすると今後のためになります。反省と聞くと悪いイメージがあるかもしれませんがいいことと、悪いことどちらも振り返ることで、次回はさらに楽しいものに作り上げていくことができるのです。ですからどちらも踏まえたうえでいいものにしたいですね。
出すタイミングについて
出すタイミングはこれから会を招集するなら、集まるタイミングは予定もありますので、開催する予定の一ヶ月から一ヶ月半前には出したほうがいいでしょう。そして会を開いてからお礼状として出す場合も、通常は一週間以内に出すのがいいでしょう。忘れた頃にだすのはお礼状としては遅いですから、早めに出すようにしましょう。
今後の旅行をさらに楽しいものにするために出すものですから、これからのことも踏まえた上で内容は考えて前向きな文面にするといいでしょう。これから会を開く場合も、開いたあとのお礼状も、どちらも将来の企画に繋げることを考えて出しましょう。振り返ることで更なるいい企画を作ることができるので、プラス思考に考えて動いたほうが断然いいでしょう。
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